Exact Globe+

Dubbele contactpersonen

Introductie

In een administratie kan het voorkomen dat er bij een relatie meerdere contactpersonen aanwezig zijn die in werkelijkheid één en dezelfde persoon betreffen. Een contactpersoon kan bijvoorbeeld dubbel aangemaakt worden door een andere schrijfwijze, een tikfout, of doordat de ene contactpersoon alleen de voorletters bevat en de andere de volledige voornaam. Via [CRM, Processen, Contactpersonen] kunt u deze dubbele contactpersonen opzoeken en samenvoegen.

Uitleg van de velden

Nadat u in het selectiescherm de gewenste criteria heeft gedefinieerd worden de dubbele contactpersonen getoond.

Op de eerste regel worden de code en de naam van de relatie getoond. Dit betreft de relatie waarvoor de contactpersonen afwijken. Op de volgende regels worden de dubbele contactpersonen getoond. Wanneer er voor meerdere relaties dubbele contactpersonen gevonden zijn, worden de contactpersonen telkens vooraf gegaan door een regel met de betreffende relatie.

In dit scherm wordt informatie over de contactpersonen getoond. Dit betreft allemaal informatie zoals u die bij het onderhoud van de contactpersoon kunt definiëren.
In de kolommen 'Activiteit' en 'Document' kunt u zien of er activiteiten of documenten aanwezig zijn waaraan de betreffende contactpersoon is gekoppeld. Als dat het geval is wordt in deze kolom een groen vinkje getoond.

De kolommen 'Bron' en 'Doel' zijn van toepassing voor het samenvoegen van de contactpersonen. In het geval van bovenstaande voorbeeld zijn er 3 contactpersonen die overeenkomen. Dit betreft 'P de Nijs', P. de Nijs' en 'P De Nys'. Dit betreft in werkelijkheid één persoon, maar is meerdere malen  aanwezig door verschillende notaties.

Met de knoppen 'Bron' en 'Doel' onderin het scherm kunt u de contactpersonen als bron of doel contactpersoon aanmerken. In de kolomen 'Bron' en 'Doel' kunt u zien hoe de betreffende contactpersonen zijn aangemerkt. Er kunnen meerdere Bron-contactpersonen zijn, maar maar één Doel-contactpersoon. Bij het vernummeren worden de Bron-contactpersonen samengevoegd onder de naam van de Doel-contactpersoon. Het samenvoegen vindt plaats per relatie. Het is niet mogelijk om een contactpersoon van relatie A samen te voegen met een contactpersoon van relatie B.

Onderaan het scherm zijn de volgende knoppen aanwezig.

Actualiseren
Met deze knop kunt u het scherm verversen.

Doel
Middels deze knop kunt u de gemarkeerde contactpersoon als Doel-contactpersoon aanmerken. Bij het vernummeren worden de Bron-contactpersonen samengevoegd onder de naam van de Doel-contactpersoon. U kunt slechts één contactpersoon (per relatie) aanmerken als Doel-contactpersoon. Wanneer u een contactpersoon als Doel-contactpersoon heeft aangemerkt wordt er in de kolom 'Doel' een groen vinkje getoond. Door nogmaals op de knop 'Doel' te klikken maakt u het aanmerken ongedaan.

Bron
Middels deze knop kunt u de gemarkeerde contactpersoon als Bron-contactpersoon aanmerken. Bij het vernummeren worden de Bron-contactpersonen samengevoegd onder de naam van de Doel-contactpersoon. U kunt meerdere contactpersonen (per relatie) aanmerken als Bron-contactpersoon. Wanneer u een contactpersoon als Bron-contactpersoon heeft aangemerkt wordt er in de kolom 'Bron' een groen vinkje getoond. Door nogmaals op de knop 'Bron' te klikken maakt u het aanmerken ongedaan.

Exporteren
Met deze knop kunt u het overzicht, zoals het op het scherm staat, exporteren naar MS Excel.

Vernummer
Met deze knop start u het vernummeren. Bij het vernummeren worden de contactpersonen die als Bron-contactpersoon zijn aangemaakt, samengevoegd onder de naam van de Doel-contactpersoon. Het samenvoegen vindt plaats per relatie. Het is niet mogelijk om een contactpersoon van relatie A samen te voegen met een contactpersoon van relatie B. U kunt deze functie alleen opstarten als er minimaal één Bron-contactpersoon en Doel-contactpersoon per relatie zijn aangemerkt. U kunt het vernummeren/samenvoegen niet ongedaan maken.

Contactpersoon
Met deze knop opent u het onderhoud van de geselecteerde contactpersoon. 

Relatie
Deze knop is alleen aanwezig als u een regel selecteert waarin een relatie wordt getoond. Met deze knop opent u het onderhoud van die relatie.

Verwijderen
Met deze knop kunt u de geselecteerde contactpersoon verwijderen. Deze knop is alleen actief bij contactpersonen die niet de hoofdcontactpersoon zijn. Verder kunt u contactpersonen waaraan activiteiten of documenten zijn gekoppeld niet verwijderen.

Sluiten
Met deze knop sluit u dit scherm.

Gerelateerde onderwerpen

• Dubbele contactpersonen zoeken