Excel Add-In: Prijslijsten onderhouden via MS Excel

Afdrukken/Onderhouden

Boven aan het scherm kunt u kiezen tussen 'Afdrukken' en 'Onderhouden'. Deze optie is alleen beschikbaar als u de prijslijst heeft opgevraagd via het menupad [Order/Factuur, Prijzenbeheer, Excel Prijslijsten]. Als u 'Afdrukken' selecteert, worden de prijzen alleen getoond. U kunt de prijslijsten in de database dan niet bijwerken. Als u 'Onderhouden' selecteert, heeft u deze mogelijkheid wel.

Onderstaande velden zijn alleen beschikbaar als u het overzicht heeft opgevraagd in Excel (via de Add-in) via het menupad [Exact Globe Next, Verslagen, Prijslijsten] of de knop 'Verslagen' .

Administratie

Hier kunt u opgeven uit welke administratie Excel de gegevens moet halen. Als u hier de waarde 'Standaard' laat staan, worden altijd de gegevens uit de standaardadministratie getoond. Als u hier een bepaalde administratie selecteert, worden altijd de gegevens van de betreffende administratie getoond.

Het voordeel van het gebruik van de waarde 'Standaard' is dat hetzelfde overzicht voor alle administraties kan worden gebruikt. U hoeft alleen de standaardadministratie te wijzigen om de juiste gegevens te zien te krijgen.

Nieuwe administratie

Met deze knop kunt u eventueel een andere administratie openen.

Genereren

Hier staat het type overzicht dat u heeft geselecteerd, bijvoorbeeld 'Prijslijsten'. Via de andere menu's onder [Exact Globe Next, Verslagen] kunt u ook andere overzichten genereren. Als u de prijslijsten heeft opgevraagd via de knop 'Verslagen' , kun u hier ook andere verslagen kiezen.

Sectie Traject

Tonen

Hier kunt u kiezen tussen 'Prijslijsten' en 'Prijsafspraken'. Met de optie 'Prijslijsten' kunt u een prijslijst invoeren of wijzigen, die vervolgens voor alle debiteuren geldt waarbij u deze prijslijst gebruikt. Met de optie 'Prijsafspraken' kunt u prijzen invoeren die slechts voor een bepaalde debiteur gelden.

Voorbeeld:
U verkoopt fietsen en geeft standaard 10% korting bij afname van minimaal twee stuks. Met één debiteur heeft u afgesproken dat deze 12% korting krijgt bij afname van minimaal twee stuks. Via de optie 'Prijslijsten' genereert u dan eerst een prijslijst voor alle debiteuren, waarbij u bij een aantal van 2 een prijslijst opgeeft van 90% van de standaardprijs. Vervolgens genereert u via de optie 'Prijsafspraken' voor die ene debiteur, waarbij u bij een aantal van 2 een prijslijst opgeeft van 88% van de standaardprijs.

Prijslijst

In dit veld kunt u de prijslijst selecteren waarvan u de prijzen wilt invoeren of wijzigen.

Debiteur

Dit veld is alleen beschikbaar als 'Prijsafspraken' is geselecteerd bij het veld 'Tonen'. In dat geval kunt u prijsafspraken invoeren die slechts voor de geselecteerde debiteur gelden.

Datum

Als u hier een datumtraject selecteert, worden alleen de prijslijsten getoond waarvan de geldigheidsduur volledig binnen dit datumtraject valt. Dus als u hier een traject van 2 t/m 30 september opgeeft, terwijl een prijslijst geldig is van 1 t/m 30 september, wordt de prijslijst niet getoond. Deze prijslijst wordt wél getoond, als u bijvoorbeeld een traject van 1 augustus t/m 1 oktober opgeeft. Het geselecteerde datumtraject is niet bepalend voor de geldigheidsduur van prijslijsten die u vervolgens aanmaakt.

Artikel

Als u hier een of meer artikelen opgeeft, wordt de geselecteerde prijslijst alleen getoond voor deze artikelen. U kunt dus ook alleen voor deze artikelen de prijslijst eventueel aanpassen.

Artikelgroep

Hier kunt u een of meer artikelgroepen opgeven. Alleen artikelen die gekoppeld zijn aan een geselecteerde artikelgroep, worden getoond.

Prijsafspraken

Dit veld is alleen beschikbaar als u de module E-Prijsafspraak in uw licentie heeft en 'Prijsafspraken' is geselecteerd bij het veld 'Tonen'. Als u dit veld aanvinkt, worden in het overzicht (ook) de prijsafspraken getoond die voor de geselecteerde debiteur gelden.

Prijslijsten

Als u dit veld aanvinkt, worden alle prijslijsten getoond die voor alle debiteuren gelden. Deze prijslijsten kunt u vervolgens eventueel wijzigen.

Verkoopprijzen

Als u dit veld aanvinkt, worden alle artikelen getoond waarvoor geen prijslijsten of prijsafspraken gelden.

Opmerking: als u alleen 'Prijsafspraken' aanvinkt, worden alleen artikelen getoond waarvoor prijsafspraken gelden. Als u alleen 'Prijslijsten' aanvinkt, worden alleen artikelen getoond waarvoor prijslijsten gelden. Als u alleen 'Verkoopprijzen' aanvinkt en 'Prijslijsten' geselecteerd is bij het veld 'Tonen', worden alleen artikelen getoond waarvoor geen prijslijsten gelden. Als u alleen 'Verkoopprijzen' aanvinkt en 'Prijsafspraken' geselecteerd is bij het veld 'Tonen', worden alleen artikelen getoond waarvoor geen prijsafspraken gelden.

Assortimenten

Als u voor 'Assortimenten' kiest, wordt een selectiescherm waar u één of meerdere assortimenten kunt selecteren. Eén assortiment selecteert u door op dit assortiment te dubbelklikken. Meerdere assortimenten kunt u selecteren door middel van de SHIFT of CONTROL toets en vervolgens te kiezen voor 'Selecteren'.

Als u filtert op assortimenten worden alleen artikelen van de geselecteerde prijslijst of -afspraak getoond (veld prijslijst), die behoren tot de geselecteerde assortimenten.

Tevens ziet u achter de knop 'Assortimenten' de tekst 'In gebruik' en een groene vink staan, zodat duidelijk is dat het filter actief is.

Sectie Tonen

Kolommen

Hier kunt u selecteren hoeveel extra kolommen u in het Excel-overzicht wilt zien.

Voorbeeld
Voor bepaalde artikelen wordt 5% korting gegeven bij een afname vanaf 5 stuks, 10% korting bij een afname vanaf 25 stuks en 20% korting bij een afname vanaf 100 stuks. In dat geval is er drie keer een aantal + korting opgegeven en zijn er daarom minimaal drie extra kolommen nodig om alle gegevens te tonen of in te kunnen voeren. In dat geval vinkt u het veld '3' aan.

Sectie Extra

Groepeer op

Hier kunt u kiezen tussen 'Geen' en 'Artikelgroep'. Als u 'Geen' selecteert, worden de artikelen gesorteerd op artikelcode. Als u kiest voor 'Artikelgroep', worden de artikelen gegroepeerd op artikelgroep. Dit kan nuttig zijn als het overzicht veel artikelen bevat.

Tonen

Dit veld is alleen beschikbaar als u de prijslijst heeft opgevraagd via het menupad [Order/Factuur, Prijzenbeheer, Excel prijslijsten]. Als u boven aan het selectiescherm heeft gekozen voor 'Afdrukken', heeft u hier de keuzes: 'Prijzen', 'Kortings-%' en 'Beide'. 

Als u boven aan het selectiescherm heeft gekozen voor 'Onderhouden', heeft u hier de keuzes: 'Kortings-%', Kortingsbedrag', en 'Nieuwe prijs'.

Verkoopprijs

Als u dit veld aanvinkt, wordt in het overzicht ook de gewone verkoopprijs getoond.

Aantallen

Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Afdrukken' heeft geselecteerd. Als u dit veld aanvinkt, worden de aantallen waarvoor geldt, getoond in het overzicht.

Selectiecriteria

Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Afdrukken' heeft geselecteerd. Als u dit veld aanvinkt, wordt in het overzicht ook aangegeven voor welk land en welk datumtraject de prijslijst geldt.

Taal van de omschrijvingen

Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Afdrukken' heeft geselecteerd.
Hier kunt u aangeven in welke taal u de artikelomschrijvingen wilt zien.

Sectie Opties

Genereren: Prijslijst

Dit veld is alleen beschikbaar als u boven aan het selectiescherm 'Onderhouden' heeft geselecteerd.
Als u dit veld aanvinkt, wordt automatisch een prijslijst gegenereerd voor alle artikelen die u heeft geselecteerd. De velden eronder bepalen welke prijslijsten gegenereerd zullen worden.

Aantal

Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Onderhouden' heeft geselecteerd en is alleen beschikbaar als u tevens 'Genereren: Prijslijst' heeft aangevinkt. Hier kunt u opgeven vanaf welk aantal de opgegeven korting (veld 'Verkoopprijs: Kortings-%) geldt. Bij een afname vanaf minimaal 25 stuks krijgt uw klant bijvoorbeeld 10% korting.

Verkoopprijs: Kortings-%

Dit veld is alleen zichtbaar indien u boven aan het selectiescherm 'Onderhouden' heeft geselecteerd en is alleen beschikbaar als u tevens 'Genereren: Prijslijst' heeft aangevinkt. Hier kunt u het kortingspercentage opgeven dat geldt bij afname van een bepaald aantal (veld 'Aantal'). Met deze korting wordt een prijslijst gegenereerd op basis van de originele verkoopprijs.

Start

Als u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op de knop 'Start' om het overzicht in Excel te openen. U kunt dit bewerken zoals u wilt. Via het menupad [Exact Globe Next, Bijwerken] of de knop 'Bijwerken' , kunt u de aangepaste gegevens vervolgens weer opslaan in de database. Doordat u in Excel kunt kiezen voor 'Bijwerken', is het ook mogelijk om buiten Exact Globe Next aan de prijslijst te werken. Als het onderhoud aan de prijslijst klaar is, kunt u de prijslijst weer importeren in Exact Globe Next. Op deze manier voorkomt u dat een artikelbestand lang open heeft staan, waardoor uw collega's tijdelijk geen toegang hebben tot het bestand.

Als u een prijslijst via de Excel Add-in onderhoudt, kunt u niet alleen de prijzen aanpassen, maar ook de eenheid en de geldigheidsduur van elk artikel in de verkoopprijslijst.

Het datumformaat van de datumtraject voor de geldigheidsduur is afhankelijk van de instellingen in het menupad [Start, Instellingen, Configuratiescherm, Landinstellingen].

Opmerking:  combinaties van de volgende gegevens in de tabel van de verkoopprijslijsten moeten uniek zijn, omdat ze de sleutel van een record in de tabel bepalen:

• Prijslijstcode
• Artikelcode 
• Relatiecode
• Geldig vanaf
• Geldig t/m
• Eenheidcode

Daarom wordt er een nieuw record aangemaakt als u de eenheid of de geldigheidsduur aanpast. Om deze extra regel ook op het scherm te zien, selecteert u het menupad [Exact Globe Next, Actualiseren] of klikt u op de knop 'Actualiseren '. Indien het nieuwe record echter al bestaat (en dus geen unieke sleutel heeft), zal het bestaande record worden overschreven. 

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.