Het toevoegen of koppelen van documenten

Een document is gebaseerd op een bestand welke u eerst dient te selecteren. Dit is de eerste stap in het aanmaken van een nieuw document.

Bijlage
Hier selecteert u de lokatie en de map waar het bestand zich bevind. Links vindt u de schijven en de mappen waar het bestand zich bevindt en rechts daarvan ziet u de bestanden die zich in de geselecteerde map bevinden.

Voorbeeld
Als u een afbeelding in de sectie 'Bijlage' selecteert dan zal hier een voorbeeld van deze afbeelding getoond worden. Zodra u een ander type bestand selecteert zal het systeem u vragen of u dit bestand op wilt slaan of wilt openen.    

Verw.: Bijlage
Let op! Als u deze optie aanvinkt zal het systeem het fysieke bestand op de harde schijf verwijderen en het bestand opnemen in de database.

Inscannen van bestanden
Naast bestaande bestanden heeft u ook de mogelijkheid (indien u beschikt over een scanner) om bestanden in te scannen.  

Bijlagen openen
Als u het geselecteerde bestand wilt openen kunt u dit doen via de optie 'Bijlage'.

Bestand selecteren
Als het u het bestand gevonden heeft kunt u deze selecteren en gaat u verder met stap 2.

Let op: De bestandsnaam kan maximaal 255 tekens bevatten. Dit is alleen beschikbaar voor de volgende menupaden:

• Instellingen > Systeem > Back-up > Herstellen (de velden Directory en Database directory)
• Activa > Activa > Onderhouden (klik op de knop Nieuw of Openen en klik vervolgens op het pictogram Bijlage)

Als u een bestand heeft geselecteerd geeft kunt u specifieke informatie aan het document koppelen.

Sectie Algemene informatie

In dit veld geeft u de algemene informatie aan omtrent het document. Het nummer zal automatisch worden gegenereerd zodra u het document opslaat. In het veld onderwerp geeft u een beschrijving van het document. Dit veld is als enige verplicht. De bestandsnaam slaat op het bestand welke u in stap 1 heeft gekoppeld.  Wat u onder type in kunt geven hangt af van uw licentie. 

Financieel: Diverse, Inkoopfactuur en Verkoopfactuurboeking
Factuur: Diverse, Inkoopfactuur en Verkoopfactuurboeking
Handel: Diverse, Inkoopfactuur, Verkoopfactuurboeking, Inkoopofferte en Ontvangst

Sectie Toegewezen

Dit scherm toont de informatie over de door u gekozen debiteur of crediteur. U kunt hier geen gegevens wijzigen.

Sectie Afgeletterd

In deze sectie kunt u specifieke informatie koppelen met betrekking tot reeds gemaakte boekingen in uw administratie.Wat u hier in kunt vullen hangt af van wat u geselecteerd heeft onder 'Type' in de sectie 'Algemene Informatie'.  

Als u werkt met een Multi Werkplek licentie kunt in het veld 'Medewerker' de verantwoordelijke medewerker selecteren. Als u werkt met een Handel licentie kunt u een reeds bestaande bestelling koppelen aan dit document. In de 'Onze ref'/'Uw ref'/'Betalingsreferentie' velden kunt u bestaande inkoop- of verkoopboekingen koppelen.

Sectie Voorbeeld

Als u bij het selecteren van een bestand een afbeelding heeft geselecteerd dan zal hier deze afbeelding getoond worden.  

Als u alle gegevens heeft ingevoerd kunt u de boeking bewaren en daarna sluiten. Als u voor het afsluiten de bijlage nogmaals wilt printen of afdrukken kunt u dit doen door middel van de 'Afdrukken' en 'Bijlage' opties. Als u de boeking heeft afgesloten komt u weer in het overzicht met alle gekoppelde bestanden.