Verplichtingen aanmaken en onderhouden (VA)

Tabblad Algemeen  

Verplichtingsnummer

Als voorkeurswaarde zal het eerste vrije verplichtingsnummer wordt aangeboden dat in de instellingen is opgeslagen. Het veld is uniek en kan door de gebruiker worden gewijzigd.

Omschrijving

In dit veld kan een korte omschrijving van de verplichting ingegeven worden.

Verplichtingstype

Hier moet een verplichtingstype gekozen worden. Dit kan met behulp van een zoekvenster.

Crediteur

Hier moet een crediteur gekozen worden waarmee de verplichting wordt aangegaan. Dit kan met behulp van een zoekvenster.

Contract

Of dit veld wordt getoond is afhankelijk van de licentiesamenstelling (E-Purchase Contract). Er kan hier een inkoopcontract gekozen worden met behulp van een zoekvenster. Een inkoopcontract kan worden aangelegd in menupad [Activa, Inkoopcontracten, Onderhouden].

Artikelcode

Het veld is verplicht als het veld contract is gevuld. Er moet hier een artikelcode gekozen met behulp van een zoekvenster.

Aanvraagdatum

De datum waarop de aanvraag voor een uitgave is ingediend. Als voorkeurswaarde zal de huidige datum getoond worden. Via de kalenderknop kan er een specifieke datum worden gekozen.

Begindatum

Hier kan de start datum van de verplichting ingegeven worden. Via de kalenderknop kan er een specifieke datum worden gekozen.

Einddatum

Hier kan de eind datum van de verplichting ingegeven worden. Via de kalenderknop kan er een specifieke datum worden gekozen.

Geblokkeerd

Indien deze optie is aangevinkt, dan kunnen de gekoppelde verplichtingsregels niet geselecteerd worden bij het boeken van een inkoopfactuur en kan de verplichting niet gewijzigd worden (de verplichting kan nog wel gedeblokkeerd worden).

Notities

Hier kan een uitgebreide toelichting op de verplichting worden ingegeven.

Bijlage

Aan een verplichting kan een bijlage gekoppeld worden. Dit kan elk type bestand zijn, zoals een Word document.

Tabblad Regels

Middels de knop kunt u een verplichtingsregel toevoegen. Om een verplichtingsregel te bewerken dient u op de knop te drukken. Meer informatie over het onderhouden van verplichtingsregels kunt u vinden in dit document . Het verwijderen van een verplichtingsregel kan door middel van de knop .

Afboeken
Met deze knop zal het openstaand bedrag van de complete verplichting in één keer worden afgeboekt door het maken van een verplichtingsregels met een speciaal type.Wanneer men kiest voor afboeken dan wordt de volgende vraag gesteld:

"Weet u zeker dat u het openstaande verplichtingsbedrag en aantal wilt afboeken? Let op! Hierdoor wordt de hele verplichting afgeboekt."

Wanneer Op 'Ja'  wordt gedrukt, verschijnt een nieuwe scherm. Hier dient een omschrijving te worden ingegeven, welke bij de gegenereerde regels wordt opgeslagen. Als voorkeurswaarde zal de omschrijving "Afsluitboeking + verplichtingsnummer" worden getoond.Hierna zal per verplichtingsregel een afsluitregel worden aangemaakt van het openstaand bedrag en aantal (indien ongelijk 0) en zullen de verplichtingsregels afgesloten worden. Hierna kan er niet meer op de regel worden geboekt.

Bewaren

Met deze knop kunt u de wijzigingen bewaren.

Nieuw

Met deze knop kunt u meteen een nieuwe verplichting aanmaken.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.