Exact Globe+

Het belang van een datum gerelateerd systeem

Introductie

Traditionele administratieve software gebruiken een periode-gebaseerd systeem om financiële transacties te registreren. Exact Globe Next is daarentegen een datum-gerelateerd systeem. Dit komt de gebruiksvriendelijkheid en gebruikersgemak van het pakket ten goede. Het is belangrijk te begrijpen wat de verschillen tussen deze twee concepten zijn, zodat maximaal profijt uit dit innovatieve concept gehaald kan worden.

Uitleg

Binnen periode-gebaseerde systemen worden financiële boekingen aangemaakt in een specifieke periode. Binnen één boeking is het niet mogelijk om in meerdere periodes te boeken. Afhankelijk van de optionele instellingen is het mogelijk om te controleren of de ingevoerde datum valt binnen het datumtraject van de periode. De datumtrajecten worden bepaald door de periode-datumtabel. Deze tabel deelt een financieel jaar op in periodes.
Ongeacht de instellingen is er geen vaste relatie tussen de datum en een periode. Zo is het mogelijk een inkoopboeking te registreren op 02-02-2007 in periode 4 van het financiële jaar 2007.

Het datum-gerelateerde systeem principe van Exact Globe Next werkt precies andersom: financiële boekingen worden aangemaakt op een specifieke datum (in plaats van in een specifieke periode). Alleen voor rapportagedoeleinden (zoals de balans en de automatische BTW-aangifte) controleert het systeem, aan de hand van de periode-datumtabel, welke periode hoort bij de ingevoerde datum.

Voordelen van dit concept zijn:

• Het is mogelijk om in meerdere periodes of zelfs in meerdere boekjaren tegelijk te boeken. Eén boeking is niet gebonden aan één periode. Dit resulteert in een hogere flexibiliteit bij het invoeren van gegevens in uw administratie:
  
  Stel u ontvangt de factuur voor uw rentekosten van een kwartaal. Dit bedrag wilt u niet in één keer op uw kostenrekening boeken, maar maandelijks een evenredig deel.
  
  Periode-gebaseerde systemen
  Binnen periode-gebaseerde systemen is het nodig de factuur in te boeken op een tussenrekening (bijvoorbeeld vooruitbetaalde bedragen). De maandelijkse bedragen worden vervolgens handmatig op deze rekening afgeboekt:
  
  Invoer factuur

  Datum	Rekening	Debet	Credit
  15-06-2006	Vooruitbetaalde bedragen	300
  15-06-2006	Crediteuren		300

  
  Invoer maandelijkse kosten

  Datum	Rekening	Debet	Credit
  01-07-2006	Rentekosten	100
  01-07-2006	Vooruitbetaalde bedragen		100
  .	.	.	.
  Datum	Rekening	Debet	Credit
  01-08-2006	Rentekosten	100
  01-08-2006	Vooruitbetaalde bedragen		100
  .	.	.	.
  Datum	Rekening	Debet	Credit
  01-09-2006	Rentekosten	100
  01-09-2006	Vooruitbetaalde bedragen		100
  .	.	.	.

  Datum-gebaseerd systeem
  Binnen datum-gerelateerde systemen is het mogelijk om in meerdere periodes te boeken, dus kan het bovenstaande voorbeeld worden ingevoerd in één boeking in plaats van vier:
  

Datum	Rekening	Debiteur/Crediteur           Onze ref.		Debet	Credit
01-07-2006	Rentekosten	Deltabike	20030700	100
01-08-2006	Rentekosten	Deltabike	20030700	100
01-09-2006	Rentekosten	Deltabike	20030700	100
15-06-2006	Crediteuren	Deltabike	20030700		300

Een memoriaalboeking in Exact Globe Next dient in evenwicht te zijn per onze referentie, per debiteur/crediteur en per datum. Om bovenstaande boeking in te kunnen voeren dient u deze in evenwicht te brengen. Hiervoor gebruikt u de tussenrekening die aan het memoriaal is gekoppeld.

De boeking dient er dus als volgt uit te zien.

Datum	Rekening	Debiteur/Crediteur           Onze ref.		Debet	Credit
01-07-2006	Rentekosten	Deltabike	20030700	100
01-08-2006	Rentekosten	Deltabike	20030700	100
01-09-2006	Rentekosten	Deltabike	20030700	100
15-06-2006	Crediteuren	Deltabike	20030700		300
01-07-2006	Tussenrekening Memoriaal	Deltabike	20030700		100
01-08-2006	Tussenrekening Memoriaal	Deltabike	20030700		100
01-09-2006	Tussenrekening Memoriaal	Deltabike	20030700		100
15-06-2006	Tussenrekening Memoriaal	Deltabike	20030700	300

Zoals u ziet is bovenstaande boeking in evenwicht per datum, per debiteur/crediteur en per onze ref..

Indien u de bovenstaande boeking in het inkoopboek maakt en de rekening "Vooruitbetaalde bedragen" ingeeft als grootboekkoppeling in het veld 'Reserveringen' [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboek, sectie Grootboek], is het resultaat als volgt:

Datum	Rekening	Debet	Credit
15-06-2006	Vooruitbetaalde bedragen	300
15-06-2006	Crediteuren		300
.	.	.	.
01-07-2006	Rentekosten	100	.
01-07-2006	Vooruitbetaalde bedragen	.	100
.	.	.	.
01-08-2006	Rentekosten	100	.
01-08-2006	Vooruitbetaalde bedragen	.	100
.	.	.	.
01-09-2006	Rentekosten	100	.
01-09-2006	Vooruitbetaalde bedragen		100

• De Balans en de Winst & Verliesrekening worden berekend per datum. De Balans toont het saldo van de grootboekrekeningen tot deze datum inclusief voorgaande boekjaren. De Winst & Verliesrekening toont het saldo van de grootboekrekeningen tot deze datum exclusief voorgaande boekjaren. Door deze werkwijze is het overbodig een openingsbalans aan te maken bij de aanvang van een nieuw boekjaar. Dit is de reden dat binnen Exact Globe Next geen periode 0 meer bestaat.

Gerelateerde onderwerpen

• De Balans / Winst & Verlies
• Verwerken resultaat (Winst/Verlies)
• Inboeken beginbalans
• Gebruik van onze referentie
• Gebruik van uw referentie
• Het gebruik van de Rapportage datum