One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Beheer van persoonsgegevens

Beheer van persoonsgegevens

Als verantwoordelijk manager wilt u persoonsgegevens makkelijk identificeerbaar kunnen maken. Persoonsgegevens kunnen worden vastgelegd in velden van een bepaalde tabel binnen Exact Financials. De meest voor de handliggende tabellen betreffen de tabellen waarin de debiteuren, crediteuren en werknemers worden vastgelegd. U wilt graag per veld voor deze tabellen kunnen aangeven welke gegevens als persoonsgegeven kunnen worden geclassificeerd.

Als een veld wordt gebruikt om bijvoorbeeld een e-mail adres op te slaan, kunt u hierin niet-persoonsgebonden e-mail adressen vastleggen zoals crediteurenadministratie@exact.com. U kunt ook een persoonsgebonden e-mail adres vastleggen zoals piet.de.vries@exact.com. Dit laatste e-mail adres dient u te beheren en op termijn te anonimiseren. Door te kiezen voor de optie meestal, heeft u de intentie om meestal een persoonsgegeven op te slaan. Bij de optie soms heeft u de intentie om in eerste instantie algemene aan bedrijven gerelateerde email adressen op te slaan.

Binnen de applicatie Exact Financials worden persoonsgegevens als "natuurlijk" getypeerd. Niet-persoonsgegevens worden als "niet-natuurlijk" geclassificeerd.  

Labelen van persoonsgegevens

Ga naar [Systeem menu: Beveiliging, AVG, Labelen, Onderhoud] en selecteer de tabel (debiteur, crediteur, werknemer) waarvan u de velden wenst te labelen. Geef per veld aan of het hier om voornamelijk persoonsgegevens (natuurlijk persoonsgegevens) gaat en geef aan na hoeveel dagen na de laatste wijziging de vervaldatum van dit specifieke gegeven dient te worden berekend. Eigenschappen op debiteuren, crediteuren en werknemers kunnen evenals adrestypen eveneens worden gelabeld. Tevens geeft u aan met welke omschrijving geanonimiseerde gegevens moeten worden gevuld. Geoormerkte gegevens worden in een aparte AVG tabel vastgelegd. Zodra er een wijziging in het aangegeven veld wordt doorgevoerd wordt de wijziging in de AVG logtabel opgeslagen. Een overzicht van de door u geoormerkte gegevens vraagt u op middels [Systeem menu: Beveiliging, AVG, Labelen, Overzicht].

Controlelijst, recht op inzage en dataportabiliteit

Draai de controlelijst van te valideren / anonimiseren gegevens middels [Systeem menu: Beveiliging, AVG, Controlelijst]. Middels de lijst kunt u per gegeven handmatig de vervaldatum wijzigen. Indien de waarde van het veld wisselend gekoppeld is aan een natuurlijk persoon, kunt u de indicatie natuurlijk/ niet natuurlijk handmatig persoon wisselen.
Middels de standaard lay-out "Dossier inzage" kunnen op aanvraag de persoonsgegevens van een specifiek persoon worden opgevraagd. Eventueel gevonden persoonsgegevens kunnen in het kader van gewenste dataportabiliteit worden geëxporteerd naar bijvoorbeeld Excel of csv.

Bevestigen

Maak middels [Systeem menu: Beveiliging, AVG, bevestigen] een selectie van de geoormerkte persoonsgegevens waarvan u de bewaartermijn wenst te verlengen. De vervaldatum wordt opnieuw berekend en toegekend door het aantal dagen welke u bij de bewaartermijn van dit betreffende veld heeft aangegeven in [Systeem menu: Beveiliging, AVG, Labelen, Onderhoud] op te tellen bij de datum van validatie. U kunt deze functie dagelijks automatisch laten automatisch laten uitvoeren door de taakplanner. [zie Taakplanner]

Anonimiseren

Anonimiseer de veldwaarden van natuurlijke gegevens middels [Systeem menu: Beveiliging, AVG, Anonimiseren] een selectie van de geoormerkte gegevens. U kunt deze functie dagelijks automatisch laten automatisch laten uitvoeren door de taakplanner. [zie Taakplanner]

Samenvoegen

In verband met AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens/GDPR) is het mogelijk debiteuren/crediteuren/(project-)werknemers samen te voegen middels [Systeem: Beveiliging, AVG, Samenvoegen] om deze anoniem te maken. De transacties die aan deze stamgegevens gekoppeld zijn blijven dan wel bestaan maar zijn gekoppeld aan de 'anonieme' merge debiteur/crediteur/werknemer. U kunt deze functie dagelijks automatisch laten uitvoeren door de taakplanner [zie Taakplanner].

Verwijderen

Geef middels [Systeem: Beveiliging, AVG, Verwijderen] de opdracht om records te verwijderen, waarvan velden zijn geoormerkt en persoonsgegevens te bevatten. Verwijderen zal alleen mogelijk zijn als het stamgegeven niet in een transactie wordt gebruikt. U kunt deze functie dagelijks automatisch laten automatisch laten uitvoeren door de taakplanner [zie Taakplanner].  

Exact Financials > Systeem > AVG > Beheer van persoonsgegevens


 

 

 

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Support - On-line help
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 28.186.970
 Assortment:  Date: 25-04-2018
 Release:  Attachment:
 Disclaimer