Exact Financials

Finance - Scenarioboekingen

Introductie

Scenarioboekingen maken het mogelijk om het invoeren van soortgelijke steeds terugkerende boekingsregels te vereenvoudigen. U definieert de boekingsregels vooraf, waarbij u per veld aangeeft of u de waarde tijdens het invoeren van de boeking wilt kunnen wijzigen of niet. Scenarioboekingen zijn mogelijk in de volgende dagboeken: bankboek, kasboek, giroboek, verkoopboek, inkoopboek en het memoriaal. Bij gebruikmaking van deze functionaliteit kunt u vooraf gedefinieerde subregels genereren tijdens het invoeren van de boeking.

Procedure

Om scenarioboekingen aan te kunnen maken dient u een aantal zaken in te stellen. Daarnaast dient u een scenario aan te maken. Dit scenario kunt u vervolgens selecteren tijdens het invoeren van boekingen.

Instellingen

Indien u de mogelijkheid wilt hebben om gebruik te maken van scenario's dient u het volgende in te stellen:

• [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Verwerken' middels de optie 'Scenarioboekingen'.
• [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken] op het tabblad 'Algemeen' middels de optie 'Scenario'.

Invoeren scenario's

Om gebruik te maken van de scenario's dient u eerst een scenario aan te maken. Het aanmaken van scenario's doet u via [Finance: Grootboek, Boeken, Scenario, Onderhoud]. U selecteert een dagboek en kunt de boekingsregels voordefiniëren. Per regel geeft u aan welke velden met welke waarden dienen te worden gevuld. Tevens geeft u aan of deze waarde mag worden gewijzigd tijdens het invoeren van de boeking. Bewaar het scenario om het te kunnen gebruiken tijdens het invoeren van boekingen.

Gebruik scenario tijdens het invoeren van boekingen

U voert een boeking in via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen] en selecteert daar een als 'scenario' gemarkeerd dagboek. In het invoerscherm ziet u een veld 'Scenario', hier selecteert u het zojuist aangemaakte scenario. Zodra u het scenario heeft geselecteerd verschijnen de voorgedefineerde boekingsregels in het invoerscherm. Voor velden die bij het aanmaken van het scenario als wijzigbaar zijn gedefinieerd, kunt u de waarden wijzigen. De verdere stappen in het boekingsproces zijn gelijk aan de die van normale boekingen.

Gebruik scenario bij automatisch boeken van bankafschriften

Scenario boekingen kunnen ook aan 'Condities' in het onderhoud van bankboeken gekoppeld worden. Deze condities zijn extra matchingsregels voor het automatisch boeken van bankafschriften. Wordt een afschrift regel herkend aan de hand een 'Conditie' dan wordt de gekoppeld scenarioboeking aangemaakt en de afschrift regel als afgeletterd gemarkeerd. 
De scenarioboeking die gekoppeld wordt in het onderhoud van een bankboek moet van het type bankboeking zijn.

Een voorbeeld:
In de het onderhoud van het bankboek geeft u op het tabblad Bankafschriften in de condities aan dat een afschriftregel met een bepaalde bankrekeningnummer of met een omschrijving 'Huur 'altijd een boeking moet opleveren met de grootboekrekening 'Huurkosten'.

Verwijderen scenario's

Middels [Finance; Grootboek, Boekingen, Scenario's, Verwijderen] kunt u niet meer gebruikte scenario's verwijderen.

Gerelateerde onderwerpen

• Overzicht Scenario's
• Boekingen invoeren, verwijderen en verwerken