Samenvoegen via Word

Sectie Selectie

Lay-out

Hier kiest u de lay-out waarmee u de gegevens wilt genereren. Via het zoekscherm kunt u een bestaande lay-out kiezen of een nieuwe aanmaken.

Actie

Hier kunt u aangeven of de lay-out moet worden afgedrukt (document afdrukken) of moet worden ge-emaild (E-mail versturen). De optie 'E-mail versturen' is alleen beschikbaar wanneer u de e-mailinstellingen in de gebruikersinstellingen heeft geconfigureerd.

Scenario

Dit veld is alleen beschikbaar via [HR, Personeel, Onderhouden] of [Salaris, Personeel, Onderhouden] en wanneer u bij 'Lay-out' een lay-out heeft geselecteerd van het type 'Target letter'. In dit veld kunt u een budgetscenario selecteren dat wordt gebruikt voor de te tonen gegevens.

Grootboekrekening

Deze knop is alleen beschikbaar via [HR, Personeel, Onderhouden] of [Salaris, Personeel, Onderhouden] en wanneer u bij 'Lay-out' een lay-out heeft geselecteerd van het type 'Target letter'. Met deze knop opent u een nieuwe scherm waarin u een of meerdere grootboekrekeningen kunt selecteren. Bij het opvragen van het document worden alleen de budgetgegevens van de hier geselecteerde grootboekrekeningen getoond. 

Component

Deze knop is alleen beschikbaar via [HR, Personeel, Onderhouden] of [Salaris, Personeel, Onderhouden] en wanneer u bij 'Lay-out' een lay-out heeft geselecteerd van het type 'Target letter'. Met deze knop opent u een nieuw scherm waarin u een of meerdere componenten kunt selecteren. Bij het opvragen van het document worden alleen de gegevens van de hier geselecteerde componenten getoond.

Artikel

Deze knop is alleen beschikbaar via [HR, Personeel, Onderhouden] of [Salaris, Personeel, Onderhouden] en wanneer u bij 'Lay-out' een lay-out heeft geselecteerd van het type 'Target letter'. Met deze knop opent u een nieuw scherm waarin u een of meerdere artikelen kunt selecteren. Bij het opvragen van het document worden alleen de gegevens van de hier geselecteerde artikelen getoond.

Sectie Gegevens

Medewerker

Hier kunt u desgewenst een medewerker selecteren indien u voor die medewerker een Word-document wilt genereren.

Relatie

Hier kunt u desgewenst een relatie ingeven indien u voor die relatie een Word-document wilt genereren.

Contact

Indien u een document wilt samenvoegen dat per e-mail dient te worden verstuurd dan kunt u hier een contactpersoon van uw relatie selecteren om ervoor te zorgen dat het bijbehorende e-mail adres hiervoor wordt gebruikt.

Type

Hier kunt u aangeven welk adres er dient te worden gebruikt voor het document. Dit kan het bezoekersadres zijn, het postadres, het afleveradres of het factuuradres van de relatie.

Samenvoegen via Word: Onderwerp

In dit veld kunt u een omschrijving invullen voor het aangemaakte document. Standaard wordt de omschrijving 'MailMerge' gevuld, maar u kunt dit wijzigen in iets wat voor u duidelijker is.

Document type

In dit veld kunt u het documenttype selecteren. Het document wordt dan aangemaakt onder dit type. Standaard is het type 'Mailing letter' gevuld. U kunt zelf andere documenttypes aanmaken.
Sectie Naar

Deze velden kunt u ingeven wanneer u bij 'Actie' gekozen heeft voor E-mail.

Onderwerp

Hier kunt u een onderwerpsregel ingeven voor het document dat u per e-mail verstuurt.

Relatie

Hier kunt u een relatie selecteren. U ziet automatisch het e-mailadres van deze relatie. De e-mail wordt naar dit adres verstuurd.

Contact

Hier kunt u eventueel een contactpersoon ingeven, zodat u de e-mail naar deze contactpersoon wordt verstuurd. 

Medewerker

Hier geeft u de medewerker in, waar u naar toe wilt mailen. Ook hier ziet u het e-mailadres achter de naam verschijnen.

Verzend e-mail per individuele relatie

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u meerdere relaties heeft geselecteerd via menupad [CRM, Processen, Selecties / Acties] en u de optie 'E-mail versturen' heeft aangevinkt. Wanneer u deze optie aanvinkt worden de velden relatie, contact en medewerker inactief en wordt er naar iedere geselecteerde relatie een aparte e-mail verstuurd. Hiervoor wordt het hoofd e-mailadres van de relatie gebruikt. Wanneer u deze optie uitvinkt wordt de e-mail verstuurd naar de gegevens die u in de velden hierboven heeft geselecteerd.

Opties

Deze knop is alleen aanwezig wanneer u deze functie opstart via menu [CRM, Processen, Selecties/Acties]. Met deze knop opent u een nieuw scherm. In dit scherm kunt u aangeven of u een document en/of een activiteit wilt aanmaken van deze mailing. Het kan wenselijk zijn om een activiteit te genereren om bijvoorbeeld binnen de komende maand een nabel actie te doen ivm deze mailing. In dit scherm zijn de volgende velden aanwezig:

Sectie document

Aanmaken  - Relatie/Vervaldatum

Hier kunt u aangeven of u een document wilt aanmaken van deze mailing. In het veld 'Vervaldatum' kunt u aangeven tot wanneer de mailing geldig is.

Naam

Hier kunt u een naam opgeven voor het aan te maken document.

Sectie Activiteit

Aanmaken - Relatie

Wanneer u een activiteit wilt aanmaken van deze mailing kunt u dit hier aangeven. In het veld erachter kunt u aangeven welk type activiteit aangemaakt dient te worden.

Omschrijving

In dit veld kunt u een omschrijving invullen voor de aan te maken activiteit.

Opmerkingen

Hier kunt u opmerkingen voor de activiteit invullen.

Begindatum/Einddatum

Deze velden kunt u gebruiken om een begin- en einddatum op te geven voor de activiteit.

Voorbeeld

Hiermee krijgt u eerst een voorbeeld op het scherm te zien aan de hand van de door u ingegeven criteria.

Start

Via deze keuze worden, aan de hand van de door u ingegeven criteria, de gegevens samengevoegd via de Word Add-In. Deze gegevens zijn dan nog via Microsoft Word te wijzigen.

Annuleren

Hiermee annuleert u het samenvoegen via Word.