Exact Financials (v3)

Sales Manual C/S - Facturen invoeren

Facturen invoeren

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het handmatig invoeren van facturen. Het procesdiagram illustreren de stappen in dit proces en de bijbehorende functies in Exact Financials C/S. Als u een andere module in combinatie met Exact Sales C/S gebruikt, kan het proces in geringe mate afwijken. Dit hoofdstuk omvat tevens de stappen voor het invoeren van facturen als u gebruik maakt van vreemde valuta.

Procesdiagram

Verkoopfacturen

De offertefase, die de prijsonderhandelingen omvat, resulteert uiteindelijk in een overeenkomst en een order. De verkooporder moet vervolgens worden afgehandeld. De factuur is het eindresultaat van het verkoopproces en de basis van de bedrijfsomzet. Als de klant niet als debiteur in uw systeem geregistreerd staat, legt u de gegevens vast voordat u de factuur invoert.

Bedrijven met vaste productassortimenten werken vaak met standaardartikelen. Als een bedrijf echter een product verkoopt dat altijd varieert en waarvoor geen vaste artikelomschrijvingen of gegevens bestaan, vereist dit een andere factureringsmethode. Dit kan tevens gelden voor een dienstverlenend bedrijf. Er zijn twee verschillende factureringsmethoden. Zie Verkoopfacturen invoeren.

Voordat u een factuur handmatig invoert, controleert u of de volgende gegevens goed zijn geregistreerd:

• Factuurdebiteur
• Kredietlimiet
• Betalingscondities
• Prijsafspraken
• Valuta
• Vaste debiteurgegevens
• BTW-gegevens

Factuurdebiteur

De factuurdebiteur is de debiteur die de openstaande post, die uit de factuur voortvloeit, uiteindelijk zal voldoen. Deze debiteur hoeft niet overeen te komen met de ontvanger van de goederen of de persoon /het bedrijf die de order geplaatst heeft. Met name bij bedrijven met meerdere vestigingen of filialen en bij bedrijven met tussenpersonen is het van groot belang om debiteur, ontvangstdebiteur en factuurdebiteur te scheiden. De ontvangstdebiteur is de debiteur bij wie de goederen zullen worden afgeleverd, de debiteur is de debiteur die de order heeft geplaatst.

Kredietlimiet

De kredietlimiet is het maximumbedrag dat uw debiteur aan openstaande posten mag hebben. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te hebben met betrekking tot deze verkoopconditie voor uw debiteurenbeheer. De kredietlimiet is een handig instrument om te bepalen of uw debiteur een order bij uw bedrijf kan plaatsen en voor de bepaling van het maximale factuurbedrag. Geef zowel de kredietlimiet als de dreigende overschrijdingen van de kredietlimiet aan uw debiteuren door.

Betalingscondities

De betalingscondities vormen een belangrijk onderdeel van de (betalings)afspraken omdat ze het betaalgedrag van de debiteur beïnvloeden. Voer de eventueel met de debiteur overeengekomen betalingscondities in. Er zijn twee soorten betalingscondities:

• Betalingskorting
  De klant ontvangt betalingskorting op het factuurbedrag als de betaling binnen een bepaalde periode plaatsvindt.
• Kredietbeperking
  Een kredietbeperking is een boete voor te late betaling die in het factuurbedrag inbegrepen is. Bij tijdige betaling mag de kredietbeperking van het factuurbedrag worden afgetrokken.

Betalingscondities dienen te worden ingevoerd en aan de debiteur te worden gekoppeld wanneer u de debiteur aanmaakt. De condities moeten worden gecontroleerd voor of terwijl u de factuur invoert, om te voorkomen dat een factuur verzonden wordt met de verkeerde betalingskorting of kredietbeperking.

Kortingsafspraken

Prijsonderhandelingen vinden in de offertefase plaats. Wanneer een afspraak eenmaal tot stand is gekomen, wordt er een order geplaatst en is de verkoop afgerond. Bestaande prijs/kortingsafspraken dienen per debiteur in het systeem te worden geregistreerd zodat de juiste kortingen worden toegepast. De afspraken gelden niet alleen voor de huidige verkoop maar ook voor de eventuele volgende verkopen. De afgesproken prijzen worden vaak in een prijslijst opgenomen. Prijslijsten worden gebruikt voor kwantumkortingen of voor groepen debiteuren. Controleer wanneer u een factuur invoert of de correcte prijslijst gekoppeld is aan de debiteur. Dit voorkomt dat er facturen met verkeerde of helemaal geen kortingen worden ingevoerd en verzonden. Voer het aantal van een artikel of artikelgroep en het bijbehorende kortingstype (bedrag, percentage of nieuwe prijs) met de menukeuzen [Stamgegevens, Onderhoud, Prijslijsten, Prijslijstcodes], [Stamgegevens, Onderhoud, Prijslijsten, Prijslijsten per artikelgroep en [Stamgegevens, Onderhoud, Prijslijsten, Prijslijsten per artikel] in. U kunt maar één prijslijst aan een debiteur koppelen, maar een prijslijst kan aan meerdere debiteuren worden gekoppeld. Het koppelen van een prijslijst aan een debiteur zorgt ervoor dat de juiste korting automatisch wordt toegepast. De korting wordt in de factuurregels berekend. U kunt de bewuste prijslijst niet over het hoofd zien omdat deze in elke factuur die u voor de debiteur invoert, wordt toegepast, mits de aangeschafte artikelen zijn opgenomen in de prijslijst. U kunt per factuurregel een andere prijslijst kiezen als u andere kortingen wilt gebruiken.

• Sommige bedrijven gebruiken één specifieke prijslijst per debiteur. Als u meer dan één prijslijst voor een debiteur wilt gebruiken en niet in elke factuurregel de prijslijst wilt wijzigen, dan kunt u een prijslijst aanmaken waarin alle relevante kortingen voor de debiteur zijn opgenomen. Als u alle gegevens in één lijst opneemt, kunnen er geen kortingen over het hoofd worden gezien en is het onnodig om de prijslijst te wijzigen.

U kunt kortingen tevens op de volgende manieren invoeren:

• Koppel een vast kortingspercentage aan een debiteur in 'Kortingpercentage' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] op het tabblad 'Betaling' in het Finance-menu. Het gekoppelde kortingspercentage wordt automatisch toegepast in elke factuurregel die u voor deze debiteur invoert.
• Voer een kortingspercentage per factuurregel in. De korting is alleen op deze bewuste factuurregel van toepassing.
• Voer een factuurkorting in het afsluitvenster in. De korting is op het totale factuurbedrag van toepassing.

Valuta

Als u buitenlandse klanten hebt, is het handig om facturen in buitenlandse valuta in te kunnen voeren. Voordat u een factuur invoert, controleert u eerst of de valuta correct in uw systeem is geregistreerd en of de dagkoers correct is. De correcte valuta dient aan uw buitenlandse debiteur gekoppeld te zijn.

Vaste debiteurgegevens

De naam en het adres en andere vaste gegevens moeten uiteraard ook worden gecontroleerd. Het zou onverstandig zijn om aan te nemen dat de gegevens correct zijn ingevoerd of nooit wijzigen. De gegevens moeten van tijd tot tijd met de debiteur worden kortgesloten. om de vaste debiteurgegevens te wijzigen, als de debiteur bijvoorbeeld verhuisd, dient u het aankruisvak 'Wijzigen debiteurgegevens' aan te kruisen. De voordelen van het registreren van de vaste debiteurgegevens zijn:

• Reductie van tijd en moeite.
• Er worden geen gegevens overgeslagen bij het invoeren van facturen (omdat de gegevens al voorhanden zijn).

BTW-gegevens

De BTW-gegevens moeten worden gecontroleerd als u een debiteur aanmaakt en als u een factuur invoert. Een BTW-code wordt vaak aan een debiteur of een artikel gekoppeld om te voorkomen dat de verkeerde BTW aan de goederen wordt toegekend.

Voorbeeld

Belgische klanten betalen geen BTW als ze goederen in Nederland kopen. Belgische debiteuren dienen in het systeem te worden geregistreerd met BTW 0%.

In bepaalde gevallen is het niet degene die goederen levert of diensten verricht die de BTW afdraagt, maar wordt dit gedaan door degene die de goederen/diensten afneemt. De BTW wordt 'verlegd' naar de afnemer. U registreert dit bij de betreffende debiteuren waarvoor dit het geval is.

Regelmatige controle van de bovengenoemde gegevens vergemakkelijkt uw debiteurenbeheer. Dit vereenvoudigt het innen van openstaande posten, omdat u niet naar de juiste gegevens en factuurvoorwaarden hoeft te zoeken.

In Exact Financials C/S kunt u BTW-codes koppelen (nadat ze zijn aangemaakt in [Grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-codes] in het Finance-menu) aan debiteuren met [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het Finance-menu en aan artikelen met [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen]. Als u een BTW-code aan een debiteur koppelt en een andere aan een artikel, wordt de BTW-code die aan de debiteur is gekoppeld in de factuurregel toegepast.

Als u gebruik maakt van 'verlegde BTW', waarbij de BTW wordt 'verlegd' naar de afnemer, koppelt u de relevante BTW-code (waarvoor u het aankruisvak 'BTW verlegd' hebt gemarkeerd) aan uw debiteur of artikel.

De ingevoerde factuur is niet direct verwerkt en afgerond. Ingevoerde facturen kunnen worden gewijzigd tot het moment dat de facturen definitief zijn afgedrukt. De factuur wordt na invoer doorgegeven aan de persoon (of afdeling) die verantwoordelijk is voor het controleren en de eventuele fiattering van de factuur. In de meeste gevallen zal dit niet degene zijn die de facturen heeft ingevoerd. Proeffacturen kunnen worden gebruikt om de facturen te controleren. Na fiattering wordt de definitieve factuur afgedrukt en kan de factuur niet meer gewijzigd worden.

Verkoopfacturen invoeren

Voer uw facturen met [ Processen, Verkoopfacturen,Invoeren verkoopfacturen ] in. Factureringsmethoden verschillen vaak, afhankelijk van het productassortiment:

Tekstregels

Tekstregels kunnen voor twee doeleinden worden gebruikt:

• Om artikelen, diensten of kosten die niet standaard in het assortiment zijn opgenomen te factureren. U kunt een toelichting van de kosten of diensten toevoegen.
• Om pure tekst in te voeren. Pure tekst kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de artikelgegevens van de vorige factuurregel toe te lichten:

  (Bijvoorbeeld prijs = 0,--).

• De lengte van de tekstregel definieert u in de layout. Deze kan afwijken van de lengte die in [Processen, Verkoopfacturen, Invoeren verkoopfacturen] wordt getoond. De breedte van de tekstregels kunt u aangeven in [Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].

Sales Manual C/S > Inhoud > Facturen invoeren