Serviceorders fiatteren
Introductie
U kunt met de module E-Service management via de fiatteringfunctie [Service, Invoer, Fiatteren] serviceorders controleren en goedkeuren voordat ze worden verwerkt.
Fiattering is met name handig bij betalingen, facturen, orders en serviceorders. Het is niet altijd de bedoeling dat degene die de gegevens heeft ingevoerd, ze ook controleert en goedkeurt. Vaak is een andere werknemer hiervoor verantwoordelijk. In het programma kunt u dan ook de toegang tot de fiatteringfunctie beperken tot de persoon die de controle en de goedkeuring uitvoert, en de toegang van de overige werknemers tot deze functie blokkeren. Dit kunt u doen via beveiligingsrollen. Selecteer hier de rol die gemachtigd is om te fiatteren of maak deze rol aan, open de rol en ga naar het tabblad 'Rechten'. Selecteer 'Menu', 'Service', 'Invoer' en vink het rechter scherm de optie 'Fiatteren' aan. Bij de rollen die niet gemachtigd zijn om te fiatteren, vinkt u deze optie uit.
Fiattering van serviceorders stelt u in staat te controleren of debiteurgegevens en kredietlimietinformatie juist zijn en of voorraad aanwezig is. Serviceorderbevestigingen of servicebonnen kunnen alleen worden afgedrukt nadat serviceorders zijn gefiatteerd. Als u niet gebruikmaakt van handmatige fiattering, vindt fiattering na invoer automatisch plaats. Dit kunt u opgeven via de instellingen voor orders.
Uitleg van de velden
Met bovenstaande opties kunt u een selectie opgeven, zodat alleen de orders worden getoond die binnen de selectiecriteria vallen. Dit vergemakkelijkt het zoeken naar bepaalde orders.
Zoeken / Wissen
Hiermee kunt u zoeken op opgegeven criteria of verwijderen. Zie hiervoor ook de uitleg over de werking van de browser.
Magazijn
Hier kunt u een magazijn invoeren. Alleen orders waarbij in de kopregel dit magazijn is gekoppeld, zullen worden getoond.
Factuurdebiteur
Hier kunt u een debiteur invoeren. Alleen serviceorders waarvan de factuur bestemd is voor deze debiteur zullen worden getoond.
Debiteur
Hier kunt u een debiteur invoeren. Alleen serviceorders die gegenereerd zijn voor deze debiteur zullen worden getoond.
Fiattering
Hier kunt u aangeven of u gefiatteerde serviceorders, niet-gefiatteerde serviceorders of beide wilt zien.
Uw ref.
Hier kunt u een uw referentie invoeren. Alleen serviceorders die deze uw referentie hebben, zullen worden getoond.
Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving invoeren. Alleen serviceorders die in de kopregel deze omschrijving hebben, zullen worden getoond.
Sectie Controle
Dit zijn de automatische controles die Exact voor u kan uitvoeren. Als u een bepaalde optie aanvinkt, wordt de desbetreffende kolom toegevoegd in het scherm met serviceorders. Als een order op dit punt in orde is, wordt er een groen vinkje in deze kolom bij de betreffende order geplaatst. Voor al deze kolommen geldt dat, wanneer er bij een bepaalde order geen groen vinkje in de kolom staat, er wat betreft dit punt een probleem is.
Adressen
Er zal worden gecontroleerd of alle noodzakelijke gegevens van de orderdebiteur, afleverdebiteur en factuurdebiteur voor deze order zijn ingevuld. Als een van de gegevens niet is ingevuld, staat er geen groen vinkje in de kolom. De controle vindt plaats op de volgende zaken:
- Naam en postcode van de orderdebiteur
- Naam en postcode van de factuurdebiteur
- Naam, postcode, adresregel 1, landcode en contactpersoon van de afleverdebiteur
Openstaande posten
Er zal worden gecontroleerd of de factuurdebiteur openstaande posten heeft waarvan de factuurvervaldatum is overschreden. Is dat het geval, dan komt er geen groen vinkje te staan.
Prijzen
Er zal worden gecontroleerd of de gegeven kortingen overeenkomen met de standaardkortingen. De standaardkorting is de korting volgens de prijslijst die voorgesteld zal worden in de orderregels. De prijslijst die wordt voorgesteld, wordt bepaald aan de hand van de volgende stappen:
- Eerst wordt nagegaan welke prijslijst gekoppeld is aan de factuurdebiteur.
- Als er bij punt 1 geen prijslijst is gekoppeld aan de factuurdebiteur of als deze niet geldt voor dit artikel, wordt de prijslijst genomen waarin een specifieke prijs is ingevoerd voor dit artikel en deze debiteur.
- Als bij punt 2 meerdere prijslijsten worden gevonden, wordt geen standaardprijslijst weergegeven maar een keuzescherm met alle prijslijsten met specifieke prijzen voor dit artikel en deze debiteur.
- Als bij punt 2 geen prijslijst wordt gevonden, wordt de prijslijst gebruikt waarin voor dit artikel een speciale prijs is ingevoerd.
- Als bij punt 4 meerdere prijslijsten worden gevonden, wordt geen standaardprijslijst weergegeven maar een keuzescherm met alle prijslijsten met specifieke prijzen voor dit artikel.
- Als bij punt 4 geen prijslijsten worden gevonden, kan er geen prijslijst worden geselecteerd. Er wordt dus geen keuzescherm weergegeven en ook geen standaardprijslijst ingevuld.
Als er geen standaardprijslijst is (geval 3, 5 en 6), zal er nooit een groen vinkje komen te staan bij deze controle. Is er wel een standaardprijslijst, dan komt er een groen vinkje te staan als voor alle orderregels de korting overeenkomt met de korting volgens de standaardprijslijst. Er mag dus wel een andere prijslijst gekozen worden, als de korting zelf maar overeenkomt.
Debiteurenstatus
De status van de orderdebiteur, de afleverdebiteur en de factuurdebiteur dient 'Actief', 'Pilot', 'Referentie' of 'Passief' te zijn. Als één van de debiteuren een andere status heeft, komt er geen groen vinkje te staan.
Serie/batch
Er wordt gecontroleerd of voor serie- en batchartikelen het serie- of batchnummer gekoppeld is voor alle orderregels. Als voor één van deze artikelen het desbetreffende nummer niet gekoppeld is, komt er geen groen vinkje te staan.
Artikelen
Geen van de artikelen in de serviceorder mag de status 'Geblokkeerd' hebben. Als een van de artikelen geblokkeerd is, komt er geen groen vinkje te staan.
Deelartikelen
Voor samengestelde artikelen wordt er gecontroleerd of geen van de deelartikelen de status geblokkeerd hebben. Is dat het geval, dan komt er geen groen vinkje te staan.
Voorraad
Er wordt gecontroleerd of er voldoende voorraad aanwezig is om de artikelen te kunnen uitleveren. Zo ja, dan komt er een groen vinkje te staan.
Magazijn
Er wordt gecontroleerd of de magazijnen in de regels geblokkeerd zijn. Als er één geblokkeerd is, komt er geen groen vinkje te staan.
Deze velden bevatten informatie over de orders. De fiatteringsstatus wordt altijd gecontroleerd, ongeacht de controles die zijn aangevinkt.
- Fiat: als de order gefiatteerd is, komt er een groen vinkje te staan.
Onderin het scherm heeft u de volgende knoppen:
Notitie
Met deze knop kunt u een notitie aan de serviceorder toevoegen.
Bijlage
Deze knop is alleen beschikbaar als u een serviceorder geselecteerd heeft. Met deze knop kunt u een bestand (als bijlage) aan de serviceorder toevoegen of een bijlage verwijderen.
Wijzigen
Deze knop is alleen beschikbaar als er een afleverdatum in de order staat die ligt vóór de standaarddatum. De standaarddatum is de datum waarmee de administratie geopend is. Standaard is dit de systeemdatum. Met deze knop kunt u de gewenste datum wijzigen. Wanneer u de afleverdatum wijzigt naar een datum na de voorgaande afleverdatum zal een gefiatteerde serviceorder de status 'Niet-gefiatteerd' weer krijgen. Wanneer de afleverdatum wordt gewijzigt naar een datum voor de voorgaande afleverdatum blijft de status van de verkooporder onveranderd.
Kred.limiet
Deze knop is alleen beschikbaar als u een serviceorder geselecteerd heeft. Met deze knop worden kredietgegevens van de factuurdebiteur getoond. Dit is alleen ter informatie. U kunt hierin niets wijzigen.
Kaart
Deze knop is alleen beschikbaar als u een serviceorder geselecteerd heeft. Met deze knop gaat u rechtstreeks naar de debiteurenkaart van de orderdebiteur.
Factuur
Deze knop is alleen beschikbaar als er een serviceorder is geselecteerd waarvoor al factuurregels zijn aangemaakt. Door op deze knop te klikken worden de factuurregels getoond.
Mutaties
Deze knop is alleen beschikbaar als u een serviceorder geselecteerd heeft. Met deze knop worden alle mutaties getoond die aan de geselecteerde serviceorder gekoppeld zijn.
Project
Deze knop is alleen beschikbaar als u een serviceorder geselecteerd heeft. Met deze knop wordt de projectkaart getoond die aan de geselecteerde serviceorder gekoppeld is.
Fiat
Deze knop is alleen beschikbaar als u een serviceorder geselecteerd heeft. Met deze knop wijzigt u de fiatteringsstatus. U kunt serviceorders fiatteren (of ze nu voldoen aan de opgegeven controles of niet) en u kunt het fiatteren van serviceorders ongedaan maken.
Verwerpen
Met deze knop kunt u de serviceorder verwerpen. Dit betekent dat de serviceorder verwijderd wordt.
Afdrukken
Met deze knop kunt u een overzicht van alle getoonde serviceorders afdrukken. Als u deze knop kiest, wordt het volgende scherm weergegeven:
Als u 'Geldig' kiest, worden alleen die serviceorders afgedrukt waarbij de order geen afleverdatum bevat die vóór de standaarddatum ligt. Als u 'Ongeldig' kiest, worden alleen de orders afgedrukt waarin afleverdata staan die voor de standaarddatum liggen. Met 'Alle' worden alle getoonde orders afgedrukt. Klik op 'Afdrukken' om het overzicht af te drukken.
Verwijderen
Deze knop is alleen beschikbaar als er één ongefiatteerde serviceorder is geselecteerd. Met deze knop kunt u de serviceorder verwijderen.
Openen
Deze knop is alleen beschikbaar als u een serviceorder geselecteerd heeft. Met deze knop opent u de serviceorder zodat u de gegevens kunt nakijken.
Sluiten
Met deze knop sluit u het scherm 'Serviceorders fiatteren' af.
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
03.323.869 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |