Exact AEC - Inkoop - Inkoopcontracten toevoegen of wijzigen

Inkoopcontractcode

Elk inkoopcontract dient een unieke code toegekend te krijgen. In Administratie beheer, tabblad Volgnummers kunt u aangeven dat het systeem automatisch een volgende inkoopcontractcode dient in te vullen.

Zoekcode

U kunt hier een kort woord van maximaal 10 tekens invoeren. Kleine letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters.

Omschrijving

U dient hier een algemene omschrijving van het inkoopcontract invoeren.

Contractsoort

U kunt kiezen uit 3 contractsoorten.

• Bij projectgebonden dient u een project te selecteren,

• bij niet projectgebonden maakt u een offerteaanvraag voor algemene kosten die niet aan een project gekoppeld is.

• Bij een raamcontract bent u niet verplicht om een project te selecteren, u kunt hierbij wel een begindatum en einddatum invoeren.

Projectomschrijving

Bij contractsoort 'projectgebonden' of 'raamcontract' kunt u hier een project selecteren. Dit veld is niet wijzigbaar indien u regels bij het contract ingevoerd heeft. Onder de projectomschrijving wordt ook de projectleider getoond.

Leverancier

U dient hier de leverancier te kiezen uit een selectievenster met relaties. U ziet alleen die relaties die als crediteur aangemerkt zijn in de huidige administratie.

Contactpersoon

U kunt hier de contactpersoon selecteren indien u bij de leverancier contactpersonen gedefinieerd heeft.

Onderaanneming

U kunt hier aanvinken of het inkoopcontract betrekking heeft op onderaanneming. U kunt dan in het tabblad Betaling WKA-gegevens invoeren.

Inkoper

Hier wordt door het systeem automatisch de relatienaam geplaatst die gekoppeld is aan uw loginnaam. U kunt uit het selectievenster met medewerkers ook een andere inkoper kiezen.

Opmerking

U kunt hier een memoveld met opmerkingen invoeren.

Status

hier kunt u de status van het inkoopcontract invullen: Concept, Voorlopig, Definitief, Gestopt en Verwijderen. Indien de status Definitief is, kunt u een inkoopcontract selecteren bij het invoeren van pakbon of inkoopcontract. U kunt dan geen inkoopcontractregels toevoegen of muteren.

Statusdatum

hierin wordt de datum van de laatste statuswijziging weergeven.

Begindatum en einddatum

Deze datumvelden zijn van alleen toepassing bij raamcontracten om aan te geven over welke periode het contract geldt.

Afsluitdatum

U kunt hier de afsluitdatum van het contract of de besteldatum invullen.

Externe code

U kunt hier eventueel het ordernummer van de leverancier of een andere referentie invullen.

Hoofdcontract

U kunt hier de code van een ander inkoopcontract selecteren als verwijzing naar een hoofdcontract.

Contractlayout

U kunt hier het gewenste rapport van de afdruk van het inkoopcontract of de bestelbon selecteren. Zo kunt u voor bevestiging na een telefonische afspraak een rapport definiëren. Bij telefonische bestellingen kunt u dit rapport vast aan het contract koppelen. Het systeem selecteert default de juiste afdruk en u ziet dat het telefonisch besteld is.

WrkBkjr en WrkPer

Het werkboekjaar en de werkperiode zijn van belang voor de rapportage van de projectbewaking. De kolommen worden standaard gevuld met de eerstvolgende niet geblokkeerde periode vanaf de afsluitdatum. U kunt deze kolommen niet invullen indien bij het project geen bewakingsmethode aangegeven is.

Bewakingscode

De bewakingscode is zichtbaar indien de regel afkomstig is uit een werkbegroting, in dat geval kunt u deze kolom niet wijzigen. Met de rechter muisknop kunt u ook alle onderliggende budgetregels zichtbaar maken. Bij handmatige invoer van regels, dient u een bewakingscode op te geven als bij het project een bewakingsmethode aangegeven is.

Hoofdgroep

Standaard staat in deze kolom hoofdgroep 1 materiaal geselecteerd. Indien op het tabblad Algemeen het veld onderaanneming aangevinkt is, is hoofdgroep 4 standaard geselecteerd.

Middelencode

Handmatig ingevoerde regels kunt u invoeren met behulp van het middelenbestand. U kunt hier een middel selecteren uit de door u gekozen hoofdgroep.

Prijs

U kunt hier een richtprijs invoeren. Bij het selecteren uit de budgetregels wordt hier de prijs uit de werkbegroting ingevuld. Bij het selecteren uit het middelenbestand wordt hier de nettoprijs ingevuld.

Totaal

Dit veld wordt door het systeem gevuld met aantal vermenigvuldigd met de prijs. U kunt deze kolom zelf invullen. Het systeem berekent dan de prijs.

Reservering

Dit veld kunt u invullen als correctie op het berekende inkoopresultaat. Het inkoopresultaat is het totaal van het geselecteerde budget minus het totaal van de inkoopcontractregel minus de reservering.

Opmerking

U kunt hier een memo invullen t.b.v. de afdruk van de offerteaanvraag voor de leverancier.

Afleveradres

Standaard wordt hier het werkadres van het project getoond. U kunt echter ook uw eigen adres uit de administratiegegevens selecteren of elk andere adres uit de relatietabel. In dat laatste geval wordt het veld relatie geactiveerd waarin u een adres kunt selecteren

Leverdatum

U kunt kiezen om een leverweek, een datum vanaf en t/m of één bepaalde datum in te voeren.

Aanwijzingen

In dit memoveld kunt u aanwijzingen over de levering invoeren voor de leverancier.

Betalingstermijn

Van de crediteur wordt de betalingstermijn in dagen overgenomen. U kunt hier eventueel een afwijkende termijn vastleggen. Deze betalingstermijn wordt overgenomen bij het boeken van de inkoopfactuur

CSV uren en CSV uurloon

Er zijn 2 methodes waarmee u de loonsom van het onderaannemercontract kunt berekenen. U kunt hier het aantal uren waarop van het werk waarop het contract betrekking heeft invoeren. Vervolgens kunt u het CSV uurloon invoeren. De vermenigvuldiging van deze 2 gegevens levert de loonsom op.

Loomsom %

U kunt i.p.v. of naast de CSV uren en uurloon een loonsom% invoeren waarmee de loonsom berekend wordt.

CSV%

Voor de berekening van het bedrag dat u moet storten op de G-rekening, dient u hier het CSV% in te voeren. Van de 2 methodes van berekening van de loonsom hanteert het systeem de hoogste uitkomst.

Volgnummer

Het volgnummer van de termijn wordt automatisch ingevuld. Volgnummer 99999 is gereserveerd voor een door het systeem gegeneerde eindtermijn, die aanwezig is zolang u nog niet het totaalbedrag van de contractregels in termijnen verdeeld heeft.

Omschrijving

U kunt hier een omschrijving van de termijn invoeren.

Indienen na

U kunt hier de datum invoeren waarna de leverancier mag factureren.

Percentage

U kunt hier het percentage invoeren, waarop het systeem het termijnbedrag berekend

Bedrag

U kunt in plaats van een percentage ook het termijnbedrag zelf invoeren.

Bedrag afgeboekt

Hier wordt het termijnbedrag van de inkoopfactuur getoond. U kunt hieraan zien of de factuur reeds geboekt is. De termijn is dan niet meer zichtbaar in de selectievensters. Deze kolom kunt u niet wijzigen.