Exact Financials

Beveiliging

Autorisatie

Uw financiële administratie bevat gegevens welke dienen te worden afgeschermd voor ongeautoriseerd gebruik. Exact Financials beschikt over een aantal mogelijken om uw gegevens optimaal te kunnen beveiligen. Zo kunnen gebruikers worden geautoriseerd gegevens te onderhouden of te raadplegen. Tevens kan worden gedacht aan de rechten om bepaalde acties op deze gegevens te kunnen uitvoeren. Deze rechten kunnen worden vastgelegd per entiteit of per menupad. Verdere verfijning kunt u aanbrengen middels de toepassing van zogenaamde data autorisatie waarbij u aangeeft op welke waarden van een bepaalde entiteit u een medewerker toegang wilt verlenen. Denk hierbij aan een gebruiker die rechten heeft om kostenplaatsbalansen te raadplegen, maar dan alleen voor de hierbij vooraf aangegeven kostenplaatsen. Zie [Autorisatie].

Logboek

Naast uitgebreide autorisatiemogelijkheden en een geavanceerd wachtwoordbeheer, biedt Exact Financials Enterprise de mogelijkheid wijzigingen op stamgegevens te loggen. Zo kunt u bijvoorbeeld de keuze maken om elke wijziging in het veld 'bankrekening' voor een crediteur te registreren in een logboek. Op deze wijze kan dus nooit een bankrekening worden gewijzigd zonder dat dit tevens door een ander persoon wordt beoordeeld (4-ogen principe) Zie [Logboek].

AVG

Exact Financials kan u helpen bij het voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR). Zo kunt u boekjaren verwijderen waarna niet meer gebruikte debiteur/crediteur gegevens verwijderd kunnen worden. U kunt een vervadatum aan documenten koppelen waarmee een filter gelegd kan worden om deze te evrwijderen. Denk hierbij aan documenten waarin persoonsgegevens voorkomen zoals facturen of CV's bij projectmedewerkers.
In de beveiligingsinstellingen AVG kunt u velden markeren waarin mogelijk persoonlijke gegevens voorkomen oormerken en een vervaltermijn definieren. Hierdoor kunt u periodiek een controlelijst genereren waarmee u deze gegevens kunt beoordelen en eventueel anonimiseren, samenvoegen of verwijderen.

Actie logging

Tot slot kunt u in Exact Financials de daarop uitgevoerde activiteiten loggen in de notitie van een bepaalde entiteit. Zo kunt u bijvoorbeeld automatisch een notitie op uw openstaande post aanmaken bij het aanmaken van een aanmaning op een openstaande post. Zie [Actie logging].

Gezien het grote aantal mogelijkheden welke de Exact Financials biedt om uw financiële gegevens te beveiligen en uw autorisatie structuur in te richten, is het raadzaam om vooraf een plan op te stellen alvorens tot inrichting over te gaan.