Contactpersonen aanmaken en onderhouden

Titel, Naam contactpersoon

Hier kunt u de titel en de naamsgegevens van de contactpersoon invoeren.

Functieomschrijving

Hier kunt u de functieomschrijving van de contactpersoon invullen.

Functienaam

Hier kunt u de functie van de contactpersoon selecteren.

Telefoon

Geef hier het telefoonnummer van de contactpersoon in.

Fax

Geef hier het algemene faxnummer van de contactpersoon in.

Mobiele telefoon

Geef hier het mobiele telefoonnummer van de contactpersoon.

Hoofd

Door hier een vinkje te plaatsen, geeft u aan dat deze contactpersoon, de hoofdcontactpersoon is. Als u dit veld aanvinkt voor een contactpersoon, let dan op de taal die u invoert als u met ISO-landcode lay-outs werkt. Als u reeds een andere hoofdcontactpersoon had bij deze relatie, wordt dit ongedaan gemaakt.

Actief

Hier geeft u aan of de contactpersoon nog actief is. Alleen een actieve contactpersoon, kan de hoofdcontactpersoon zijn.

Financiële contactpersoon

Met deze optie kunt u aangeven dat de betreffende contactpersoon als financiële contactpersoon wordt gezien. U kunt slechts één contactpersoon per debiteur als financiële contactpersoon kenmerken. De hoofdcontactpersoon en de financiële contactpersoon kunnen dezelfde contactpersoon zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Bij het afdrukken/mailen van betalingsherinneringen en debiteurenafschriften heeft u de mogelijkheid om deze te versturen naar de financiële contactpersoon. Dit heeft betrekking op het e-mailadres en de aanhef en niet op de adresgegevens van de contactpersoon. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.

E-mail

Zeker wanneer u de gegevens van de hoofdcontactpersoon invoert, is het belangrijk dat u hier het e-mailadress opgeeft. Alleen dan kunt u tijdens het afdrukken van facturen, orderbevestigingen, bestellingen of herinneringen, deze per e-mail versturen. Met het icoon ernaast kunt u direct een e-mail versturen. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.

Manager

Hier kunt u de medewerker invullen die verantwoordelijk is voor deze contactpersoon.

Geslacht

In dit veld kunt u het geslacht van de contactpersoon opgeven.

Taal

Hier geeft u de taal op van de contactpersoon. Deze taal wordt gebruikt bij de ISO-landcode koppeling van lay-outs. Het is dus belangrijk dat u de juiste taal opgeeft indien u daarmee werkt.

Portaal toegang

Door het vinkje achter portaal toegang aan te zetten, verschaft u toegangsrechten aan de contactpersoon tot het klantenportaal (customer portal). Dit veld is alleen aanwezig wanneer u werkt met een geïntegreerd scenario met Exact Synergy.

Sectie Adressen

In deze sectie kunt u de adressen van de relatie waartoe deze contactpersoon behoort, beheren.

 Nieuw

Met deze knop kunt u een nieuw adres toevoegen. 

Bewerken

Met deze knop wordt het onderhoudsscherm voor adressen geopend, U kunt hier een adres wijzigen,

Verwijderen

Met deze knop verwijderd u een adres.

Sectie Externe referenties

In deze sectie kunt u externe referenties van verschillende social media van een contactpersoon toevoegen. U kunt hier bijvoorbeeld de Twitter ID of Facebook ID van een contactpersoon toevoegen. Door te dubbelklikken op de toegevoegde externe referentie wordt de bewuste internetpagina geopend in uw webbrowser of de bewuste applicatie  (indien geïnstalleerd) geopend.

Nieuw

Met dit icoon kunt u een nieuwe externe referentie toevoegen. Bij het toevoegen van een nieuwe externe referentie verschijnt het een neiuwe scherm waarin u het volgende kunt opgeven: 

Type

Hier kunt u het type externe referentie selecteren. U heeft de keuze uit:

• Blogger
• E-mail
• Facebook
• Gtalk
• LinkedIn
• MSN
• Office Communicator
• Skype
• Twitter
• Other

Identificatie

In dit veld kunt u de bij het type geselecteerde social media behorende ID opgeven. Wanneer een contactpersoon bijvoorbeeld het TwitterID 'exactsoftware' heeft dan selecteert u bij 'Type' de optie 'Twitter' en geeft u bij 'Identificatie' de id 'exactsoftware' op.

Bewaren

Nadat u het type heeft geselecteerd en de bijbehorende identificatie heeft opgegeven kunt deze opslaan middels de knop 'Bewaren'

Annuleren

Met deze knop sluit u dit scherm. De ingevulde gegevens worden niet opgeslagen.

Bewerken

Met dit icoon kunt u een externe referentie bewerken. Het scherm ziet er hetzelfde uit als bij het toevoegen van een nieuwe externe referentie.

Verwijderen

Met dit icoon kunt u de externe referentie die u in de sectie 'Externe referenties' heeft geselecteerd verwijderen. Bij het verwijderen wordt eerst om een bevestiging gevraagd.

Creditcard nummer

Geef hier het creditcard nummer van de contactpersoon in. Per contactpersoon kunt u één creditcard nummer invoeren. Als u het creditcard nummer heeft ingevoerd zijn de velden naam op creditcard, type en vervaldatum verplicht. Alleen voor gebruikers met de menu-rechten 'onderhouden debiteuren' is het creditcard nummer zichtbaar.

Naam op creditcard

Hier geeft u de naam op die op de creditcard staat vermeld.

Type

Selecteer hier het type van de creditcard.

Beveligingscode

Geef hier de beveiligingscode in. In eerste instantie is deze security code nog zichtbaar, maar na het kiezen voor bewaren ziet sterretjes staan in dit veld. Dit is om ervoor te zorgen dat de beveiligingscode voor andere gebruikers niet zichtbaar is. Het wijzigen van de beveiligingscode gaat door een nieuwe beveiligingscode in te voeren en vervolgens voor bewaren te kiezen.

Vervaldatum

Als vervaldatum wordt standaard de datum van vandaag ingevoerd.

Hier kunt u het visitekaartje van de contactpersoon koppelen. Met het icoon naast het veld heeft u de mogelijkheid om een afbeelding te selecteren. Als u een gekoppeld visitekaartje wilt verwijderen, klikt u nogmaals op het icoon of u klikt op het visitekaartje. U krijgt dan de mogelijkheid om het te verwijderen of het om het op te slaan.            

Sectie Notities

Hier heeft u de mogelijkheid om een notitie te maken die betrekking heeft op deze contactpersoon.

Groepeer op

Middels deze optie kunt u de aanwezige documenten gegroepeerd laten weergeven. U kunt groeperen op het type van het document of op de datum. Wanneer u de documenten niet wilt groeperen selecteert u de optie 'Geen'.

Sectie Documenten

Hier worden de aanwezige documenten getoond.

Nieuw

Met deze knop kunt u een nieuw document koppelen aan deze relatie. Het onderstaande scherm wordt dan geopend. U kunt het digitale document koppelen, door het te selecteren van een locatie op de harde schijf van uw werkstation, of vanaf de server.

Bewerken

Om een bestaand document te bewerken, selecteert u een regel (document) en klikt u op deze knop.

Verwijderen

U kunt ook een gekoppeld document verwijderen, dat doet u met deze knop. Selecteer eerst het document dat u wilt verwijderen en klik dan op deze knop. Het document is nu van deze relatiekaart verwijderd, maar niet van de oorspronkelijk locatie.

 Zoomen

Indien u de documenten gegroepeerd heeft weergegeven zal deze knop actief zijn. Met deze knop kunt u inzoomen op de gegroepeerde selectie.

 Terug

Wanneer u heeft doorgezoomd kunt u middels deze knop terugkeren.

Indien u een nieuw document gaat toevoegen verschijnt een scherm waar u een bestand kunt selecteren. 

Indien u over de module E-CRM beschikt heeft u de mogelijkheid om hier de activiteiten te bekijken die betrekking hebben op deze contactpersoon.

Type

Hier kunt u een selectie maken op de activiteitsoorten die u wilt tonen.

Status

Met deze optie kunt u een selectie maken op de status van de activiteiten die u wilt tonen. U kunt kiezen of u alleen open, gerealiseerde of alle activiteiten wilt zien.

Prioriteit

Hier kunt u een selectie maken op de prioriteit van een activiteit.

Sectie Activiteiten

Met deze knoppen kunt u een nieuwe activiteit aanmaken. Afhankelijk van op welke knop u drukt, wordt een nieuwe activiteit  aangemaakt. Tevens staat op de knoppen vermeld hoeveel activiteiten van een bepaald activiteitsoort er bij deze contactpersoon aanwezig zijn. Deze activiteitsoorten kunt u zelf aanmaken.

Onderaan het scherm ziet u de activiteiten die aan de opgegeven criteria voldoen. Met de knoppen aan de linkerkant kunt u een activiteit bewerken of verwijderen. 

Op dit tabblad kunt u bekijken welke persoonsgegevens classificaties zijn gekoppeld aan deze contactpersoon en kunt u de classificaties koppelen of ontkoppelen.

Bij het aanmaken van een nieuwe contactpersoon wordt gecontroleerd of er een actieve persoonsgegevens classificatie is waarbij de categorie en type overeenkomen, en waarbij de optie 'Automatisch koppelen' is geselecteerd. Als dat het geval is, wordt die classificatie automatisch aan deze contactpersoon gekoppeld.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden.

Nieuw

Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie koppelen aan deze contactpersoon.

Verwijderen

Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie ontkoppelen van deze contactpersoon. 

Op het tabblad 'Extra' heeft u de mogelijkheid om extra velden te gebruiken. Welke vrije velden aanwezig zijn en welke naam deze hebben kunt u zelf aangeven bij het onderhoud van de vrije velden.

Icoon

Via deze knop opent u het onderhoud van het aanwezige vrije veld waar u de naam van dit vrije veld kunt aanpassen.

Op het tabblad Log kunt u zien welke gegevens er bij deze contactpersoon zijn gewijzigd. U kunt zien wanneer de wijziging heeft plaatsgevonden, wat de oude waarde was en de nieuwe waarde is. Verder kunt u zien wie de wijziging heeft uitgevoerd.