Wenn das Modul E-Invoice Bestandteli Ihrer Lizenz ist, können Sie hier die gewünschten Einstellungen für die Verwaltung Ihrer Fakturierung festlegen. Diese Einstellungen gewährleisten, dass die gesamte Fakturierung so abläuft, wie es Ihren Präferenzen entspricht. Der Fakturierungsprozess kann so eingestellt werden, dass er vereinfacht abläuft oder auch komplexe Abläufe verarbeitet.
Bereich Eingabe
Lieferart
Browserfeld zur Wahl der Standardlieferart. Diese Lieferart wird beim Erfassen einer Rechnung automatisch als Standard vorgegeben.
Hinweis: Wenn im Reiter Finanziell der Debitorenverwaltung eine andere Lieferart an den Debitoren gekoppelt wurde, wird diese bei der Rechnungserstellung zuerst vorgeschlagen, kann aber überschrieben und bei Bedarf in die Debitorenverwaltung übernommen werden.
Standardlager
Browserfeld zur Wahl des Standardlagers. Dieses Lager wird beim Erfassen einer Rechnung automatisch als Standard vorgegeben.
Rechn.-Nr. festlegen
Wählen Sie aus diesem Listenfeld eine der folgenden Optionen aus, um festzulegen, zu welchem Verarbeitungsschritt eine Rechnungsnummer festgelegt werden soll:
- Endgültiger Druck: Die Rechnungsnummer wird erst beim endgültigen Ausdruck einer Rechnung festgelegt.
- Probedruck: Die Rechnungsnummer wird beim Probedruck einer Rechnung festgelegt.
- Bei Eingabe: Die Rechnungsnummer wird bereits bei der Erfassung einer Rechnung festgelegt.
Referenz (Rechnungskorrektur)
Geben Sie die Standardreferenz ein, die beim Verarbeiten von Gutschriften automatisch verwendet wird.
Menge (Standard)
Geben Sie die Standardmenge ein, die beim Anlegen von Rechnungen automatisch vorgegeben wird.
Länge Artikelcode wiederholen
Geben Sie die Anzahl an Zeichen vor, die bei der Wiederholung eines Artikelcodes übernommen werden soll.
Beispiel: Wenn Sie '2' eingeben und der Artikelcode in der Rechnung "CO100" heißt, werden nur die ersten zwei Zeichen, also 'CO', automatisch in die nächste Rechnungszelie kopiert. Über die Enter-Taste wird anschließend das Fenster Artikel aufgerufen, in dem nur die Artikel aufgelistet sind, deren Artikelcode (und/oder Beschreibung) diese Zeichenfolge enthält. Auf diese Weise können Sie den gewünschten Artikel schneller auswählen und die Erfassung der Rechnungen wird beschleunigt. Dies ist in den Fällen sinnvoll, in denen unterschiedliche Artikel mit denselben Zeichen beginnen.
Rechnungsdebitor ändern
Wenn diese Checkbox markiert wird, ist es beim Erfassen einer Rechnung möglich, den in der Debitorenverwaltung gekoppelten Rechnungsdebitor zu ändern.
Überschreitung zulässig
Wenn diese Checkbox markiert wird, können Rechnungen auch für die Debitoren erfasst werden, deren in der Debitorenverwaltung hinterlegtes Kreditlimit bereits überschritten ist.
Prüfung negative Marge
Wenn diese Checkbox markiert wird, werden Sie automatisch gewarnt, wenn ein Artikel eine negative Marge enthält. Eine negative Marge entsteht, wenn der Verkaufspreis eines Artikels geringer ist als der Einkaufspreis. Sie können in diesem Fall entscheiden, ob die Rechnung auf Basis des Verkaufspreises weiter erstellt werden soll.
Rabatt/Übers. Aufschläge
Markieren Sie diese Checkbox, wenn bei der Rechnungserfassung Rabatte oder Aufschläge angezeigt werden sollen.
Rechnungsnummer sperren
Diese Checkbox ist aktivierbar, wenn im Feld
Rechn.-Nr. festlegen die Option
Bei Eingabe gewählt wurde (die Rechnungsnummer wird in diesem Fall bei der Erfassung der Rechnung festgelegt). Markieren Sie die Checkbox
Rechnungsnummer sperren, um die Festlegung dieser Nummer bei der Eingabe zu blockieren.
Hinweis: Die Checkbox Rechnungsnummer sperren ist deaktiviert, wenn im Feld Rechn.-Nr. festlegen die Option Endgültiger Druck oder Probedruck gewählt wurde.
Rechnungskorrektur: Rechnungskurs kopieren
Markieren Sie diese Checkbox, wenn der Wechselkurs aus der ursprünglichen Rechnung in die daraus generierte Gutschrift kopiert werden soll.
Hinweis: Währung und Kurs der Gutschrift können in diesem Fall nicht mehr bearbeitet werden.
Rechnungen mit zugewies. Rechnungsnr. lösch.
Markieren Sie diese Checkbox wenn es erlaubt sein soll, Rechnungen und Dauerrechnungen zu löschen.
Hinweis: Zusätzlich muss ein Anwender über das Funktionsrecht Verkauf: Rechnungen löschen und Verkauf: Dauerrechnungen löschen verfügen, um Rechnungen bzw. Dauerrechnungen löschen zu können.
Bereich Genehmigen
Rechnung genehmigen
Markieren Sie diese Checkbox, wenn Rechnungen vor der Verarbeitung genehmigt werden müssen.
Unterhalb
Wenn die Checkbox
Rechnung genehmigen markiert wurde, ist dieses Feld aktivierbar. Sie können hier einen Betrag eingeben, der '0' oder kleiner '0' ist. Alle Rechnungen (in diesem Fall Gutschriften), deren Beträge unterhalb dieser Eingabe liegen, müssen genehmigt werden.
Größer gleich (>=)
Wenn die Checkbox
Rechnung genehmigen markiert wurde, ist dieses Feld aktivierbar. Sie können hier einen Betrag eingeben, der '0' oder größer '0' ist. Alle Rechnungen, deren Beträge oberhalb dieser Eingabe liegen, müssen genehmigt werden.
Bereich Drucken
Ertragskonto
Wählen Sie aus diesem Listenfeld das Ertragskonto, das beim Erfassen von Rechnungsbewegungen verwendet werden soll:
Wechselkurs
Wählen Sie aus diesem Listenfeld den Zeitpunkt, zu dem der Wechselkurs der Rechnungswährung berechnet werden soll:
- Eingabemoment: Der Wechselkurs wird beim Erfassen der Rechnung berechnet.
- Druckzeitpunkt: Der Wechselkurs wird beim Ausdruck der Rechnung berechnet.
Ertrag: Datum
Wählen Sie aus diesem Listenfeld den Zeitpunkt, zu dem der Ertrag gebucht werden soll:
- Eingabemoment: Der Ertrag wird am Tag der Rechnungserfassung gebucht.
Beispiel: Eine Rechnung wird am 01. Januar 2011 erfasst und am 31. März 2011 ausgedruckt. Das Datum der Ertragsbuchung ist der 01. Januar 2011.
- Druckzeitpunkt: Der Ertrag wird am Tag des endgültigen Drucks der Rechnung gebucht.
Beispiel:Eine Rechnung wird am 01. Januar 2011 erfasst und am 31. März 2011 ausgedruckt. Das Datum der Ertragsbuchung ist der 31. März 2011.
Fibu-Buchung für Beträge
Über dieses Listenfeld wird festgelegt, auf welcher Basis die Fibu-Buchungen angezeigt werden sollen:
- Netto: In der Fibu-Buchung wird der Netto-Rechnungsbetrag (nach Berücksichtigung evtl. Rabatte) angezeigt.
- Brutto: In der Fibu-Buchung wird der Brutto-Rechnungsbetrag angezeigt. In diesem Fall wird in der Buchung eine zusätzliche Zelie für den Rabattbetrag angelegt.
Hinweis: Wenn Sie Brutto wählen, können Sie in der Warengruppenverwaltung das
Rabattkonto festlegen, das für die Rabattbuchung verwendet werden soll.
Siehe: Warengruppen anlegen und verwalten
Debitor gesperrt
Markieren Sie diese Checkbox, wenn es erlaubt sein soll, auch für einen gesperrten Debitor Rechnungen zu drucken. Ist die Checkbox nicht markiert, können für gesperrte Debitoren keine Rechnungen ausgedruckt werden.
Rechnungscode/BA-Kopplung
Wenn die Checkbox
Rechnungscode/BA-Kopplung markiert ist, werden die Rechnungscodes an die zugehörigen Buchungsarten gekoppelt.
Bei der Erfassung können somit nur Rechnungsnummern vergeben werden, die in den Nummerneinstellungen innerhalb der Nummernbereiche der zugehörigen Buchungsarten (BA-Sonstige
➔ Bank ➔ Kasse und BA-Eingangsrechnung) liegen. Die Eingabe im Feld Rechnungsnummer der Nummerneinstellungen kann dann nicht mehr geändert werden.
Bevor die Checkbox aktiviert werden kann, erscheint folgende Warnung:
Haben Sie Rechnungen oder Aufträgen Rechnungsnummern zugeordnet, entsprechen sie eventuell nicht mehr den Buchungsarten, an die die Rechnungen gekoppelt sind.
Wenn die Checkbox Rechnungscode/BA-Kopplung nicht markiert ist, wird bei der Erfassung von Rechnungen, ungeachtet der zugehörigen Buchungsart, die Rechnungsnummer aus dem Feld
Rechnungsnummer der Nummerneinstellungen genommen und um den Faktor '1' hochgezählt.
Bevor die Checkbox deaktiviert werden kann, erscheint folgende Warnung:
Wird diese Einstellung geändert, hängt die nächste Rechnungsnummer von der 'Einstellung Rechnungsnummer ab.
Mehrere Layouts verwenden
Wenn diese Checkbox markiert wird, werden beim Druck von Ausgangsrechnungen Sammellayouts verwendet.
Anschließend ist der Menüpfad
System ➔ Logistik ➔ Layouts ➔ Mehrere Layouts für Rechnungen zu sehen, über den Sie die Sammellayouts anlegen und verwalten können.
Beim Druck der Rechnungen muss in diesem Fall immer ein Sammellayout gewählt werden.
Layout drucken zu E-Mali/E-Invoice
Mit dieser Option können Sie angeben, ob Sie die Rechnung beim Versenden einer Rechnung per E-Mail (oder als elektronische Rechnung) auf Papier ausdrucken möchten.
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden Rechnungen beim Versand per E-Mail (oder als elektronische Rechnung) ebenfalls auf dem Drucker
ausgedruckt.
Wenn Sie die Option deaktivieren, werden die Rechnungen nur per E-Mail (oder als elektronische Rechnung) gesendet und nicht auf dem Drucker
ausgedruckt.
Die Einstellung bezieht sich auf das Drucken / Verarbeiten von Rechnungen und das erneute Senden von Rechnungen über die Rechnungshistorie.
Buchung verarbeiten: Entgültiger Druck
Wenn Sie eine Verkaufsrechnung drucken, wird in der BA Verkauf eine Verkaufsbuchung erstellt. Diese Buchung kann nicht mehr bearbeitet werden und muss noch verarbeitet werden, damit sie endgültig ist. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob die angelegte
Buchung sofort nach dem endgültigen Ausdruck der Verkaufsrechnung verarbeitet werden soll.
Eine Validierung wird dann auch für die analytischen Werte durchgeführt, wenn die Rechnung endgültig gedruckt wird. Mit dieser Validierung wird geprüft, ob die analytischen Werte, wie sie im Abschnitt 'Analytisch erforderlich' in der Sachkontenpflege definiert sind, im Eintrag eingetragen sind. Die Validierung wird auch für die Kostenstellen und Kostenträger durchgeführt, die auf der Registerkarte 'Kostenstellen / Kostenträger' in der Pflege des Sachkontos definiert sind.
Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird die erstellte Verkaufsbuchung nicht automatisch verarbeitet und der analytische Wert wird beim Drucken nicht überprüft. Sie müssen die angelegten Verkaufsbuchungen manuell bearbeiten.
Wenn Sie die Option aktivieren, werden die Verkaufsbuchungen automatisch verarbeitet und die analytischen Werte validiert. Wenn die Validierung nicht erfolgreich ist, wird eine Nachricht angezeigt und die Rechnung wird nicht verarbeitet. Sie müssen dann sicherstellen, dass die erforderlichen Angaben in der Rechnung ausgefüllt sind.
Diese Einstellung gilt für Verkaufsrechnungen und Gutschriftenrechnungen.
Aufeinander folgend: Nummer und Datum der Rechung
Markieren Sie diese Checkbox, um die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum beim endgültigen Druck der Rechnung zu prüfen. Dies gilt für Rechnungen mit sowie ohne Rechnungsnummer. Für die Länder Spanien, Portugal und Italien ist diese Checkbox standardmäßig markiert, für die anderen Länder nicht.
Beispiel 1
Rechnungsdatum A < letztes Rechnungsdatum B
Rechnungsnummer A > letzte Rechnungsnummer B
Beispiel 2
Rechnungsdatum A < letztes Rechnungsdatum B
Rechnungsnummer A > letzte Rechnungsnummer B
Bereich Direktrechnung
Debitor Direktrechnung
Browserfeld zur Wahl des Debitors für Direktrechnungen. Dieser Standarddebitor wird automatisch vorgegeben, wenn Sie eine Direktrechnung erfassen.
Code Direktrechnung
Browserfeld zur Wahl des Codes für Direktrechnungen. Dieser Standardcode wird automatisch vorgegeben, wenn Sie eine Direktrechnung erfassen und kann normalerweise nicht mehr geändert werden.
Hinweis: Wenn die rechts stehende Checkbox Mehrere: Code Direktrechnung
markiert wird, ist das Feld Rechnungscode im Erfassungsfenster der
Direktrechnungen freigeschaltet. Sie können in diesem Fall Direktrechnungen mit unterschiedlichen Codes erfassen.
Rechnungscode: Direktgutschrift
Browserfeld zur Wahl des Rechnungscodes für Direktgutschriften. Dieser Standardcode wird automatisch vorgegeben, wenn Sie eine Gutschrift zu einer Direktrechnung erfassen.
Zahlungsbedingung
Browserfeld zur Wahl der Standardzahlungsbedingung, die in Direktrechnungen vorgegeben werden soll.
Mehrere: Code Direktrechnung
Wenn diese Checkbox markiert wird, ist es möglich, Direktrechnungen mit unterschiedlichen Codes zu erfassen. Wenn Sie z. B. mit mehreren Fliialen arbeiten, legen Sie für jede dieser Fliialen unterschiedliche Codes an. Alle Direktrechnungen können so der Fliiale zugeordnet werden, in der sie verarbeitet wurden.
Bereich Verkaufsprovisionen
Bereich Mahnrechnung
Mahnrechnung Artikel
Browserfeld zur Wahl des Artikels, der beim Generieren von Mahnrechnungen verwendet werden soll.
Hinweis: Für Mahnrechnungen werden nur Artikel mit den Attributen
Text und Verkauf verwendet.
Mahnrechnungscode
Browserfeld zur Wahl des Codes, der beim Generieren von Mahnrechnungen verwendet werden soll.
Mahnrechnung Zahlungsbeding.
Browserfeld zur Wahl der Zahlungsbedingung, die beim Generieren von Mahnrechnungen verwendet werden soll.