One moment please...
 
 
Exact Synergy Enterprise   
 

Overzicht PSA (Professional Services Automation)

De Professional Services Automation functionaliteit is speciaal ontworpen om projectgerichte organisaties een betere controle te geven over de projecten waaraan zij werken. Alle project gerelateerde processen zoals het plannen, uren invoeren en factureren zijn geïntegreerd in Exact Synergy Enterprise. Dit betekent dat u en uw medewerkers alle project gerelateerde informatie altijd en overal kunt inzien.

De voordelen van de Professional Services Automation oplossing zijn:

  • Alle belangrijke projectgerelateerde processen zoals planning, uren invoeren en factureren zijn geïntegreerd in Exact Synergy Enterprise.
  • Snel en efficiënt plannen op basis van de capaciteit van de medewerkers vanuit één scherm.
  • Online plannen en realiseren van uren is beschikbaar voor alle medewerkers. 
  • Het efficiënt verwerken van facturen.

Opmerking: Wanneer u nu gebruikt maakt van de SDK Timesheet oplossing, dan kunt u de bestaande data migreren vanuit de SDK Timesheet naar Exact Synergy Enterprise PSA door het migratie script te downloaden.  De volgende data zal gemigreerd worden:

  • De klanttarieven tabel
  • Interne tarieven tabel
  • Projecttarieven tabel
  • Bulk Projectplanning tabel
  • Factuurmethode op de projectkaart

Beschrijving

Om gebruik te maken van de Professional Services Automation oplossing dient u ervoor te zorgen dat uw rollen overeenkomen met de rollen welke gespecificeerd zijn in de algemene instellingen. Deze rollen dienen op bedrijfsniveau te staan.

Een projectplanning met de Professional Services Automation oplossing kan de volgende stappen passeren:

Algemene instellingen definiëren

--->

Project inrichting

--->

Project planning

--->

Uren invoeren

--->

Factureren & Facturen corrigeren

--->

Overzichten
Voordat u de Professional Services Automation oplossing gaat gebruiken, dient u eerst de algemene instellingen te definiëren.

Deze instellingen bepalen welke gebruiker toegang heeft tot de verschillende activiteiten van Urenregistratie & Factureren, zoals het aanmaken van projecttarieven en het goedkeuren van uren. Daarnaast kunt u de verschillende typen verzoeken instellen welke Exact Synergy Enterprise automatisch zal genereren voor bijvoorbeeld creditnota's en bezoekkosten.

U kunt ook de factuurcode instellen welke u wilt gebruiken bij het importeren van de facturen in Exact Globe. Het is mogelijk om de factuurcode van de divisie of van het project te gebruiken. Wanneer divisie geselecteerd is, dan zal de factuurcode gedefinieerd worden op de divisiekaart (bij het veld Factuurcode). Anders dient u de factuurcode te definieren op de projectkaart (bij de factureringsmethode).
  1. Instellingen PSA
  2. Aanmaken en bewerken van divisies
  3. Aanmaken en bewerken van projecten

Opmerking: De verzoektypes worden automatisch aangemaakt in de database. In hoofdstuk 2 van de Exact Synergy Enterprise Professional Services Automation Solution Manual kunt u hier meer over lezen. Het is echter ook mogelijk om uw eigen voorkeuren hiervoor te gebruiken.
De Professional Services Automation oplossing maakt gebruik van de standaard project administratie zoals deze wordt gebruikt in Exact Synergy Enterprise. U kunt budgetten en projecttarieven aanmaken voor uw bestaande projecten.
  1. Het aanmaken en bewerken van projecttarieven
  2. Het aanmaken en bewerken van budgetten voor projecten
Daarnaast is het ook mogelijk om klanttarieven aan te maken, deze geven aan welk bedrag u in rekening brengt voor de geleverde diensten bij een specifieke klant.
  1. Het aanmaken en bewerken van klanttarieven
Tenslotte is het ook mogelijk om interne verrekentarieven aan te maken. Hiermee kunt u tarieven bepalen welke gebruikt worden voor uw medewerkers. Dit is enkel bedoeld voor rapportage doeleinden.
  1. Het aanmaken en bewerken van medewerkertarieven
Deze tarieven kunnen worden verfijnd voor verschillende projecten en specifieke termijnen. Dit zorgt ervoor dat altijd het juiste tarief wordt gebruikt voor facturatie en rapportage.
Een efficiënte projectplanning hangt vaak af van het type project en de geleverde diensten. Echter het is altijd belangrijk om snel en efficiënt te plannen. De Professional Services Automation oplossing geeft u de mogelijkheid om het project vanuit één scherm te plannen. Op deze manier heeft u direct inzicht in de roosters van uw medewerkers en de beschikbaarheid. Het is mogelijk om een medewerker te selecteren en in te plannen gebaseerd op verschillende criteria zoals vaardigheden, kennis, afdeling en meer. Een medewerker kan gepland worden voor een specifieke periode direct vanuit het overzicht van het rooster. Voor het gemak is het ook mogelijk om een bulkplanning te maken voor meerdere medewerkers in één keer.
  1. Overzicht van de projectplanning
  2. Het aanmaken van een bulk projectplanning
Om uurboekingen gemakkelijker te maken moeten zij efficiënt en snel ingevoerd kunnen worden. Met de Urenregistratie & Factureren oplossing kunnen medewerkers op een online pagina de uren indienen. Daarnaast kunnen zij de geplande uren zien en realiseren. Tevens is het mogelijk om uren en kosten in te dienen voor projecten waarvan zij lid zijn. Uren kunnen worden ingediend via de knop Invoer uren. Deze knop kunt u vinden op de medewerkerskaart. Daarnaast kunt u uren invoeren via Project/Invoer/PSA/Invoer uren.
  1. Invoer uren
De Professional Services Automation oplossing geeft de financieel manager en de project manager toegang tot de gerealiseerde uren. Hierdoor kunnen zij alle twee de uren goedkeuren zodat ze gefactureerd kunnen worden. Deze oplossing biedt u tevens een gebruiksvriendelijk scherm waarin de facturen worden getoond. Zo kunt u de facturen tot in detail bekijken, de uren en bezoekkosten selecteren per project en ze aanpassen wanneer nodig.  Ingevoerde uren kunnen worden goedgekeurd of afgekeurd via verzoeken. Deze verzoeken worden aangemaakt wanneer de manager de planning maakt. Daarnaast kunnen de uren worden goedgekeurd via Project/Overzichten/PSA/Goedkeuren uren.
  1. Overzicht van uren welke goedgekeurd of afgekeurd moeten worden
Ingevoerde uren welke zijn goedgekeurd kunnen vervolgens gefactureerd worden.
  1. Overzicht van de te factureren uren - voor projecten van het type = Nacalculatie.
  2. Overzicht van de te factureren termijnverzoeken - voor projecten van het type = Vast.
Fouten in facturen kunnen worden gecorrigeerd door creditnota's aan te maken via Project/Overzichten/PSA/Creditnota's.
  1. Overzicht van Creditnota's
Met de Urenregistratie & Factureren oplossing kunnen verschillende rapporten gegenereerd worden. Zo kunt u een rapport bekijken over het gebruik van het budget en de medewerkers capaciteit. Daarnaast kunt u zelf rapporten maken door gebruik te maken van de integratie met Microsoft Reporting Services.
  1. Overzicht urenverantwoording
Er zijn verschillende overzichten en zoekopdrachten welke kunnen worden verkregen vanuit Exact Synergy Enterprise:
  1. Overzicht van klanttarieven - U kunt de klanttarieven bekijken welke aangemaakt zijn voor een specifieke debiteur.
  2. Overzicht van medewerkertarieven - U kunt de tarieven bekijken welke zijn aangemaakt voor een medewerker.
  3. Overzicht van projecttarieven - U kunt de tarieven bekijken welke zijn aangemaakt voor een specifiek project.
  4. Overzicht van projecttarieven - U kunt budgetten bekijken welke zijn aangemaakt voor een specifiek project.
  5. Het zoeken naar medewerkertarieven - U kunt zoeken naar budgetten welke zijn aangemaakt. Hier kunt u rekening houden met een divisie, kostenplaats, manager of medewerker.
  6. Projecttarieven zoeken - U kunt zoeken naar projecttarieven welke zijn aangemaakt. Hier kunt u rekening houden met een divisie, kostenplaats, manager, medewerker, project, debiteur en begin- en einddatum.
 
De Professional Services Automation oplossing maakt gebruik van een background job, ExactProcess.exe (Exact.Timesheet.Core). Deze zorgt ervoor dat de facturen worden geïmporteerd in Exact Globe Next. De back office instellingen dienen hiervoor correct gedefinieerd te worden. Voor meer informatie hierover, zie Exporting Exact PSA requests and project budgets from Exact Synergy Enterprise to Exact Globe Next.

Gerelateerd document

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 20.876.237
 Assortment: Exact Synergy Enterprise  Date: 04-10-2021
 Release:  Attachment:
 Disclaimer