Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen] kunt u algemene instellingen onderhouden. Dit is onder andere de koersweergave, uw periode-datumtabel en uw talen.
U beschikt over de volgende secties:
Sectie Standaard
Standaardvaluta
De standaardvaluta van uw administratie is NIET meer te wijzigen nadat er mutaties of budgetregels (zoals bijvoorbeeld MRS-regels en MRP-regels) zijn aangemaakt. Het is aan te raden om na het aanmaken van de administratie eerst de standaardvaluta correct in te stellen, en vervolgens pas de overige stamgegevens en instellingen te definiëren. U kunt zelf bepalen in welke valuta u, uw administratie voert in dit geval is de standaardvaluta de US Dollar. De precisie die gebruikt wordt voor het herwaarderen betreft de precisie die u heeft opgeven bij het onderhoud van de standaardvaluta die u hier gedefinieerd heeft.
Koersweergave
Deze instelling is alleen beschikbaar indien uw standaardvaluta een andere valuta is dan Euro. Is uw valuta Euro dan heeft u automatisch de standaardweergave. Deze instelling is tevens alleen wijzigbaar indien er nog geen transacties hebben plaatsgevonden in uw administratie.
Hier heeft u de keuze uit twee mogelijkheden waarop u koersen kunt laten weergeven:
- Standaard (rechter keuze) Dit is de standaardweergave hierbij wordt de standaardvaluta als 1 beschouwd.
- Angelsaksisch (linker keuze) Angelsaksische weergave hierbij wordt de vreemde valuta op 1 gesteld.
Publieke rapport directory
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u beschikt over de module E-report, en wanneer u beschikt over het functierecht 'Bewaar E-report in een publieke directory'. In dit veld kunt u een publieke directory invullen die gebruikt wordt om zelfgemaakte rapporten te bewaren. Op deze manier bent u in staat om de zelfgemaakte rapporten te delen met andere gebruikers.
Sectie Periode- en boekjaarcontrole
Boekjaar
In deze sectie ziet u uw laagste en hoogste boekjaar. Tevens kunt u uw standaardboekjaar wijzigen in de kolom 'Standaard'. Het standaard boekjaar is het boekjaar dat wordt voorgesteld bij het opvragen van financiële overzichten.
Periode-datumtabel
Via het icoon kunt u direct doorzoomen naar het onderhoud van uw periode-datumtabel.
Controle: Afgesloten perioden
Middels deze optie kunt u aangeven of u de controle op boeken in gesloten periodes wilt laten plaats vinden op 'Datum', of op 'Rapportage datum'. Het is aan te bevelen om perioden waarin niet meer mag worden geboekt af te sluiten. Het is niet noodzakelijk, maar vergroot de beheersbaarheid en helpt om vergissingen te voorkomen.
Tevens is deze instelling van invloed op het verwerken van het resultaat. Hier selecteert u een datumtraject waarvoor u het resultaat wilt verwerken. Als u deze instelling op 'Datum' zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua boekingsdatum binnen het traject vallen. Als u deze instelling op 'Rapportagedatum' zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua rapportagedatum binnen het traject vallen.
Deze instelling is ook van toepassing op de voorraadwaardering en voorraadherwaardering. Het aanpassen van deze instelling kan invloed hebben op de voorraadwaarde. De gevolgen hiervan kunnen vergeleken worden met het wijzigen van het waarderingssysteem.
Verwerken resultaat
U heeft de keuze uit Op periode of Jaarlijks. Indien u Op periode selecteert worden de resultaatboekingen aangemaakt op de laatste dag van de geselecteerde periode. Indien u kiest voor Jaarlijks worden de resultaatboekingen aangemaakt op de laatste datum van het financiële boekjaar.
Sectie Opschonen
Boekingsbestanden
In Exact Globe Next maakt u boekingen onder [Financieel, Invoer, ....]. Deze boekingen resulteren in grootboekmutaties en blijven inzichtelijk en te bewerken door op bijvoorbeeld een grootboekkaart een mutatie te selecteren en op de knop 'Boeking' te klikken. U kunt dus altijd historische boekingen/journaalposten bekijken, evenals de mutaties in het grootboek die daaruit zijn voortgekomen. Beide gegevens worden opgeslagen in verschillende tabellen.
Deze informatie neemt uiteraard opslagcapaciteit in beslag. Natuurlijk is het voor uw huidige boekingsperiode uitermate belangrijk om informatie zo veilig mogelijk te bewaren terwijl die urgentie voor reeds afgesloten periodes of afgeronde boekingen wat lager is.
Hier kunt u instellen welke historische boekingen/journaalposten van u mogen worden verwijderd. Voor de duidelijkheid: u verwijdert hiermee de initiële boeking, niet de daaruit voortgekomen mutaties in het grootboek. Het betekent dat u de boeking vervolgens niet meer kunt openen en/of wijzigen door gebruik te maken van de knop 'Boeking' op bijvoorbeeld de grootboekkaart.
De omvang van uw database zal niet verkleinen door het verwijderen van de boekingen. Microsoft SQL server reserveert namelijk opslagruimte, welke nooit zal afnemen. Wel creëert het verwijderen van boekingen weer nieuwe opslagruimte binnen de bestaande database, waardoor deze voorlopig niet hoeft te groeien.
U heeft de keuze uit 4 opties:
- 'Nooit': Dit is de standaardinstelling. Boekingen worden op geen enkele manier opgeschoond.
- 'Na verwerken boekingen': Boekingen die via menupad [Financieel, Invoer, Verwerken] zijn verwerkt worden opgeschoond.
- 'Na verwerken resultaat': Verwerkte boekingen die via menupad [Systeem, Financieel, Verwerken resultaat] zijn verwerkt worden opgeschoond.
- 'Na sluiten periode': Verwerkte boekingen worden opgeschoond nadat de periode is gesloten, zie [Systeem, Algemeen, Instellingen] onder optie 'Algemene Instellingen' de knop 'Periode-datumtabel'.
Op het moment dat u de instelling verandert van 'Nooit' naar een andere verschijnt er een waarschuwing met de vraag of u wilt doorgaan. Als u vervolgens op 'Nee' klikt, blijft de instelling zoals die was. Klikt u op 'Ja' dan wordt de geselecteerde opschoonactie direct opgestart en uitgevoerd. Alle verwerkte boekingen worden dan verwijderd. Let u op: afhankelijk van de omvang van uw database kan dat enige tijd in beslag nemen en het verdient dan ook aanbeveling dat op een rustig moment te doen.
Indien u gewend bent verwerkte boekingen achteraf te bewerken, is ons advies geen opschoning uit te voeren. Indien het achteraf bewerken van verwerkte boekingen binnen uw organisatie niet voorkomt, kunt u op de hierboven beschreven manier opslagcapaciteit besparen. Hoewel u de opgeschoonde boekingen achteraf niet kunt bewerken houdt u wel de mogelijkheid om de financiële mutatie te wijzigen via de wijzigfunctie of via analytisch boekhouden.
Sectie Omschrijvingen in zoekvensters
Omschrijving veld 1-5
Als uw bedrijf onderdeel is van een internationaal geheel of wanneer u internationale werknemers heeft, kunt u gebruik maken van de mogelijkheid om omschrijvingen van grootboekrekeningen, artikelen, valutasoorten en andere stamgegevens in meerdere talen te voeren. U kunt hier in totaal 5 talen selecteren waarvoor u omschrijvingen in zoekvensters wilt toekennen. U kunt er natuurlijk ook minder selecteren. U kunt een taal selecteren door gebruik te maken van het vergrootglas.
Bij het onderhoud van het betreffende stamgegevens beschikt u dan achter het veld 'Omschrijving' over het icoon 
. Met dit icoon opent u een nieuw scherm waarin u de omschrijving in de andere talen kunt opgeven.
Sectie CRM
Deze sectie is alleen zichtbaar als u e-CRM in uw licentie heeft.
Aanvraag: Inactief
Het request dat ingevuld staat bij 'Aanvraag inactief' is het soort request dat wordt aangemaakt als een relatie op inactief gezet wordt.
Beoordeling
Het cijfer dat bij beoordeling staat is de beoordeling die een relatie standaard krijgt als hij wordt aangemaakt. De beoordeling kunt u wijzigen.
Sector
De sector die hier is ingevuld wordt standaard gebruikt bij het aanmaken van nieuwe relaties. De keuze van sectoren komen uit het onderhoud sectoren.
Grootte
De grootte die hier is ingevuld wordt standaard gebruikt bij het aanmaken van nieuwe relaties. De beschikbare groottes die u kunt selecteren komen uit onderhoud grootte.
Classificatie
De ingevulde classificatie wordt standaard gebruikt bij het aanmaken van nieuwe relaties. De classificaties komen uit onderhoud classificatie.
Aanvraag: Lead
Als u voor een suspect een request aanmaakt van dit type, wordt de relatie automatisch op het type lead gezet.
Sectie Exact Synergy/Exact Synergy Enterprise
Exact Synergy opties
De uitwisseling van gegevens tussen uw Exact Globe Next database en de Synergy database vindt plaats middels XML bestanden. Met deze optie kunt u aangeven welke versie van Synergy u gebruikt. Wanneer u gebruik maakt van Exact Synergy Enterprise, selecteert u 'Exact Synergy Enterprise'. Wanneer u gebruik maakt van Exact Synergy selecteert u 'Exact Synergy'. Deze instelling is van belang om de gegevensuitwisseling tussen uw Exact Globe Next database en de Synergy database correct te laten verlopen. Wanneer u niet zeker weet met welke versie van Synergy u werkt kunt u dit nakijken in uw Synergy licentie gegevens. Wanneer de artikelcodes beginnen met de letters 'YA' werkt u met Exact Synergy Enterprise, en wanneer deze beginnen met de letters 'WW' werkt u met Exact Synergy.
Web-adres
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u niet beschikt over de XML module. Wanneer u over de XML module beschikt kunt u deze instelling terugvinden in de sectie 'Downloads' van de XML Server-instellingen. Voor de integratie met Exact Synergy Enterprise is het van belang dat het webadres van Exact Synergy Enterprise gedefinieerd kan worden in Exact Globe Next. In dit veld kunt u het web adres van de Exact Synergy omgeving invullen.
Sectie Central Master Data Management
Deze sectie is alleen aanwezig wanneer SE0150 - Central Master Data Management in uw licentie aanwezig is. De instellingen in deze sectie zijn alleen actief wanneer u in de sectie 'Exact Synergy/Exact Synergy Enterprise' de optie 'Exact Synergy Enterprise' heeft geselecteerd.
Wanneer u een bedrijf heeft met meerdere divisies hebben al die divisies hun eigen gegevens in Exact Globe Next. Een relatie kan bijvoorbeeld meerdere keren voorkomen, omdat er meerdere divisies zaken doen met deze relaties. Om ervoor te zorgen dat de juiste beslissingen worden gemaakt is het van belang om dat deze gegevens juist zijn.
In het Central Master Data Management (CMDM) systeem worden de stamgegevens op één centrale plek onderhouden, in Exact Synergy Enterprise. U wijzigt de stamgegevens in Exact Synergy Enterprise en deze wijzigingen worden vervolgens real-time gesynchroniseerd naar de Exact Globe Next administraties van de divisies.
Om ervoor te zorgen dat dit proces correct verloopt dienen deze stamgegevens centraal in Exact Synergy Enterprise te worden onderhouden, en niet in de betreffende Exact Globe Next administraties. Middels deze instelling kunt u ervoor zorgen dat voor deze administratie de stamgegevens niet in Exact Globe Next, maar in Exact Synergy Enterprise worden onderhouden.
Wanneer u deze opties aanvinkt heeft u minder rechten op de velden bij het onderhoud van het betreffende stamgegeven, en kunnen acties zoals het aanmaken, bijwerken, verwijderen, kopiëren en vernummeren niet worden uitgevoerd. De velden, knoppen en iconen bij het onderhouden van deze stamgegevens zijn dan niet actief, niet aanwezig of de melding "Geen rechten" wordt getoond. Tevens is het dan niet mogelijk om de stamgegevens bij te werken vanuit de andere invoerschermen. Bijvoorbeeld bij het aanpassen van een medewerker in een verkooporder. Wanneer u in de kopregel van de verkooporder de medewerker aanpast vraagt Exact Globe Next (afhankelijk van de kolominstellingen) of u de medewerker meteen wilt aanpassen bij het onderhoud van de betreffende debiteur. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt deze vraag niet gesteld en de gegevens worden dan ook niet bijgewerkt in het stamgegeven, maar alleen in het invoerscherm waar u de gegevens wijzigt.
Verder zijn voor ook de knoppen 'Bijwerken' en 'Verwijderen' in het scherm 'Selecties/Acties' niet actief, en zijn de knoppen 'Nieuw' en 'Verwijderen' in het selectiescherm bij het onderhouden van de contactpersonen niet actief. Daarnaast zijn ook de iconen
Nieuw,
Bewerken en
Verwijderen op het tabblad 'Contact' bij het onderhoud van de debiteuren, crediteuren en relaties niet actief wanneer deze instelling is aangevinkt.
Met de optie 'Vrije velden' kunt u aangeven dat u tevens de vrije velden van die stamgegevens wilt uitwisselen. De velden zijn alleen actief wanneer u voor het betreffende stamgegeven heeft aangegeven dat u gebruik wilt maken van Central Master Data Management.
Wanneer u de optie 'Vrije velden' bij dat stamgegeven aanvinkt is het niet langer mogelijk om de vrije velden bij het onderhoud van dat stamgegeven in Exact Globe Next te onderhouden. Dit dient immers centraal in Exact Synergy Enterprise uitgevoerd te worden. De optie 'Vrije velden' bij 'Relaties' heeft betrekking op de vrije velden bij relaties en contactpersonen. De optie 'Vrije velden' bij 'Artikelen' heeft betrekking op de vrije velden bij de artikelen.
Sectie Verwerkingsserver
Deze sectie is van toepassing op de
'EGN Background Process' oplossing voor het verwerken van gegevens via ELIS,
en is alleen aanwezig wanneer de EGN Background Process oplossing in ELIS
is geactiveerd. Voor meer informatie, zie
Het activeren en deactiveren van oplossingen in Exact Lightweight Integration
Server (ELIS).
Hier kunt u aangeven welke verwerkingstaken uitgevoerd dienen te worden via
de EGN Background Process oplossing. In de tabel hieronder wordt
toegelicht welke gevolgen het aan- of uitvinken van deze instellingen heeft:
|
Verkooporderafhandeling
|
Facturen verwerken
|
Uitleg
|
|
Aangevinkt
|
Aangevinkt
|
Zowel de taken voor het leveren van de verkooporder
met het aanmaken van de factuur als de factuurverwerking wordt verstuurd
naar de EGN Background Process oplossing.
|
|
Aangevinkt
|
Uitgevinkt
|
Alleen de taak voor het leveren van de verkooporder
met het aanmaken van de factuur verstuurd naar de EGN Background
Process oplossing.
Bij het afdrukken van de verkooporder is de optie
Facturen afdrukken uitgevinkt omdat de taak voor het leveren van
de verkooporder met het aanmaken van de factuur nog opgepakt dient te
worden door ELIS zodat de taak voor de factuurverwerking pas op een
later moment uitgevoerd kan worden.
|
|
Uitgevinkt
|
Aangevinkt
|
De taak voor het leveren van de verkooporder met
het aanmaken van de factuur wordt op de reguliere wijze uitgevoerd
De taak voor de factuurverwerking wordt verstuurd
naar de EGN Background Process oplossing.
|
|
Uitgevinkt
|
Uitgevinkt
|
Zowel de taken voor het leveren van de verkooporder
met het aanmaken van de factuur als de factuurverwerking worden op de
reguliere wijze uitgevoerd.
|
Sectie Exact Purchase to Pay
Deze sectie is alleen aanwezig wanneer de Exact Purchase to Pay Integration
oplossing in ELIS is geactiveerd voor de betreffende Exact Globe Next
administratie. Voor meer informatie zie
Installatie Exact Purchase to Pay Integration in Exact Lightweight Integration
Server (ELIS).
In deze sectie kunt u aangeven of bepaalde stamgegevens gesynchroniseerd
moeten worden naar Exact Purchase to Pay. Door de betreffende optie aan te
vinken geeft u aan dat u de betreffende stamgegevens wilt synchroniseren.
Middels het veld Filter kunt u een selectie maken welke stamgegevens
worden gesynchroniseerd. Met het
pictogram start u
de synchronisatie.
Filter
De filter functionaliteit is niet beschikbaar voor Crediteur. U kunt u
een selectie maken middels een SQL selectie op de tabel en de kolom. Deze mag
maximaal uit 255 karakters bestaan.
Voorbeeld:
Alleen grootboekrekeningen met de nummers 0001 en 0005 moeten worden
gesynchroniseerd: grtbk.reknr in ('0001', '0005')
Na het opgeven van een filter dient u eerst op Bewaren te klikken voordat het
pictogram actief
wordt.
Wanneer u geen filtercriteria opgeeft worden worden de stamgegevens op basis
van de standaard criteria gesynchroniseerd. Voor meer informatie, zie
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?.
Synchroniseren
naar Exact Purchase to Pay
Met dit pictogram start u de synchronisatie. Wanneer u tijdens het
synchronisatieproces de instellingen sluit wordt de synchronisatie gestopt. Bij
het opnieuw openen van de instellingen wordt de synchronisatie niet hervat, maar
dient u weer op het
pictogram te klikken om de synchronisatie opnieuw te starten. Wanneer u een
ongeldige filter heeft opgegeven wordt hiervan een melding getoond.
Niet-definitieve facturen synchroniseren
Met deze instelling kunt u aangeven of gewijzigde en heropende
(niet-definitieve) facturen in Exact Purchase to Pay worden
gesynchroniseerd met Exact Globe Next wanneer deze nog niet definitief en
gefiatteerd zijn. Wanneer deze instelling is aangevinkt geldt het volgende:
- Niet-definitieve facturen die zijn aangemaakt in Exact Purchase to
Pay worden in Exact Globe Next met meegenomen in de btw-aangifte en
betalingen. Deze facturen kunnen teven niet worden bewerkt in Exact Globe
Next. Wanneer u deze probeert te bewerken of verwijderen wordt de volgende
melding getoond: "Niet toegestaan: Exact Purchase to Pay factuur".
- Bij het aanpassen van de factuur in Exact Purchase to Pay wordt de
factuur in Exact Globe Next aangepast bij de volgende synchronisatie.
- Facturen die in Exact Purchase to Pay worden aangepast van
niet-definitieve factuur naar definitieve factuur kunnen niet meer worden
aangepast. Na de synchronisatie naar Exact Globe Next worden deze als
normale inkoopfacturen gezien.
- Niet-definitieve en definitieve facturen kunnen altijd worden
geannuleerd in Exact Purchase to Pay. Wanneer een niet-definitieve
factuur in Exact Purchase to Pay wordt geannuleerd, wordt de
bijbehorende factuur in Exact Globe Next ook geannuleerd. Bij het
annuleren van een definitieve factuur in Exact Purchase to Pay wordt
de bijhorende factuur in Exact Globe Next niet verwijderd. Dit is ook van
toepassing op het heropenen van definitieve facturen. De bijbehorende
factuur in Exact Globe Next is dan niet te bewerken.
Sectie Exact Expense Management
Deze sectie is alleen aanwezig wanneer de Exact Expense Management
oplossing in ELIS is geactiveerd voor de betreffende
Exact Globe Next administratie. Voor meer informatie zie
Installatie Exact Expense Management in Exact Lightweight Integration Server
(ELIS).
In deze sectie kunt u aangeven of bepaalde stamgegevens gesynchroniseerd
moeten worden naar Exact Expense Management. Door de betreffende optie aan te
vinken geeft u aan dat u de betreffende stamgegevens wilt synchroniseren.
Middels het veld Filter kunt u een selectie maken welke stamgegevens
worden gesynchroniseerd. Met het
pictogram start u de synchronisatie.
Filter
U kunt u een selectie maken middels een SQL selectie op de tabel en de kolom.
Deze mag maximaal uit 255 karakters bestaan.
Voorbeeld: Alleen kostenplaatsen waarvan de code begint met 001 moeten worden
gesynchroniseerd: kstpl.kstplcode like '001%'
Na het opgeven van een filter dient u eerst op Bewaren te klikken
voordat het
pictogram actief wordt.
Wanneer u geen filtercriteria opgeeft worden worden de stamgegevens op basis
van de standaard criteria gesynchroniseerd. Voor meer informatie, zie
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?.
Synchroniseren naar Exact Expense Management
Met dit pictogram start u de synchronisatie. Wanneer u tijdens het
synchronisatieproces de instellingen sluit wordt de synchronisatie gestopt. Bij
het opnieuw openen van de instellingen wordt de synchronisatie niet hervat, maar
dient u weer op het
pictogram te klikken om de synchronisatie opnieuw te starten. Wanneer u een
ongeldige filter heeft opgegeven wordt hiervan een melding getoond.
Bijlagen
Schakel dit selectievakje in om de synchronisatie van bijlagen vanuit Exact Expense Management naar Exact Globe+ in te schakelen en te starten. Dit wordt toegepast wanneer u nieuwe uitgaven aanmaakt of bestaande uitgaven opnieuw verzendt.
Sectie Portaal inloggegevens van de hoofd
contactpersoon
Domein / Gebruikersnaam / Wachtwoord
Deze velden zijn alleen aanwezig voor gebruikers met de administrator rol.
Deze velden zijn verplicht om in te vullen.
U dient deze velden in te vullen met de Exact customer portal inloggegevens van de hoofd contactpersoon.
Op basis van deze gegevens wordt er maandelijks een controle uitgevoerd op
een licentie-update en wordt de licentie van de administratie automatisch
bijgewerkt. Iedere maand (wanneer de eerste gebruiker met de Administrator rol de administratie opent op de eerste dag van de maand) wordt de controle op een nieuwe licentie uitgevoerd en wordt de licentie bijgewerkt.
Sectie Toegestane bestandstypen
Bestandsextensies (Bijlagen)
Voer de bestandsextensie(s) in die kunnen worden gebruikt voor de documentverkenner in Exact Globe+. Als u een document bijvoegt met een bestandstype dat niet in dit veld is gedefinieerd, krijgt u een foutmelding. Laat dit veld leeg als alle bestandstypen zijn toegestaan.