7.10*: Finance - Onderhouden: Machtiging
[Finance: Bankieren, Stamgegevens, Onderhoud, Machtigingen]
Om te kunnen incasseren is het noodzakelijk dat u hiervoor machtigingen registreert. In het onderhoud machtigingen kunt u per debiteur een machtigingen vastleggen. Iedere machtiging moet een uniek machtigingkenmerk hebben. In de financiële instellingen kunt u op het tabblad 'Verkoop' een masker vastleggen waarmee in een nieuwe machtiging het machtigingskenmerk voor gevuld wordt.
In het voorloopscherm worden de bestaande machtigingen getoond. Wanneer u een bestaande machtiging wilt onderhouden kunt u selecteren op 'Debiteur', 'Machtigingskenmerk', 'SEPA: Reekstype' of 'Actief'.
De velden
Debiteur
Selecteer de debiteur waar u een machtiging voor wilt aanmaken. Voordat u een machtiging/incassoregeling in Exact Financials aanmaakt, moet u de betaalwijze en uiteraard het bankrekening-/gironummer van de betreffende debiteur aangeven in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud].
Banknummer
Dit veld wordt gevuld met het primaire bankrekeningnummer van de debiteur.
Tabblad - Algemeen
Omschrijving
Geef een toepasselijke omschrijving voor de regeling in.
Bank/Giro
Geef aan op u op een bank of girorekening wilt incasseren.
Dagboek
Selecteer het bank- of giroboek van waaruit de incasso wordt uitgevoerd. Hiermee geeft u uw eigen bankrekening aan waarop de gedncasseerde bedragen gestort moeten worden. Tijdens het incasseren geeft u aan voor welke bankrekening u een incassobestand wenst aan te maken.
Omschrijving 1/2
Voer eventueel extra omschrijvingen in voor opmerkingen die in het incassobestand geplaatst moeten worden. Tijdens het incasseren kan (indien gewenst) deze omschrijving aan de incasso opdracht worden meegegeven. Deze omschrijving ziet uw klant vervolgens terug op zijn/haar bankafschrift.
Termijnincassocode
Koppel indien gewenst een termijnincassocode aan de incassoregeling. Termijnincasso’s worden alleen utgevoerd op openstaande posten waarvan de betaalwijze ‘termijnincasso’ is. Incassoregelingen worden uitgevoerd op openstaande posten waarvan de betaalwijze ‘incasso’ is. Zie ook [Termijnincasso].
Actief
Markeer het aankruisvak 'Actief' als de incassoregeling uitgevoerd mag worden bij het opstarten van de incasso procedure. Alleen actieve incassorelingen worden meegenomen in de incasso procedure.
Aanpassen betaalwijze
Geef aan of u de standaard betaalwijze in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud] wilt aanpassen bij het opslaan van de regeling indien deze niet gelijk is aan de waarde ‘incasso’ of ‘termijnincasso’. Als u deze optie markeert en u heeft een termijnincassocode gekoppeld aan de incassoregeling, dan wordt de standaard betaalwijze van de debiteur op ‘termijnincasso’ gezet. Indien u geen termijnincassocode koppelt aan de regeling en u markeert deze optie, dan zal bij het opslaan van de regeling de standaard betaalwijze van debiteur worden gewijzigd in ‘incasso’. Zie ook [Termijnincasso].
Gebruik banknummer uit openstaande post
Als een debiteur meerdere bankrekeningen heeft waarvan u bedragen wenst te incasseren, dient u deze optie te markeren en dient u tijdens het invoeren van de (verkoop)boekingen het gewenste bankrekeningnummer aan te geven. Als geen specifieke bankrekening aan de boeking/ openstaande post wordt meegegeven, zal als nog het standaard bankrekening nummer als aangegeven in het veld ‘bank/giro’ worden gebruikt.
Tabblad - SEPA
Bij gebruikmaking van SEPA, dienen onderstaande mandaatgegevens te worden vastgelegd in de incassoregeling.
Machtigingskenmerk
Leg hier het unieke nummer van uw machtiging vast. U kunt een code hanteren van maximaal 35 posities. Er is geen richtlijn opgesteld op welk wijze de nummering dient plaats te vinden, feit is echter dat elke machtiging (mandaat) moet zijn voorzien van een uniek nummer. Het unieke kenmerk zal in iedere incassotransactie worden meegegeven. Hoewel ieder vrij is om een uniek kenmerk aan de machtiging mee te geven, is het binnen Exact Financials Enterprise mogelijke een uniek kenmerk te laten generen op basis van een voorgedefinieerd masker. Dit masker definieert u in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] onder het tabblad verkoop. Standaard wordt er een kenmerk gegenereerd conform het volgende masker: TEXT ('Administratie', "999999") + TEXT ('Debiteur', "9999999999") + TEXT (YEAR (CURRENT (DATE)) * 10000 + MONTH (CURRENT (DATE)) * 100 + DAY (CURRENT (DATE)), "99999999"). Gebruikmaking van dit masker leidt tot een uniek kenmerk dat als volgt is samengesteld: "Administratienummer"+"Debiteurennummer"+"Datum van aanmaken". Als u geen gebruik van het masker wenst te maken, dan kunt u het masker leeg maken.
Datum ondertekening
Bij overgang naar SEPA, zal de datum van ondertekening van het mandaat moeten worden vastgelegd. Reeds vastgelegde machtingen mogen worden vastgelegd met de "conversiedatum" van 01-11-2009.
Schema (SEPA)
Geef aan of u incasseert middels CORE of B2B.
Reekstype
Geef hier aan welk type machtiging het betreft. Deze informatie wordt meegegeven bij het aanmaken van het SDD bestand.
- Eerste
Geef "eerste" aan, als deze machtiging bij de eerst volgende incassorun leidt tot een eerste keer van incasseren. Bij het verrichten van de incassorun, wordt het incassotype automatisch bijgewerkt naar de status "vast". Zie [Finance: Bankieren, Incasso, Verrichten].
- Eerste/Vast
Zodra een machtiging voor de eerste keer wordt geïncasseerd, wordt het type gewijzigd van "eerste" naar "eerste/vast". Bij een tweede incassering wordt de waarde "eerste/vast" overgezet naar de waarde "vast". De reden hiervan is dat Exact Financials bij eventuele storneringen in staat moete zijn om niet alleen de openstaande posten wederom te heropenen, maar ook het incassotype bij een eventuele stornering weer terug te kunnen zetten naar "eerste". Zie [Automatisch storneren van incasso's]
- Eenmaal
Geeft hier "eenmaal" als incassotype aan als het een éénmalige incasso betreft. Als de eenmalige incasso is verricht in [Finance: Bankieren, Incasso, Verrichten], dan wordt de incassoregeling automatisch op inactief gezet.
- Laatste
Geef hier de waarde "laatste" als de komende incassorun de laatste is run is die plaatsvindt op deze machting. Als de laatste incasso is verricht in [Finance: Bankieren, Incasso, Verrichten], dan wordt de incassoregeling automatisch op inactief gezet.
- Vast
Geef de waarde "vast" mee als het om een doorlopende machting gaat, waarbij op reguliere basis bedragen worden geïncasseerd.
Bijwerken: Oorspronk.
Zie 'Kenmerk machtiging (Oorspronk.)'.
Kenmerk machtiging (oorspronk.)
Als u beslist om een wijziging in het nummer van uw mandaat kenmerk door te voeren, wordt hier handmatig het originele mandaat kenmerk vastgelegd. Middels de optie "Bijwerken: oorspronkelijk" heeft u de mogelijkheid om het originele kenmerk van de machting handmatig te wijzigen indien u dit wenst. Bij het verrichten van de incassorun in [Finance: Bankieren, Incasso, Verrichten] wordt het oude mandaatkenmerk aan de export meegegeven. Als u bij het verrichten van de run de optie "bijwerken incassoregelingen" markeert, wordt dit veld automatisch leeggemaakt, zodat bij het verichten van een volgende run de export het veld "orgineel mandaatkenmerk" leeglaat; immers er is dan geen sprake van een wijziging.
Banknummer (Oorspronk.)
Als u het primaire bankrekeningnummer in onderhoud debiteuren wijzigt en er is sprake van een gekoppelde machtiging, dan zal het banknummer (oorspronkelijk) automatisch worden gevuld met het originele bankrekeningnummer. Middels de optie "Bijwerken: oorspronkelijk" heeft u de mogelijkheid om het originele banknummer te wijzigen indien u dit wenst. Bij het verrichten van de incassorun in [Finance: Bankieren, Incasso, Verrichten] wordt het oude bankrekeningnummer aan de export meegegeven. Als u bij het verrichten van de run de optie "bijwerken incassoregelingen" markeert, wordt dit veld automatisch leeggemaakt, zodat bij het verichten van een volgende run de export het veld "orgineel bankrekeningnummer" leeg wordt gelaten; immers er is dan geen sprake meer van een wijziging.
Gewijzigd: Datum
Dit veld toont de datum waarop de laatste wijziging in het mandaat is doorgevoerd. Zodra het mandaat op inactief wordt gezet, toont de datum laatst gewijzigd de datum waarop het mandaat is geinactiveerd. Als er wijzigigingen op een inactief mandaat worden doorgevoerd, dan wordt de datum van de laatste wijziging niet verandert. Dit betekent dat deze datum na inactivering altijd gelijk is aan de datum waarop het mandaat is gede-activeerd. Digitaal geadministreerde Europese incassomachtingen moeten minimaal 14 maanden nadat de machtiging is ingetrokken worden bewaard volgens de regels van de Europese incasso. Verwijder dus alleen machtingen waarvan de de status "inactief" is en de datum gewijzigd langer terug gaat dan 14 maanden ten op zichte van het moment van verwijdering.
Tabblad - Documenten
Koppel de gewenste documentatie. Zie ook: [Documenten Koppelen]. Voor incassoregelingen kunnen bijvoorbeeld de door de klant getekende machtigingsformulieren worden gekoppeld.
Exact Financials Enterprise >
Debtor banking > SEPA: Direct Debet/Incasso/Domiciliëring > Machtigingen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
17.495.032 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
14-07-2015 |
| Release: |
7.10 |
Attachment: |
|
| Disclaimer |