Exact Financials

Systeem - Algemene Verordening Gegevensbescherming: Labelen

[Systeem: Beveiliging, AVG, Labelen, Onderhoud]

Middels deze applicatie geeft u aan welke velden binnen diverse tabellen (mogelijk) persoonsgebonden gegevens bevatten. Persoonsgebonden gegevens refereren aan een natuurlijk persoon. Entiteiten als bedrijven en ondernemingen refereren aan een niet-natuurlijk persoon en bevatten geen persoonsgegevens ofwel persoonsgebonden gegevens.
 
Tabel-ID

Voor de volgende tabellen kunnen velden worden gelabeld:

• Debiteuren
• Crediteuren
• Projectmedewerkers

Voor de aangegeven tabellen worden alleen de velden gegelabeld welke door u aan deze matrix worden toegevoegd. Verwijdert u een veld, dan is het desbetreffende veld niet gelabeld. 

Browse-ID
Druk op de knop "toevoegen" om een subtabel binnen de geselecteerde tabel aan te geven. Voor crediteuren kunt u kiezen voor orderadres, bankrekening of eigenschapswaarde. Bij debiteuren betreft het de subtabellen afleveradres, bankrekening en eigenschapswaarde. Voor projectmedewerkers kan de subtabel eigenschapswaarde worden gekozen. Als u hier geen subtabel aangeeft, dan kunt u onder "Veld-id" velden uit de hoofdtabel toevoegen.

Tabel (Browse)
De omschrijving van de onder het veld browse-id gekozen subtabel wordt weergegeven in de kolom "Tabel (Browse)". Als u voor een bepaalde tabel eigenschapswaarden wenst te labelen, dan zullen alleen de aangegeven velden van die eigenschapswaarden worden gelogd die in [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Eigenschappen] zijn gemarkeerd als natuurlijk persoon. Hetzelfde is van toepassing op adrestypen: alleen de adrestypen die in [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Adrestypen] als "natuurlijk persoon" zijn vastgelegd worden gelogd.

Veld-ID 
Gebruik de knop toevoegen om velden toe te voegen voor de aangegeven (sub)tabel. U kunt meerdere velden tegelijkertijd selecteren.

Veld
De omschrijving van de onder het veld-id gekozen veld wordt weergegeven in de kolom "Veld".

AVG
Gelabelde velden met de waarde "altijd", "meestal" of "soms" worden altijd gelogd. Bij de waarden "altijd" en "meestal" wordt voor het gelogde veld aangegeven dat het een natuurlijk persoon (persoonsgegeven) betreft. Als u de waarde "soms" meegeeft, wordt een wijziging in het desbetreffende veld eveneens gelogd maar dan standaard met de waarde niet-natuurlijk gegeven. Bij controle van de gegevens, kunt u achteraf aangeven of het ook daadwerkelijk om een persoonsgebonden gegeven gaat of niet.

Voorbeeld
Telefoonnummers van ZZP'ers kunnen worden gekwalificeerd als persoonsgegeven. Telefoonnummers van bedrijven worden niet gekwalificeerd als persoonsgebonden gegeven. Dus als u naar alle debiteuren in uw bestand kijkt zal het veld "telefoon" wisselend gevuld zijn met de gegevens van een natuurlijk persoon dan wel een niet natuurlijk persoon. U kenmerkt het veld "telefoon" voor de tabel debiteuren. Als u aangeeft dat dit veld "meestal" is gevuld met een persoonsgebonden gegeven, dan zal de waarde van dit veld bij wijziging standaard worden gekenmerkt als natuurlijk. Als u aangeeft dat dit veld "soms" is gevuld met een persoonsgebonden gegeven, dan zal de waarde van dit veld bij wijziging standaard worden gekenmerkt als niet natuurlijk. Bij controle kunt u de standaard waarde wijzigen.

Verloopt (Dagen)
Geef aan hoeveel dagen na aanmaken/wijziging van dit veld de waarde van dit veld dient te worden gecontroleerd. Bij het wijzigen van de waarde van het aangegeven veld wordt de zogenaamde vervaldatum van het gegeven berekend op basis van de datum van wijziging met daarbij het aantal dagen opgeteld zoals hier aangegeven. Als u niet aangeeft na hoeveel dagen de waarde van het veld verloopt, dan wordt het gegeven wel gelogd, maar wordt er bij wijziging van het veld geen vervaldatum berekend.

Waarde (anoniem)
Als u besluit om waarden binnen gegevens te anonimiseren, dan kunt u hier aangeven welke omschrijving u aan de geanonimiseerde velden wenst mee te geven. Zo kunt u bijvoorbeeld als geanonimiseerde omschrijving "** AVG" meegeven. Nadat de veldwaarde is geanonimiseerd, zal als inhoud van het geanonimiseerde veld de waarde "** AVG" worden getoond.

Exact Financials > Inrichting Systeem > AVG > Beheer van persoonsgegevens > Systeem, beveiliging, AVG, Labelen, Onderhoud