Servicecontracten kunnen van belang zijn voor professionele handels- en zakenrelaties. Servicecontracten zijn contracten welke de verwachtingen van klanten en hun leveranciers bevatten. Een servicecontract is niet verplicht voor het verlenen van service.
Een servicecontract kan meerdere serviceconfiguraties bevatten alsook meerdere typen van contractafspraken welke gerelateerd zijn aan het contract en/of (delen van) serviceconfiguraties. Hieronder wordt uitgelegd hoe servicecontracten kunnen worden aangemaakt.
Bij het aanmaken van een servicecontract factuur, wordt de factuur aangemaakt voor een bepaalde factuur frequentie periode tot aan de vervaldatum. Dit is niet van toepassing wanneer het contract is beëindigd voor de aanmaakdatum van de factuur.
Sectie Relatie
Divisie
Vul een divisie in of selecteer deze in het zoekscherm. Standaard wordt hier uw divisie ingevuld.
Contractklant
Voer hier de contractklant voor het servicecontract in. Dit is een verplicht veld.
Opmerking: Dit veld kunt u niet meer bewerken nadat het contract is bewaard.
Contactpersoon
Voer hier de contractpersoon voor het servicecontract in. Dit is een verplicht veld.
Serviceadres
Voer hier het serviceadres voor het servicecontract in. Dit is een verplicht veld.
Contactpersoon: Sleutel
Voer hier de contractpersoon in welke toegang kan verlenen tot de fysieke locatie van de serviceconfiguratie. Deze persoon heeft bijvoorbeeld de sleutel of toegangscode waarbij toegang verkregen kan worden tot de locatie. Het invoeren van dit veld is optioneel.
Sectie Algemeen
Template
Voer hier de template in voor het servicecontract. Het is mogelijk om contracttemplates aan te maken. Deze kunnen handig zijn wanneer regelmatig contracten worden aangemaakt. Dit kan het aanmaken van een nieuw servicecontract aanzienlijk versnellen en verkleind de kans op fouten bij de invoer van een nieuw servicecontract.
Opmerking: Dit veld kan niet meer worden aangepast nadat het contract
is opgeslagen.
Contractnummer
Vul een contractnummer in voor het contract. Dit is een verplicht veld.
Opmerking: Dit veld is alleen aanwezig bij het aanmaken van een
service contract.
Project
Voer hier het project in voor het servicecontract. Het project kan worden gebruikt om informatie te clusteren van verschillende contracten.
Type contract
Voer hier het contracttype in voor het servicecontract. Een contracttype kan worden gebruikt om contracten te clusteren met dezelfde karakteristieken
Kostenplaats
Voer hier de kostenplaats in voor het servicecontract. Deze kostenplaats wordt gebruikt in financiële transacties welke zijn gerelateerd aan het contract.
Kostendrager
Voer hier de kostendrager in voor het servicecontract. Deze kostendrager wordt gebruikt in financiële transacties welke zijn gerelateerd aan het contract.
Status
Selecteer hier de status voor het contract. Het contract kan de status Concept, Voorgesteld, Actief, Afgekeurd of Gesloten hebben. Alleen actieve contracten worden getoond bij het valideren van serviceactiviteiten, bij het aanmaken van preventieve onderhoudsverzoeken of bij het genereren van periodieke contractfacturen. Standaard wordt hier Voorgesteld getoond.
| |
Factuur |
Prolongatie |
Index |
Bewerken |
| Concept |
|
|
|
V |
| Voorgesteld |
|
|
V |
V |
| Actief |
V |
V |
V |
|
| Afgekeurd |
|
|
|
|
| Geblokkeerd |
|
|
V |
V |
| Afgehandeld |
|
|
|
|
Begindatum
Typ of selecteer de begindatum van het servicecontract.
Einddatum
Typ of selecteer de einddatum van het servicecontract.
Laatste (Prolongatiedatum)
Hier wordt de laatste prolongatiedatum van het servicecontract getoond. Indien het contract nog niet is geprolongeerd, dan wordt hier 'Nooit' getoond.
Sectie Indexatie
Indexatie status
Selecteer of u dit servicecontract wilt indexeren. Wanneer u Geblokkeerd
selecteert, wordt het servicecontract niet geïndexeerd. Om het servicecontract
te kunnen indexeren selecteert u de optie Niet geblokkeerd. Standaard is
de optie Niet geblokkeerd geselecteerd.
Indexatie maand
Selecteer de maand waarin de indexatie van dit servicecontract uitgevoerd
dient te worden. U kunt dit veld ook leeg laten wanneer u geen maand wilt
selecteren.
Indexatie: Type
Selecteer het type indexatie voor dit servicecontract. Selecteer Indexeren
met percentage of Index met bedrag. Standaard is Indexeren met
percentage geselecteerd.
Indexatie: Percentage
Geef het indexatie percentage op. Dit veld is verplicht.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar wanneer bij Indexatie:
Type de optie Indexeren met percentage is geselecteerd.
Indexatie: Bedrag
Geef het indexatie bedrag op. Dit veld is verplicht.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar wanneer bij Indexatie:
Type de optie Indexeren met bedrag is geselecteerd.
Laatste (Indexatie datum)
Dit betreft de datum waarop het servicecontract voor het laatst geïndexeerd
is. Wanneer het servicecontract nog nooit is geïndexeerd wordt hier Nooit
getoond. Wanneer er één service afspraak is geïndexeerd wordt hier die datum
getoond. Wanneer er twee of meer service afspraken zijn geïndexeerd met
verschillende datums, dan wordt de indexatie datum getoond van de afspraak die
als laatste is geïndexeerd. Bijvoorbeeld: Service afspraak A (eerste indexatie)
is geïndexeerd op 3 maart 2015 en service afspraak B (tweede indexatie) is
geïndexeerd op 28 februari, dan wordt bij dit veld 28-2-2015 getoond. U kunt dit
veld niet aanpassen.
Sectie Contractfacturatie
Factuurdebiteur
Voer hier de factuurdebiteur in voor het servicecontract. Dit is een verplicht veld.
Facturatiestatus
Selecteer Geblokkeerd of Niet Geblokkeerd voor het servicecontract. Als Geblokkeerd is geselecteerd, dan worden geen facturen gegenereerd voor dit contract. Standaard is Niet geblokkeerd geselecteerd.
Valuta
Hier wordt de valuta getoond.
Betalingsconditie
Selecteer een betalingsconditie voor dit servicecontract. De
betalingscondities worden opgehaald uit Exact Globe Next. Voor meer informatie,
zie
Betalingscondities aanmaken en onderhouden.
Selectie code
Geef een selectiecode op voor het servicecontract. Afhankelijk van de
instelling Selectiecode verplicht
in de sectie Contract instellingen
van de service management instellingen is dit een verplicht veld.
Voor meer informatie over zie
Instellingen definiëren voor Service management. De getoonde
selectiecodes zijn afhankelijk van de divisie van het contract.
Groepering factuurregel
Selecteer Volgens afspraak of Geen groepering voor het servicecontract. Dit heeft geen gevolgen voor het niveau van factuur (voorstel) regels welke worden aangemaakt. Standaard wordt hier Volgens afspraak getoond.
Factuur regel sortering
Geef aan hoe de factuurregels gesorteerd dienen te worden.
U heeft de keuze uit Standaard sortering en Volgens regelnummer.
Wanneer u Volgens regelnummer selecteert, worden de afspraken
gesorteerd op het regelnummer (de kolom Regel nr. in de sectie
Afspraken) wanneer het factuurvoorstel wordt gegenereerd. Standaard is de
optie Standaard sortering geselecteerd.
Hhet systeem berekent bij het factureren van het servicecontract, de
korting op afspraak die is gekoppeld aan de service afspraak. Wanneer de
optie Standaard sortering is geselecteerd, wordt de volgende tabel
gehanteerd voor het bepalen van de prioriteit van de afspraken:
|
Prioriteit
|
Factuurfrequentie
|
Korting soort
|
|
1
|
Contract
|
Vast bedrag
|
|
2
|
Contract
|
Percentage
|
|
3
|
Eenmalig
|
Vast bedrag
|
|
4
|
Eenmalig
|
Percentage
|
Bijvoorbeeld:
Afspraak 1: Bedrag 1,000 Euro
- Afspraak 1 – [Korting contract vast bedrag 80]: 1000 - 80 = 920
- Afspraak 1 – [Korting contract vast bedrag 50]: 920 – 50 = 870
- Afspraak 1 – [Korting contract percentage 10%]: 870 – 87 = 783
- Afspraak 1 – [Korting contract percentage 5%]: 783 – 39.15 = 743.85
- Afspraak 1 – [Korting eenmalig vast bedrag 100]: 743.85 – 100 =
643.85
- Afspraak 1 – [Korting eenmalig percentage 20%]: 643.85 – 128.77 =
515.08
Wanneer bij Factuur regel sortering de optie Volgens
regelnummer is geselecteerd wordt bij het berekenen van het
factuurvoorstel de volgorde van het soort afspraken 'korting' en 'korting op
afspraak' gehanteerd. Het systeem berekent de afspraken die zijn gekoppeld
aan een 'korting op afspraak', en dan de kortingsafspraken.
Voorbeeld:
Kortingsvolgorde alleen met kortingsafspraken:
Afspraak 1: Bedrag 1,000 Euro
- Afspraak 1 – [Korting eenmalig vast bedrag 100]: 1000-100 = 900
- Afspraak 1 – [Korting eenmalig percentage 20%]: 900–180 = 720
- Afspraak 1 – [Korting contract percentage 10%]: 720-72 = 648
- Afspraak 1 – [Korting contract vast bedrag 80]: 648-80= 568
- Afspraak 1 – [Korting contract vast bedrag 50]: 568-50= 518
- Afspraak 1 – [Korting contract percentage 5%]: 518–25.90 = 492.10
Voorbeeld
Kortingsvolgorde alleen met korting op afspraak en kortingsafspraken:
Afspraak 1: Bedrag 2,000 Euro (Verreken korting op afspraak, gevolgd door
korting afspraak)
- Afspraak 1 – [KOA eenmalig vast bedrag 50]: 2000–50 = 1950
- Afspraak 1 – [KOA contract percentage 10%]: 1950–195 = 1755
- Afspraak 1 – [Discount eenmalig vast bedrag 100]: 1755–100= 1655
- Afspraak 1 – [Discount eenmalig percentage 20%]: 1655–20% = 1324
- Afspraak 1 – [Discount contract percentage 10%]: 1324–132.40 =
1191.60
- Afspraak 1 – [Discount contract vast bedrag 80]: 1191.60–80 =
1111.60
- Afspraak 1 – [Discount contract vast bedrag 50]: 1111.60–50 =
1061.60
- Afspraak 1 – [Discount contract percentage 5%]: 1061.50–53.08 =
1008.42
Factuurtype
Selecteer Begindatum + facturatie-interval (regel) of Vaste dag interval (regel) om het aanmaken van periodieke factuurvoorstellen voor servicecontracten in te stellen. Standaard staat hier Begindatum + facturatie-interval (regel) geselecteerd. In dit geval wordt de begindatum + de factuurfrequentie van de afspraakregel gebruikt om de details van het factuurvoorstel te berekenen.
Bij een vaste dag interval wordt met een vaste dag gerekend. Als dus de dag staat op 4 januari, dan wordt het factuurvoorstel berekend tot en met 3 januari.
Factuurfrequentie
Selecteer Jaarlijks, Maandelijks, Elke 4 weken, Wekelijks of Eenmalig om de factuurfrequentie in te stellen voor het servicecontract. Standaard staat hier Jaarlijks geselecteerd.
Facturatiedag voor jaarlijkse factuur
Selecteer de maand en de dag welke worden gebruikt om de periode en het bedrag te berekenen voor facturatie.
Opmerking: Dit veld wordt alleen getoond als Vaste dag interval (regel) staat geselecteerd bij Factuurtype
en Jaarlijks bij Factuurfrequentie.
Facturatiedag voor maandelijke factuur
Selecteer de dag welke wordt gebruikt om de periode en het bedrag te berekenen voor facturatie.
Opmerking: Dit veld wordt alleen getoond als Vaste dag interval (regel) staat geselecteerd bij Factuurtype
en Maandelijks bij Factuurfrequentie.
Facturatiemaand
Selecteer de maand en de dag welke worden gebruikt om de periode en het bedrag te berekenen voor facturatie.
Opmerking: Dit veld wordt alleen getoond als Vaste dag interval (regel) staat geselecteerd bij Factuurtype
en Halfjaarlijks bij Factuurfrequentie.
Gefactureerd tot
In dit veld wordt de datum getoond waarop het contract voor het laatst is gefactureerd.
Sectie Monitor
Bij het bekijken van de kaarten wordt de titel van deze sectie niet getoond.
Bij het aanpassen van de kaart wordt de titel van de sectie wel getoond.
Documenten
Klik hier om een overzicht te bekijken van documenten die gerelateerd zijn
aan dit servicecontract. Voor meer informatie, zie
Overview of documents.
Opmerking: Deze hyperlink is alleen beschikbaar bij het bekijken van
een servicecontract.
Rapporten
Klik hier om de rapporten te bekijken die die gerelateerd zijn aan dit
servicecontract. Voor meer informatie, zie Overview of Reports - Reporting Services Integration.
Opmerking: Deze hyperlink is alleen beschikbaar bij het bekijken van
een servicecontract.
Service configuratie
Klik hier om de lijst met service configuraties voor dit servicecontract te
bekijken. Voor meer informatie, zie
Zoeken naar serviceconfiguraties in Service managment.
Opmerking: Deze hyperlink is alleen beschikbaar bij het bekijken van
een servicecontract.
Service activiteiten
Klik hier om de lijst met service activiteiten voor dit servicecontract te
bekijken. Voor meer informatie, zie
Overzicht van serviceactiviteiten voor Service management.
Opmerking: Deze hyperlink is alleen beschikbaar bij het bekijken van
een servicecontract.
Sectie Servicefacturatie
Uw referentie
Vul een referentie in voor het servicecontract. De informatie die u hier invult, wordt weergegeven op de factuur in Exact Globe Next wanneer het service contract in Exact Synergy Enterprise is gefactureerd.
Opmerking: Dit veld kan alleen bewerkt worden als
als de status van het service contract Actief is.
Factuurregel opmerking
Geef hier de opmerking op voor de factuur van dit
servicecontract. De opmerking wordt bijgewerkt in de factuurregels van de
factuur in Exact Globe Next wanneer de service factuur in Exact Synergy wordt
aangemaakt. In Exact Globe Next kunt u dit veld toevoegen in het artikelblok van
de factuurlay-out.
De Factuurregel opmerking wordt niet getoond in het factuurvoorstel in
Exact Synergy Enterprise. Zodra het factuurvoorstel is gegenereerd en gefactureerd in Exact
Globe Next, kunnen de factuurregel opmerkingen in de factuur niet meer worden
aangepast.
Opmerking: Dit veld kan alleen worden aangepast bij
een service contracten met de status Actief.
Factuurdebiteur 1
Voer hier de factuurdebiteur in voor het servicecontract. Dit is een verplicht veld.
Factuurdebiteur 1 2, Factuurdebiteur 2 3, Factuurdebiteur 3 4, Factuurdebiteur 4 5
Deze alternatieve factuurdebiteuren kunnen worden geselecteerd bij het factureren van servicegerelateerde omzet.
Sectie Configuraties
Deze sectie toont alle servicecontract artikelen en configuratieartikelen
voor het servicecontract. Service contract artikelen kunnen worden toegevoegd
aan dit contract via de knop Toevoegen. U kunt de details van de service
configuratie artikelen bekijken en aanpassen door erop te klikken. Voor meer
informatie, zie
Editing service configuration items for Service management.
Opmerking:
- Servicecontract artikelen en configuratie artikelen kunnen alleen aan
het contract worden toegevoegd nadat u het contract heeft opgeslagen.
- De knop Toevoegen is alleen beschikbaar als de status van het
service contract Actief of Voorgesteld is.
Sectie Afspraken
Deze sectie toont de service afspraken voor dit servicecontract. Service
afspraken kunnen worden toegevoegd door op Toevoegen te klikken. Om de
service afspraken te bekijken, bewerken of verwijderen kunt u op de
serviceafspraak klikken. Bij wijzigingen in het regelnummer van de afspraak,
heeft dit invloed op de sortering van de afspraak. De afspraken worden als volgt
getoond:
- Afspraken die nog actief zijn (de einddatum van de afspraak is nog niet
verstreken)
- Vervallen afspraken die nog niet zijn gefactureerd (de einddatum van de
afspraak is later dan de huidige datum, maar de afspraak is nog niet
gefactureerd).
- Inactieve afspraken (afspraken die nog niet gestat zijn)
Wanneer u bij het veld Factuurregel sortering de optie Volgens
regelnummer heeft geselecteerd, kunt u de afspraken sorteren door ze te
verplaatsen middels de
en
iconen.
Voor meer informatie, zie
Aanmaken en bewerken van afspraken voor Service management.
Sectie Vervallen afspraken
Deze sectie toont de afspraken die zijn vervallen, maar nog niet zijn
gefactureerd (de einddatum van de afspraak is later dan de huidige datum,
maar de afspraak is nog niet gefactureerd).