Exact Globe+

Het werken met toeslagen en kortingen

Introductie

In de praktijk is het gebruikelijk dat bedrijven extra toeslagen toepassen of kortingen geven boven op de verkoopprijzen van artikelen of diensten. De extra kosten of kortingen kunnen oplopen afhankelijk van bijvoorbeeld lokale wettelijke verplichtingen, bijkomende verzendkosten, of speciale prijsafspraken tussen de verkoper en de koper.

Met SE1225 E-Toeslagen & Kortingen beschikt u over een oplossing om beter inzicht te krijgen in de verkoopbedragen van de verschillende verkooptransacties. De toeslagen of kortingen die u toepast op uw verkooptransacties worden apart geregistreerd waardoor het voor u inzichtelijk is wat de verkoopbedragen zijn en wat de toeslag/kortingsbedragen zijn.

Via het menupad [Systeem, Logistiek, Toeslagen/Kortingen] kunt u kortingen en toeslagen aanmaken op basis van regels en condities die u automatisch kunt toepassen op de verkooptransacties. Eenmaal ingericht kunnen de toeslagen worden toegepast op orderniveau, waarbij de toeslag van toepassing is op de gehele order, zoals bijvoorbeeld bij een verzendingstoeslag. Daarnaast kunnen de toeslagen ook worden toegepast op regelniveau, waarbij u kunt aangeven of een bepaalde toeslag van toepassing is op een artikel of een groep artikelen. Kortingen kunt u toepassen op orderniveau. Zo kunt u bijvoorbeeld een bepaalde korting geven op een order wanneer de afnemer in hetzelfde land is gevestigd als uw bedrijf.

Uitleg

Wanneer u gebruik wilt maken van toeslagen en kortingen dient u over de module SE1225 E-Toeslagen & Kortingen te beschikken.

Het aanmaken kortingen en toeslagen

Voordat u kunt gaan werken met toeslagen en kortingen dient u eerst de toeslagen/kortingen aan te maken. Bij het aanmaken van de korting/toeslag dient u een aantal algemene zaken op te geven. Dit betreft een code en een omschrijving, maar ook een valutacode en artikelgroep. De artikelgroep bepaalt welke grootboekrekeningen gebruikt worden om de toeslag of korting op de registeren. 

Bij het definitief afdrukken van de factuur wordt de omzetrekening van de artikelgroep gebruikt. Wanneer u in de toeslag heeft aangegeven dat er een leveringsboeking gegenereerd dient te worden wordt bij het leveren van de order en bij het verwerken van een directe factuur een leveringsboeking aangemaakt. Hiervoor worden de kostprijs verkopen en voorraadrekening van de artikelgroep gebruikt.

Vervolgens kunt u in de toeslag/korting de condities bepalen op het tabblad 'Condities'. Middels de condities kunt u aangeven wanneer de korting of toeslag toegepast dient te worden. Op basis van deze condities wordt tijdens de invoer van de offerte, order of factuur bepaald of de betreffende toeslag/korting van toepassing is. Middels deze condities kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de toeslag/of korting alleen toegepast dient te worden wanneer een order binnen een bepaalt datumtraject valt, of bijvoorbeeld wanneer het netto orderbedrag groter is dan een bepaald bedrag.

Op het tabblad 'Toeslagen/Kortingen' van de toeslag/korting kunt u aangeven of het een toeslag of een korting betreft. Tevens kunt u aangeven of deze betrekking heeft op de kopregel van de offerte/order/factuur, of op de regels. Verder kunt u een methode selecteren waarmee u aangeeft of de toeslag/korting een vast bedrag of een percentage betreft, welk bedrag/percentage dit is, welke BTW-code gebruikt dient te worden, etc.

Meer informatie over het aanmaken van toeslagen en kortingen: Toeslagen en kortingen aanmaken en onderhouden.

Invoeren van verkooptransacties

Nadat u de toeslagen en/of kortingen heeft aangemaakt worden deze toegepast bij het invoeren van offertes, orders en facturen. In de verschillende schermen kunt u in de kolominstellingen aangeven of de velden voor de toeslagen/kortingen getoond dienen te worden. Dit betreft de kolommen 'Regeltoeslagen' en 'Toeslagen'.

Deze twee kolommen tonen informatie over de regeltoeslagen die van toepassing zijn op de betreffende offerte/order/factuurregel. De kolom 'Regeltoeslagen', toont het totaalbedrag (in de valuta van de factuur) aan regeltoeslagen dat van toepassing is voor deze regel. De regeltoeslagen worden berekend op het moment dat u de regel heeft ingevuld en de regel verlaat. Wanneer er toeslagen van toepassing zijn wordt in de kolom 'Toeslagen' een -icoon getoond. Door erop de klikken kunt u de detailgegevens van de voor die regel toegepaste toeslagen bekijken.

De kopregeltoeslagen die van toepassing zijn kunt u bekijken in het kortingen/opslagenscherm dat u kunt openen via de knop 'Specifiek' onderin de offerte, order of factuur. In dit scherm worden tevens de regeltoeslagen gegroepeerd per toeslagcode en BTW-code getoond. De gegevens van de regeltoeslagen kunt u in dit scherm niet aanpassen maar alleen bekijken. Voor de kopregeltoeslagen kunt u in dit scherm alleen de verkoopprijs en de BTW-code aanpassen. Tevens kunt u nieuwe kopregeltoeslagen toevoegen.

Het leveren van een order

Wanneer u een order levert (of een directe factuur afdrukt) is het afhankelijk van de optie 'Genereren leveringsboeking' bij het onderhoud van de toeslag, of er een leveringsboeking wordt aangemaakt voor de betreffende toeslag. Voor deze leveringsboeking worden de kostprijs verkopen en voorraadrekening van de artikelgroep (die aan de toeslag is gekoppeld) gebruikt.

Het afdrukken van een factuur

Bij het afdrukken van de factuur wordt de toeslag/korting geregistreerd op de omzetrekening van de artikelgroep (die aan de toeslag is gekoppeld).

De toeslag/kortingsinformatie toevoegen op de lay-outs

Op de lay-outs van de offertes, orderbevestigingen, RMA order bevestigingen, pakbonnen en facturen is het blok 'Regeltoeslagen' beschikbaar voor het afdrukken van de regeltoeslagen. Wanneer er voor één orderregel meerdere regeltoeslagen van toepassing zijn worden deze als een aparte regel afgedrukt onder de verkoopregel.

De kopregeltoeslagen/kortingen en het totaal aan regeltoeslagen zoals deze zichtbaar zijn in het korting/opslagen scherm, kunt u toevoegen op de lay-outs middels het opslagenblok

Aandachtspunten

Wanneer u werkt met toeslagen en kortingen dient u rekening te houden met de volgende aandachtspunten:

• Wanneer de offerte of orderregel wordt gesplitst tijdens het leveren of wanneer u de regel splits via het MRP scherm, dan worden de regeltoeslagen ook gesplitst. Door afrondingen met betrekking tot BTW berekening tijdens het splitsen is het mogelijk dat er een klein verschil aanwezig is in het totaal toeslagbedrag voor en na het splitsen.
• Bij het afhandelen van een order worden de regeltoeslagen bijgewerkt. Hierbij zijn de volgende situaties mogelijk:
  • De orderregel is geleverd en gefactureerd: Er wordt niets gewijzigd in de regeltoeslagen.
  • De orderregel is geleverd, maar niet gefactureerd: Alleen wanneer de orderregels worden aangepast waardoor de nettoprijs van de orderegel veranderd worden de regeltoeslagen herberekend
  • De orderregel is niet geleverd en niet gefactureerd: Het aantal in de orderregel wordt aangepast naar 0. Hierdoor worden ook alle gerelateerde regeltoeslagen verwijderd.
  • De orderregel is niet geleverd, maar wel gefactureerd: Er wordt een compensatieregel aangemaakt met een bedrag van 0,00, regeltoeslagen zijn hierop niet van toepassing.
• Tijdens het leverproces waarbij het noodzakelijk is dat bepaalde toeslagen (zoals bijvoorbeeld verpakkingsbelasting) betaald dient te worden, kunt u aangeven of u een boeking wilt aanmaken voor de belasting. Dit kunt u aangeven middels de optie 'Genereren leveringsboeking' bij het onderhoud van de toeslag.
• Wanneer er sprake is van een retour of een creditnota dan is het volgende van toepassing:
  • Geplande retouren: De regeltoeslagen en kopregel toeslagen/kortingen worden toegepast volgens de condities zoals die bij de toeslag zijn gedefinieerd.
  • Ongeplande retouren: Het systeem boekt de toeslagen automatisch tegen. De gecrediteerde regeltoeslagen worden afgedrukt op de creditnota wanneer er een creditnota wordt aangemaakt voor de retour. Wanneer de regel is aangemerkt als 'te leveren' dan wordt er een orderregel met een positief aantal gegenereerd. De gegenereerde regel wordt gezien als een nieuwe regel en hierop worden de regeltoeslagen toegepast.
  • RMA retour: De regeltoeslagen worden toegepast volgens de condities zoals die bij de toeslag zijn gedefinieerd.
  • Handmatig aangemaakt creditnota: De regeltoeslagen en kopregel toeslagen/kortingen worden toegepast volgens de condities zoals die bij de toeslag zijn gedefinieerd.
  • Automatisch gegenereerde creditnota: Alle regeltoeslagen van de creditnota worden gekopieerd van de bijbehorende factuurregel. Een uitzondering hierop is wanneer u de valutacode aanpast. In dat geval worden de regeltoeslagen verwijderd.
• Naast het handmatig invoeren van een verkooporder kunt u deze op andere manieren aanmaken. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het importeren van een order of het kopiëren van een order. Wanneer een order op deze wijze wordt aangemaakt worden de kopregeltoeslagen/kortingen en regeltoeslagen toegepast volgens de condities zoals die bij de toeslag zijn gedefinieerd.
• Bij het promoveren van een offerte naar een verkooporder, of bij het genereren van een factuur voor een verkooporder, worden de toeslagen overgenomen van de offerte of order.
• Wanneer een factuur wordt gegenereerd voor een verkooporder geldt het volgende:
• U kunt de kopregel toeslagen/kortingen van de factuur aanpassen.
• U kunt nieuwe factuurregels toevoegen waarop regeltoeslagen worden toegepast.
• Regeltoeslagen van die afkomstig zijn van de verkooporder kunt u alleen bekijken en niet wijzigen.
• Wanneer de factuur wordt verwijderd wordt het aantal in de bijbehorend verkooporder aangepast. Tevens wordt de status van de verkooporderregel aangepast. De status van de bijbehorende regeltoeslag wordt in dat geval gereset naar 'Niet gefactureerd'.
• Wanneer er bij een regeltoeslag is aangegeven dat deze uitgesloten dient te worden van betalingskorting, dan wordt het toeslag bedrag niet meegenomen bij het berekenen van de betalingskorting bij het verwerken van de factuur.
• Toeslagen en kortingen worden niet ondersteund in combinatie met EDI orders.

Gerelateerde onderwerpen

• Toeslagen en kortingen aanmaken en onderhouden
• Regeltoeslagen bekijken
• Offertes invoeren
• Verkooporders invoeren
• Facturen invoeren