Exact Financials

 

Sepa Credit Transfer / Crediteuren en Debiteuren Automatisch Betalen

Inleiding

Met Exact Finance kunt u de openstaande posten met betrekking tot inkopen die bij crediteuren zijn gedaan, automatisch betalen. Ook kunt u debiteuren automatisch betalen. Er wordt een bestand gemaakt met de relevante openstaande posten (een 'betaalrun'). Dit bestand stuurt u naar uw bank, waar de betaalopdrachten worden verwerkt. Journaalposten voor deze betalingen kunnen automatisch worden aangemaakt.

Naast binnenlandse betalingen kunt u ook buitenlandse crediteuren en debiteuren automatisch betalen. Buitenlandse en binnenlandse betalingen zijn volledig gedntegreerd in de module "Betalen crediteuren" en "Betalen debiteuren". Dit wil zeggen dat ook buitenlandse betalingen automatisch worden herkend, als de juiste aanvullende bankgegevens zijn ingevoerd. In dit hoofdstuk wordt alleen het betalen van crediteuren beschreven. Het betalen van debiteuren werkt op dezelfde manier.

Procedure

• Lay-outs voor de betaalspecificatie aanmaken
• Instellingen voor betalingsverkeer definiëren
• Dagboekkoppelingen aanmaken
• Betaaladvieslijst aanmaken: De betaaladvieslijst is een overzicht van de betalingen aan crediteuren die u moet verrichten. Aan de hand hiervan kunt u de gegevens controleren voordat u de feitelijke betalingen verricht.
• Openstaande posten wijzigen: Nadat u de betaaladvieslijst hebt gecontroleerd, kunt u eventueel bepaalde openstaande posten wijzigen.
• Openstaande posten ter betaling selecteren: U kunt pas betalingen verrichten als u 'betaalruns' hebt gegenereerd. Dit zijn verzamelingen openstaande posten die worden afgedrukt of op diskette gezet.
• Openstaande posten geselecteerd ter betaling controleren: Voordat u de betalingen verricht, dient u met deze functie de openstaande posten die u betaalbaar hebt gesteld, te controleren.
• Betalingen verrichten: Direct nadat u de relevante openstaande posten betaalbaar hebt gesteld en de betalingen hebt gecontroleerd, kunt u de betalingen verrichten.
• Betaalspecificatie afdrukken: Direct nadat de betalingen zijn verricht, kunt u de betaalspecificatie per crediteur afdrukken.
• Automatische betalingen journaliseren: Journaliseer de verrichte betalingen nadat de betaalopdrachten naar de bank zijn gestuurd.

 

Lay-outs definiëren

Voordat u uw betalingen automatisch kunt laten verlopen, dienen de lay-outs van de betaalspecificaties te worden samengesteld. Dit kunt u doen in Exact System [Systeem: Applicatie, Formulierenlay-out onderhoud].

Instellingen voor betalingsverkeer definiëren

U dient de instellingen voor betalingsverkeer te definiëren met [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Betalingen, Algemeen], voordat u crediteuren automatisch kunt betalen.

Formaten

De module betalingen ondersteunt diverse formaten voor zowel binnenlandse als buitenlandse betalingen voor diverse landen.

Formaat	Naam	Type	Extra Formaat Instellingen
Nederland	SCT: PAIN001.001.03 Rulebook v6	landen met de EURO als munteenheid
	Clieop03	Binnenlands formaat	[Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen, Betalingen, Nederland, Clieop03] Vanaf 1 februari 2014 zal dit formaat niet meer worden gehanteerd.
	MT 100	Buitenlands formaat, Rabobank
	BTL91	Buitenlands formaat, ABN AMRO
	BBF260	Buitenlands formaat, ING Bank
Zweden	LBLB	Binnenlands formaat
	Postgirot	Binnenlands formaat
	UTLI	Buitenlands formaat
Frankrijk	Etabac3D	Binnenlands formaat
	Etabac3CD	Buitenlands formaat
Duitsland	DTAUS	Binnenlands formaat
	DTAZV	Buitenlands formaat
United Kingdom	BACS	Algemeen formaat
	ALBACS	Algemeen formaat
	Cheque	Algemeen formaat
	Remittance	Algemeen formaat
Luxemburg	ABBL	Buitenlands formaat
België	SCT: PAIN001.001.03 Rulebook v6	landen met de EURO als munteenheid
	Lay-out 128	Binnenlands formaat	Vanaf 1 februari 2014 zal dit formaat niet meer worden gehanteerd.
	Lay-out 128	Buitenlands formaat
Portugal	EDIBANCA	Binnenlands formaat

Raadpleeg uw documentatie van uw bankier voor de specifieke eigenschappen van deze formaten. Deze kan u informatie geven over de door het formaat ondersteunde banktypen, ondersteunde ISO-valuta en indien van toepassing optionele extra formaat instellingen of informatie.

Dagboekkoppelingen aanmaken

Voordat u openstaande posten automatisch kunt betalen, dienen betaalformaten aan dagboeken gekoppeld te worden. Koppelingen kunnen alleen voor bankboeken en giroboeken worden aangemaakt via [Finance: Bankieren, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboekkoppeling betalingen]. Het koppelen van formaten aan dagboeken is van cruciaal belang, omdat de wijze waarop deze koppelingen tot stand worden gebracht het formaat bepaalt waarin een betaling plaatsvindt. Gezien het belang hiervan, volgt hier de wijze waarop het formaat wordt bepaald om de betaling te voldoen.

Hoe bepaalt Exact Financials het betaalformaat dat moet worden gebruikt om een openstaande post te betalen?

Het bepalen van het formaat bestaat uit vier fasen:

1. Beschikbare formaten worden vastgesteld
   Op basis van de geselecteerde bank/giroboeken wordt een lijst van beschikbare formaten doorgegeven. Alleen formaten die aan de geselecteerde bankboeken zijn gekoppeld komen in aanmerking.
   
2. ISO-valuta bepaling van de openstaande post
   Er wordt gecontroleerd of er een gekoppeld formaat aanwezig is dat de ISO valuta van de openstaande post ondersteund.
   
3. Bankrekeningnummer bepaling van de crediteur
   Vervolgens wordt het bankrekeningnummer bepaald waarop de betaling dient te worden voldaan. Als eerste komt het standaard bankrekeningnummer in aanmerking. Er wordt gekeken of de valutacode van het standaard bankrekeningnummer gelijk is aan de valutacode van de openstaande post. Is dit het geval dan wordt het standaard bankrekeningnummer gekozen. Als de valuta's niet overeenkomen, wordt gekeken of er een ander bankrekeningnummer gekoppeld is aan de crediteur waarvan de valuta wel overeenkomt met de valuta van de openstaande post. Indien geen enkel bankrekeningnummer kan worden gevonden met eenzelfde valuta, wordt alsnog het standaard bankrekeningnummer gekozen om de betaling op te voldoen. Vervolgens wordt gekeken of er een formaat aanwezig is dat het banktype ondersteunt.
   
4. Uiteindelijke formaatbepaling op basis van de gegevens uit de informatie uit voorgaande fasen.
   Tot slot wordt definitief het formaat bepaald. Als eerste wordt gekeken of het mogelijk is een formaat te koppelen waarvan in de koppeling is aangegeven dat de valuta standaard in dit formaat dient te worden betaald. Vervolgens worden binnenlandse formaten gezocht die aan de criteria voldoen. Is dit niet het geval dan komen eventueel aanwezige buitenlandse formaten in aanmerking. Aangezien de kosten die door de bank in rekening worden gebracht bij de verwerking van een buitenlandse betaalopdracht hoger zijn dan de doorberekende kosten bij de verwerking van een binnenlands formaat, worden automatisch binnenlandse formaten boven buitenlandse formaten verkozen om de betalingen te voldoen indien aan de gewenste criteria is voldaan.

Proces

Aanmaken betalingen

Gebruik [Finance: Bankieren, Betalen Crediteuren, Aanmaken betalingen] om een betaalrun aan te maken. U selecteert de posten die in aanmerking komen voor betaling en maakt op basis hiervan de de betaalrun aan. De geselecteerde openstaande posten leiden tot betaalopdrachten. Als u gebruik maakt van een verzamelbetaling, dan resulteren meerdere openstaande posten in een betaalopdracht. Als u geen gebruik maakt van verzamelbetalingen, dan leidt elke openstaande post tot een betaalopdracht. De betaalopdrachten worden verzameld en toegekend aan een specifiek betaalformaat. Een betaalformaat wordt dus gekenmerkt door een veelvoud van betaalopdrachten in combinatie met de typering (bijvoorbeeld Clieop03 of MT100). Eén of meerdere formaten vormen tot slot inhoud van de betaalrun. 

Controle & Wijzigen: Onderhoud Betalingen

Nadat u de betaalrun heeft aangemaakt, controleert u de inhoud van de run met [Finance: Bankieren, Crediteuren betalen,Onderhoud Betalingen]. Binnen deze functie heeft u de mogelijkheid op formaatniveau, betaalopdrachtniveau en op het niveau van de openstaande post eventuele aanpassingen door te voeren.

Tevens kunt u hier uw betaalrun in zijn geheel verwijderen als u openstaande posten en masse wenst te bewerken alvorens een betaalrun aan te maken. Maak gebruik van de ondersteunende functies Wijzigen openstaande posten en Blokkeren openstaande posten om openstaande posten te bewerken als tijdens de controle blijkt dat openstaande posten dienen te worden gewijzigd of in grote getale dienen te worden geblokkeerd voor betaling. Als u gebruik maakt van de processtap 'fiatteren betalingen'', dan dient te worden opgemerkt dat een goedgekeurde betaalrun eerst dient te worden afgekeurd alvorens deze kan worden verwijderd.

Fiatteren betalingen

Deze processtap is optioneel. In [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Betalingen, Algemeen] geeft u aan of u betaalruns wenst te fiatteren alsvorens deze te verrichten. Betaalruns fiatteert u met de functie [Finance: Bankieren, Betalen crediteuren, Fiatteren betalingen]. Controleer uw betaalruns met [Finance: Bankieren, Betalen Crediteuren, Overzicht Betalingen].

Betalingen verrichten & Betaalspecificaties afdrukken

Als u de juiste openstaande posten betaalbaar hebt gesteld, kunt u de feitelijke betalingen verrichten door ze in een bestand te zetten met [Finance: Bankieren, Betalen crediteuren, Verrichten betalingen]. Afhankelijk van het formaat wordt tevens een betaalformulier afgedrukt. Als u in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Betalingen, Algemeen] heeft aangegeven dat u betaalspecificaties wenst af te drukken voor verzamelbetalingen worden tijdens het verrichten van de betaling de betaalspecificaties per crediteur afgedrukt. Vervolgens kunt u de betaalspecificaties per post naar de leverancier versturen.

Betalingen journaliseren

U journaliseert de betalingsrun nadat de betaalopdrachten naar de bank zijn gestuurd met [Finance: Bankieren, Betalen crediteuren, Journaliseren betalingen]. Vanuit het resultaatscherm van het journaliseren kunt u direct de boekingen afdrukken of exporteren.

Boekingsverslag

Controleer de aangemaakte journaalpost met [Finance: Grootboek, Boeken, Boekingsverslag].

Verwerken boekingen

Verwerk de boekingen met [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen]

Ondersteunende functies

Openstaande posten wijzigen

Nadat u de betaaladvieslijst hebt gecontroleerd, kunt u eventueel bepaalde openstaande posten wijzigen. U kunt met [Finance: Bankieren, Betalen crediteuren, Wijzigen openstaande posten] bepaalde onderdelen van openstaande posten wijzigen, bijvoorbeeld de betaalwijze, vervaldatum of betaalreferentie. Ook kunt u openstaande posten blokkeren om te verhinderen dat ze worden betaald.

Openstaande posten blokkeren

Als u naar aanleiding van de advieslijst een grote hoeveelheid openstaande posten wenst te blokkeren / vrij te geven voor betaling, maakt u gebruik van de functie [Finance: Bankieren, Betalen crediteuren, Blokkeren openstaande posten].

Informatie

Overzicht betalingen

Inzicht in uw betaalruns verwerft u met behulp van flexibele lay-outs in [Finance: Bankieren, Betalen Crediteuren, Overzicht Betalingen].

Historische betalingsruns (na journaliseren) kunt u opvragen via [Finance: Bankieren, Betalen crediteuren, Overzichten, Historie: Betalingsrun]

---

Exact Financials Enterprise > Finance > Electronic banking > Crediteuren en debiteuren automatisch betalen

---

 

     

Main Category:	Support Product Know How	Document Type:	Support - On-line help
Category:	On-line help files	Security  level:	All - 0
Sub category:	General	Document ID:	17.621.934
Assortment:	Exact Financials	Date:	15-07-2015
Release:		Attachment:
Disclaimer