Functionaliteit presets

U kunt op de volgende wijze van kassier wisselen:

• Druk op de toets  <ESC> tot onder in beeld om een kassier wordt gevraagd.
• Middels de preset 'Kassier'; u kunt een kassier selecteren uit een lijst met beschikbare kassiers. 
• Geef een geldige kassier code in en selecteer vervolgens de preset 'Kassier'.
• Middels de preset 'Kassiercode'; de aan de preset gekoppelde kassiercode wordt geselecteerd.
• Gebruik makend van de EAN barcode functionaliteit :

Indien de instelling 'cashier verplicht' niet is aangevinkt in menupad [POS, Onderhouden, Kassa] tabblad Kassa wordt de kassa gestart zonder dat er om een kassier wordt gevraagd. De gebruiker die zich heeft aangemeld tijdens het starten van Exact Globe Next wordt in dit geval beschouwd als kassier, maar kan deze preset niet gebruiken.

In beide situaties is het noodzakelijk dat de gebruiker die als kassier gaat werken de rol Representative (vertegenwoordiger) toegewezen krijgt).

Daarnaast kunt u aan de verschillende presets een rol toekennen om aan te geven of de preset door iedereen gebruikt kan worden of alleen door de kassiers met uitgebreidere rollen (bijv filiaalmanager). Indien u de instelling 'kassier verplicht' niet gemarkeerd is en de kassier heeft niet rol om de betreffende preset te gebruiken, dan krijgt u na het gebruik van de preset de mogelijkheid om een andere kassiere te selecteren om deze functie uit te voeren. Nadat deze functie uitgevoerd is, wordt vervolgens weer de "oude" kassiere gebruikt.

Op onderstaande methode kunt u de standaarddebiteur wijzigen: 

• Middels de preset 'Debiteur'; u kunt een debiteurcode invoeren. 
• Geef een geldige Debiteurnummer in en selecteer vervolgens de preset 'Debiteur'.
• Middels de preset 'Debiteurencode', wordt de aan de preset gekoppelde debiteur geselecteerd.
• Middels de preset 'Debiteurenselectie' wordt een overzicht van alle debiteuren weergegeven, waaruit u de gewenste debiteur kunt selecteren.Tevens kunt u een nieuw debiteur aanmaken indien de debiteur nog niet bekend is in uw administratie.
• Gebruik makend van de EAN13 barcode functionaliteit :  De barcode moet voldoen aan de volgende voorwaarden:
  • In-house code is 251.
  • De debiteurencode moet uit negen posities bestaan. Is de code korter dan negen posities dan moet de code vanaf links met het cijfer 0 worden aangevuld tot de negen posities gevuld zijn. 
  • Het laatste cijfer moet een geldig controle getal zijn zoals de EAN codering dit voorschrijft.  

Het is wenselijk dat u de debiteur selecteert voordat u de artikelen aanslaat op de kassa. Als de debiteur geselecteerd wordt, nadat een artikel aangeslagen is, zal de bon geherevalueerd worden. Herevalueren van de bon houdt in dat alsnog de gegevens van de debiteur, zoals BTW-gegevens, prijslijsten en/of kortingen gebruikt worden, waardoor de prijzen op de kassa kunnen wijzigen.

• Druk de ingestelde toets(combinatie) in, nadat reeds een debiteur is geselecteerd via Debiteurenselectie: de Factuurdebiteurenselectielijst zal worden getoond. Als een debiteur wordt geselecteerd, wordt de Factuurdebiteur ingesteld.
• Voer (een deel van) een debiteurcode in en druk de ingestelde toets(combinatie) in, nadat reeds een debiteur is geselecteerd via Debiteurenselectie: de Factuurdebiteurenselectielijst zal worden getoond voor de ingevoerde debiteurencode als geen directe match is gevonden voor de debiteurencode. Het selecteren van een debiteur zal de Factuurdebiteur instellen. Als de ingevoerde debiteurcode wel bestaat, zal de gevonden debiteur geselecteerd worden zonder dat deze hoeft te worden geselecteerd van de selectielijst.

Opmerking:

• Het selecteren van de orderdebiteur (preset "Debiteurenselectie" of "Debiteurencode") zal de orderdebiteur instellen en de factuurdebiteur (de factuurdebiteur is de factuurdebiteur van de betreffende account). 
• Het selecteren van de Factuurdebiteur zal de ingestelde factuurdebiteur overschrijven en niet de orderdebiteur of de afleverdebiteur.
• De BTW-code, de prijslijst en/of debiteurkorting zijn afhankelijk van de gekozen factuurdebiteur, dus indien de factuurdebiteur niet hetzelfde is als de orderdebiteur dan worden de gegevens van de factuurdebiteur gekozen.

• Druk de ingestelde toets(combinatie) in, nadat reeds een debiteur is geselecteerd via Debiteurenselectie: de Afleverdebiteurenselectielijst zal worden getoond. Als een debiteur wordt geselecteerd, wordt de Afleverdebiteur ingesteld.
• Voer (een deel van) een debiteurcode in en druk de ingestelde toets(combinatie) in, nadat reeds een debiteur is geselecteerd via Debiteurenselectie: de Afleverdebiteurenselectielijst zal worden getoond voor de ingevoerde debiteurencode als geen directe match is gevonden voor de debiteurencode. Het selecteren van een debiteur zal de Afleverdebiteur instellen. Als de ingevoerde debiteurcode wel bestaat, zal de gevonden debiteur geselecteerd worden zonder dat deze hoeft te worden geselecteerd van de selectielijst.

Opmerking:

• Het selecteren van de orderdebiteur (preset "Debiteurenselectie" of "Debiteurencode") zal de orderdebiteur instellen en de afleverdebiteur. 
• Het selecteren van de Afleverdebiteur zal de ingestelde afleverdebiteur overschrijven en niet de orderdebiteur of de factuurdebiteur.

Deze adresgegevens kunnen zowel als er een bon actief is (er zijn reeds artikelen aangeslagen), als wanneer nog geen artikelen zijn aangeslagen, worden gewijzigd. Het maakt dus niet uit op welk moment de debiteur wordt geselecteerd en wanneer de gegevens worden gewijzigd. De gewijzigde gegevens worden afgedrukt, zoals ze zijn ingevoerd op de bon. Dit geldt zowel voor bonnen, die via de standaard printer worden afgedrukt, als voor bonnen, die via de bonprinter worden afgedrukt.

Als een contactpersoon wordt geselecteerd wordt automatisch de betreffende organisatie geselecteerd als zijn debiteur.

• Als u de ingestelde toets(combinatie) intoetst, verschijnt het onderhoudsscherm om een contact persoon aan te maken:
  • als geen debiteur was geselecteerd, dient u een relatie te selecteren 
  • als wel een debiteur was geselecteerd in de kassa, dan is reeds een relatie geselecteerd, maar deze kan worden gewijzigd.
• Vul een bestaande debiteur in en toets de ingestelde toets(combinatie) in: het onderhoudsscherm om een contact persoon aan maken verschijnt:
  • de ingevoerde debiteurencode is een bestaande code: de relatie is reeds geselecteerd, maar kan worden gewijzigd
  • de ingevoerde debiteurencode bestaat niet of kan niet worden gevonden: er is geen relatie geselecteerd.

• Druk de ingestelde toets(combinatie) in: de customer statistics zullen worden getoond met de huidige klant (debiteur) en magazijn voorgeselecteerd.
• Voer een bestaande debiteurcode in en druk de ingestelde toets(combinatie) in: de customer statistics zullen worden getoond voor de ingegeven klant (debiteur).
  Let op: Als de ingevoerde code niet compleet of niet bestaand is, zullen de customer statistics niet getoond worden.

Let op: De in de presets gekoppelde grootboekrekening kan niet gewijzigd worden in de kassa.

Het is niet mogelijk extra artikelen aan te slaan. Hiervoor dient eerst de betaling verricht te worden, zodat u een nieuwe bon kunt maken..

Er kan op verschillende manieren een vertegenwoordiger gekoppeld worden aan een bon:

1. Indien u gebruik maakt van de preset 'Vertegenwoordiger', wordt de opgeven vertegenwoordiger altijd gebruikt
2. Wordt er geen gebruik gemaakt van de preset 'Vertegenwoordiger', dan wordt de medewerker welke gekoppeld is aan de debiteur [Financieel, Debiteur, Onderhouden] gebruikt als vertegenwoordiger.
3. Is er geen medewerker gekoppeld aan de debiteur en de preset 'Vertegenwoordiger' wordt niet gebruikt dan wordt de vertegenwoordiger gebruikt welke ingegeven is via de instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, POS]
4. Indien geen van bovenstaande ingevuld is, dan is de vertegenwoordiger hetzelfde als de kassier.

Indien u gebruik maakt om een vertegenwoordiger te koppelen aan een bon, blijft het altijd mogelijk om op de X-rapportage de gegevens per kassier op te vragen.

Let op: Indien u eerst de vertegenwoordiger selecteert en daarna de debiteur en er is een medewerker gekoppeld aan de debiteur, dan wordt de medewerker van de debiteur gebruikt. Het is dus belangrijk eerst de debiteur te selecteren en daarna pas de vertegenwoordiger.

Het makkelijkste is echter om gebruik te maken van een barcode-scanner. Via het onderhoud van artikelen [POS, Artikelen, Onderhouden, tabblad Leveranciers] kunt u een streepjescode ingeven. (Deze streepjescode mag niet bij een ander artikel voorkomen). Indien deze streepjescode door de scanner herkend wordt, wordt automatisch het artikel geselecteerd. Zie voor meer informatie  Ondersteunde EAN Inhouse codes (EAN Nederland)

• Druk de toets(combinatie) in: de voorraad browser zal worden getoond voor het op dit moment geselecteerde artikel in het kasregister of, als nog geen artikel is verkocht, zal niets getoond worden.
• Voer (een deel van) een artikelcode in en druk de ingestelde toets(combinatie) in: de voorraad browser wordt getoond voor het ingevoerde artikel.

Wilt u ondanks deze instelling toch extra tekst invoeren, welke op de bon afgedrukt wordt, dan kunt u deze preset gebruiken voor het invoeren van de extra informatie.

Door nogmaals op de preset "Verlies" of op <Esc> te drukken, zal de status van het kasregister weer teruggezet worden naar de standaard status.

Tijdens de status "Verlies" zijn alleen de volgende preset functies beschikbaar:

• Artikelselectie
• Artikelcode (PLU)
• Aantal
• Bon vervalt
• Totaal (verwerken en afsluiten)

Tijdens de status "Verlies" wordt geen prijsinformatie getoond in het kasregisterscherm

Indien u de module E-Voorraad in uw licentie heeft dan is de functionaliteit van deze preset identiek aan de functionaliteit in [Voorraad, Magazijnbeheer, Tellingen], wat wil zeggen dat alleen de aantallen gecorigeerd worden. Via de functie [Voorraad, Magazijnbeheer, Voorraadwaardering] kan de waarde van de voorraad gecorrigeerd worden. 

Indien u de module E-Voorraad niet in uw licentie heeft opgenomen dan wordt bij het gebruik van deze preset zowel de aantallen als de waarde van de voorraad gecorrigeerd.

Indien u deze kostendrager wilt wijzigen of u heeft aan de artikelgroep geen kostendrager gekoppeld dan kunt u via deze preset de kostendrager wijzigen.

De toets 'Delete' kan ook worden gebruikt om aan een preset functie te worden toegekend.

Let op: Deze preset kan alleen worden geactiveerd als een (verkoop / verlies) regel is geselecteerd. Deze functie is geblokkeerd als een totaalregel wordt getoond of als een betaling is gedaan.

Het verwijderen van de laatste regel in het kasregister laat de actieve bon niet vervallen of sluiten.

Via de instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, POS, Automatische regelconsolidatie] kunt u aangeven dat indien een artikel voor de tweede keer aangeslagen wordt, samengevoegd wordt tot 1 regel. Heeft u in deze situatie voor de tweede keer de artikelcode ingegeven dan is het via de preset 'Aantal' mogelijk het nieuwe aantal op te geven. Het aantal dat u hier opgeeft is het totale aantal. Het aantal zal dus niet opgeteld worden, bij het aantal dat reeds ingegeven is.

Let op het verschil tussen de presets 'Aantal' en 'Optellen'. Als u de preset 'Aantal' gebruikt, wordt het eerder ingevoerde aantal vervangen door de nieuwe waarde. De preset 'Optellen' telt de ingevoerde waarde op bij het eerder ingevoerde aantal.  

• Druk de ingestelde toets(combinatie)in: een percentage zal moeten worden ingevoerd; de korting zal worden toegekend aan de huidige actieve regel.
  Let op: als <Esc> wordt ingedrukt bij het ingeven van een percentage, zal de functie geannuleerd worden.
• Voer een percentage in en druk de toets(combinatie) in: de korting zal worden toegekend aan de huidige actieve regel.

Kortingspercentages moeten altijd worden ingevoerd in 2 decimalen en moeten tussen 0 en 100 vallen; de volgende invoer is geldig: Als geen decimalen separator is gegeven (punt noch komma), zal het ingegeven percentage door 100 gedeeld worden.Als wel een decimalen separator is ingegeven, is het niet noodzakelijk om decimalen in te geven.

• [25.] -> 25%
• [125] -> 1,25%

Nadat een korting aan een regel is toegekend, zal de automatische regelconsolidatie worden uitgeschakeld voor het betreffende artikel.

• Druk de ingestelde toets(combinatie) in: een bedrag zal moeten worden ingevoerd; het corresponderende kortingspercentage zal worden berekend en toegekend.
  Let op : als <Esc> wordt ingedrukt bij het ingeven van een bedrag, zal de functie geannuleerd worden.
• Voer een bedrag in en druk de toets(combinatie) in: het corresponderende kortingspercentage zal worden berekend en toegekend.

Nadat een korting aan een regel is toegekend, zal de automatische regelconsolidatie worden uitgeschakeld voor het betreffende artikel.

Bij het aanmaken van deze preset dient een phantom-artikel te koppelen. Het opgegeven kortingsbedrag zal vervolgens geboekt worden op de grootboekrekening welke aan dit phantom-artikel is gekoppeld. Tevens wordt over het kortingsbedrag de BTW berekend aan de hand van de BTW-code welke gekoppeld is aan het phantom-artikel. 

Bij het aanmaken van deze preset dient een phantom-artikel te koppelen. Het opgegeven kortingspercentage zal vervolgens geboekt worden op de grootboekrekening welke aan dit phantom-artikel is gekoppeld. Tevens wordt over het kortingsbedrag de BTW berekend aan de hand van de BTW-code welke gekoppeld is aan het phantom-artikel. 

Indien u gebruikt maakt van meerdere valuta's in een kassalade, is het belangrijk dat u de betalingswijze per valuta aanmaakt. Hierdoor wordt het mogelijk om het totaalbedrag in een andere valuta op te vragen omn vervolgens ook het wisselgeld in diezelfde valuta terug te geven. Zie voor meer informatie betalingswijzen

Tevens kunt u bij de betaalwijze [POS, Onderhouden, Presets, Functie Betaalwijze] aangeven of u bij de specifieke betaalwijze een bon wilt printen. Deze instelling heeft altijd voorrang op de instelling van de kassa. Dus heeft u bij het onderhoud van de kassa aangegeven dat er geen bon geprint wordt en u geeft bij de betaalwijze aan dan er wel een bon geprint moet worden, dan wordt de bon wel geprint.

De gebruikte layout van de kassabon kan op onderstaande manieren ingesteld worden:

• Indien aan de kassa [POS, Onderhouden, Kassa, Tabblad Kassa, Layout] een layout gekoppeld is, dan wordt deze layout standaard gebruikt.
• Indien u aan de kassa geen lay-out heeft gekoppeld, dan wordt de lay-out  welke u heeft ingegeven bij de instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documenten, POS (bij het gebruikt van een bonprinter) of Directe factuur (bij het gebruik van een A4-printer)] gebruikt. 

Wilt u echter op een kassa een andere layout gebruiken, dan kunt u na het opstarten van de kassa [Pos, Invoer, Kassa] kiezen voor de preset "standaard-layout". Tot het moment dat u de kassa weer verlaat worden alle bonnen geprint met de layout die u bij deze preset selecteert.

• Indien u deze preset in een leeg scherm gebruikt , dan wordt de laatste bon nogmaals geprint.
• Indien u kiest voor deze preset tijdens het aanslaan van een bon, wordt de bon geprint van de reeds aangeslagen artikelen. Na het afdrukken van de bon, blijft het mogelijk andere artikelen aan de bon toe te voegen.
• Ook kunt u een specifieke bon die reeds afgedrukt is, herpinten: Geef in een leeg scherm eerst het faktuurnummer in van de bon die u wilt herprinten en kies vervolgens de preset 'Afdrukken'.
• Indien u een speficieke bon wilt herprinten maar het faktuurnummer is onbekend, dan kunt u een niet bestaand faktuurnummer ingeven en vervolgens kiezen voor de preset 'Afdrukken'. Vervolgens krijgt u een lijst met alle reeds afgedrukte faktuurnummers waaruit u kunt kiezen.

Bij het gebruik van deze preset wordt de standaardlayout gebruikt. Zoals bovenstaand reeds beschreven kan de standaardlayout op verschillende manier geselecteerd worden:

• Via de preset Standaard-layout kunt u de standaard lay-out wijzigen. Deze lay-out wordt ook bij de preset 'Afdrukken' gebruikt.
• Indien aan de kassa [POS, Onderhouden, Kassa, Tabblad Kassa, Layout] een layout gekoppeld is en u heeft niet de preset 'Standaard-layout' gebruikt, dan wordt de layout gebruikt welke aan de kassa gekoppeld is.
• U heeft de preset 'Standaard-layout' niet gebruikt en aan de kassa geen lay-out gekoppeld dan wordt de lay-out gebruikt welke u heeft ingegeven bij de instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documenten, POS (bij het gebruikt van een bonprinter) of Directe factuur (bij het gebruik van een A4-printer)]

Indien de standaard-layout via de bonprinter geprint wordt en het is wenselijk om de bon ook op een A4-printer af te drukken, dan kunt u een A4-layout koppelen aan deze preset. Nadat de bon afgedrukt is, kiest u voor deze preset en de bon wordt nogmaals op een A4-printer geprint.

Indien u de bon wilt herprinten met een andere layout dan gekoppeld is aan deze lpreset dan dient u eerst te kiezen voor de preset 'Layout-selecteren' en vervolgens voor de preset 'Afdrukken'. 

Indien u bij de betaalwijze heeft aangegeven dat er WEL een bon geprint moet worden, dan heeft deze altijd voorrang. Het gebruik van de preset 'Toggle printing' overruled dus de instelling van de kassa OF overruled de instelling betaalwijze als deze Niet gemarkeerd is.

Tevens kunt u bij de betaalwijze [POS, Onderhouden, Presets, Functie Betaalwijze] aangeven of u bij de specifieke betaalwijze de kassalade geopend wordt. Deze instelling heeft voorrang op de instelling van de kassa.