Exact Financials

Documenten

Inleiding

Binnen Exact Financials kunnen aan alle entiteiten (stamgegevens en boekingen) documenten worden gekoppeld. Zo kan worden gedacht aan het koppelen van ingescande ingekomen facturen aan een inkomende factuur en/of een inkoopboeking. Resultaat hiervan is dat in de lijst met openstaande posten direct kan worden doorgezoomd naar het onderliggende bron-document. U kunt deze functionaliteit eveneens gebruiken om beleidslijnen, contracten of belangrijke informatie te koppelen aan een entiteit. Denk bijvoorbeeld aan de documentatie rond een project. In dat geval kunt u de documenten koppelen aan een projectstamkaart. Ook kan gedacht worden aan het koppelen van de getekende incassoverklaring aan een incassoregeling. Bij het koppelen van externe documenten kunnen fysieke documenten gekoppeld worden (verwijzingen naar documenten op bijvoorbeeld een file server), maar ook URL adressen voor online documenten (bijvoorbeeld documenten in Exact Synergy). Tevens kunnen documenten in de Exact Financials database zelf worden opgeslagen, mits dit voor de desbetreffende externe categorie is aangegeven.

Inrichting

Alvorens documenten te kunnen vastleggen op een entiteit, dient de applicatie te worden geconfigureerd.

Instellingen

Er zijn geen instellingen op deze functionaliteit van toepassing.

Stamgegevens

Externe categorieën definiëren

Voordat u documenten kunt koppelen of opslaan, dient u externe categorieën te definiëren. Als u een document koppelt aan een entiteit dient u altijd een categorie mee te geven. Door een categorie aan het document toe te kennen, classificeert u de document. Op deze wijze kunnen documenten sneller worden teruggevonden. Als u bijvoorbeeld ingescande facturen koppelt aan inkomende facturen, maakt u bijvoorbeeld de categorie 'IF/Inkomende Facturen aan' of voor contracten de categorie 'CNT/Contracten'.
U kunt 'centrale' of 'decentrale' categorieën aanmaken. Centrale categorieën maakt u aan zonder een administratie toe te kennen. Resultaat is dat deze categorie in alle administraties beschikbaar is als keuze categorie bij het koppelen van documenten. Decentrale categorieën maakt u door een administratie aan de categorie toe te kennen. Decentrale categorieën zijn alleen beschikaar als keuze categorie in de administratie die u heeft gekoppeld aan deze categorie. Categorieën worden onderhouden [Inrichting, Documenten, Externe categorieën, Onderhoud]. Een overzicht van uw categorieën vraagt u op in [Inrichting, Documenten, Externe categorieën, Overzicht].

Proces

Vastleggen documenten

Alle onderhoudsapplicaties (stamgegevens en boekingen) in Exact Financials kunt u documenten handmatig koppelen of opslaan middels een invoermatrix. Ga naar het tabblad 'Documenten' in de onderhoudsapplicatie en klik op de knop 'Toevoegen'. Documenten kunnen eveneens middels EDIS worden geïmporteerd.

Categoriecode: Extern:

Kies met <Ctrl-B> de categorie code welke u aan het document wilt toekennen. U kunt hier een keuze maken uit 'centrale' externe categorieën of uit 'decentrale' externe categorieën welke voor de administratie waarin u werkt zijn aangemaakt. Als in de externe categoriecode is vastgelegd dat u documenten voor deze categorie wenst op te slaan kunt u in het veld "importeren document" het gewenste document selecteren en opslaan.

Volgnummer

Voor elke gekoppeld object wordt automatisch een volgnummer toegekend. Met de pijltjes aan de rechterkant van de invoer matrix kunt u de volgorde van de gekoppelde documenten veranderen. Als u een document 1 positie 'omhoog' verplaatst, wordt het volgnumer met 1 verminderd.

Omschrijving

Hier kunt u een samenvattende omschrijving van het gekoppelde document invoeren.

Opslaan: Document

Gebruik control-<B> om het standaard Windows zoekscherm te openen om vervolgens een bestand te selecteren. Na selectie zal het bestand in de Exact Financials database worden opgeslagen.

Pad: Volledig

Geef hier de volledige URL in als u geen gebruik maakt van vaste locaties. Als u aan de externe categorie een vaste lokatie heeft meegegeven, wordt de vaste lokatie standaard getoond, zodat alleen het overige deel van het pad hoeft te worden aangevuld.

Gebruik Vaste Lokatie

Dit veld toont of u gebruik maakt van een vaste lokatie indicatie bij de door u geselecteerde externe categorie.

Objecttype

Dit veld toont de IFALL-entiteit waaraan u het document koppelt.

Sleutelveld ID 1 t/m 7

De sleutelvelden tonen de sleutelwaarden van de entiteit waaraan u het document koppelt. Als u bijvoorbeeld een document aan een hoofdverdichting koppelt, zullen de sleutel ID's 1 en 2 worden gevuld met respectievelijk de sleutelwaarden van een hoofdverdichting, te weten adminstratienummer en hoofdverdichtingcode. De getoonde sleutelvelden helpen indien u met EDIS entiteiten met document koppelingen importeert. Bij het zelf definieren van de EDIS koppeling dient u namelijk de sleutelwaarden van de te koppelen entiteiten te vullen in de koppelregels.

Vervaldatum
Indien van toepassing vult u hier de vervaldatum in. Deze heeft tot doel de datum aan te geven vanaf wanneer het document mag worden vernietigd.

Automatisch aanmaken van documenten

Binnen Exact Financials kunt u ook op basis van bepaalde acties documenten opslaan in de Exact Financials database. De volgende documenten kunnen automatisch in Exact Financials worden opgeslagen:

• Verkoopfacturen
  Middels e-mail verzonden pdf-facturen kunnen automatisch aan de verkoopfactuur transactie worden gekoppeld en daarmee in de Exact Financials database worden opgeslagen. Het e-mail adres voor verzending komt uit de aan de factuurdebiteur gekoppelde adrestype voor verkoopfacturen. Een eventuele kopie van de e-mail wordt verstuurd naar het onder de factuurdebiteur opgeslagen adrestype voor cc. Tot slot kan er een bcc worden verstuurd ten behoeve van de eigen administratie door in de administratie gegevens onder aflevergegevens het adrestype voor bcc met een e-amil adres te vullen. In [Finance, Administratieve instellingen, Financiële instellingen] geeft u onder de folder "documenten" aan, welke adrestypen dienen te worden gehanteerd voor de diverse mailadressen. [zie Formulieren lay-outs versturen per e-mail]
• Verzonden herinneringen
  Middels e-mail verzonden pdf-herinneringen kunnen aan automatisch als document aan de debiteur worden gekoppeld en daarmee in de Exact Financials database worden opgeslagen. Vanaf versie 7.27 is het mogelijk om vanuit de openstaande posten de verstuurde herinneringen pdf's te raadplegen.  
• Ingelezen dagafschriften
  Ingelezen dagafschriften kunnen als document bijlage automatisch aan de bankboeking worden gekoppeld.
• Aangemaakt betaalbestand (debiteuren/crediteuren)
  Aangemaakte betaalbestanden (SCT) kunnen als document bijlage automatisch aan de (kopregel) van journaalpost van de betaling worden gekoppeld. Na verwerking is het document gekoppeld aan de grootboekmutatie.
• Verzonden betaalspecificaties (debiteuren/crediteuren)
  Middels e-mail verzonden pdf-betaalspecificaties kunnen aan de crediteur worden gekoppeld en in de Exact Financials database worden opgeslagen.
• Aangemaakt incassobestand
  Aangemaakte incassobestanden (SDD) kunnen als document bijlage automatisch aan de journaalpost van de betaling worden gekoppeld.
• Verzonden incassospecificaties
  Middels e-mail verzonden pdf-incassospecificaties kunnen aan de debiteur worden gekoppeld en in de Exact Financials database worden opgeslagen.

Documenten raadplegen

Zodra u documenten aan entiteiten koppelt kunt u vanuit diverse invalshoeken de documenten raadplegen. Hier volgen een aantal voorbeelden van mogelijkheden:

• Bij het opvragen van rapporten op de entiteiten waar documenten aan gekoppeld zijn, kunt u doorzoomen op het gekoppelde document door op de rechtermuisknop te drukken en vervolgens te kiezen voor 'Document'. Vervolgens krijgt u een overzicht te zien van de aan de deze entiteit gekoppelde documenten. Dubbelklik vervolgens op de regel waarin de documentgegevens worden getoond; het gekoppelde document wordt nu geopend. Zie [Rapportfuncties].

• Ingescande facturen koppelt u aan inkomende facturen / inkoopboekingen. Het ingescande document kunt u raadplegen vanuit de telefoonselectie crediteuren of vanuit het raadplegen van een openstaande post.

• Als het bestand in de database is opgeslagen en vervolgens middels een rapport wordt opgeroepen (doorzoomen op de entiteit), dan wordt getracht om het bestand te openen met een applicatie die daarvoor geschikt is. Als u bijvoorbeeld een Excel bestand in de database heeft opgeslagen zal het bestand in een separaat window met Excel worden geopend. Plaatjes worden direct op het tabblad "documenten" getoond als er focus op de koppelregel wordt gelegd.

Documenten verwijderen

Documenten gekoppeld aan een stamgegevens of een onverwerkte boeking kunnen worden verwijderd door het stamgegevens of de boeking te openen, vervolgens naar het tabblad "documenten" te gaan en om daar vervolgens het document of de hyperlink naar een document verwijderen. Daarnaast kunt u documenten verwijderen (in het kader van GDPR ook voor verwerkte gegevens!) op basis van de documentcategorie en de entiteit waaraan deze is gekoppeld middels [Systeem: Inrichting, Documenten, Verwijderen] (7.24). U kunt meerdere documenten tegelijkertijd verwijderen middels [Systeem: Inrichting, Stamgegevens verwijderen, Documentcategorieën] (7.24). U kunt hier documentcategorieën verwijderen inclusief de onderliggende documenten. Indien gewenst kan worden aangegeven dat alleen de vervallen documenten dienen te worden verwijderd. U kunt het verwijderen van vervallen documenten automatiseren door deze actie als reguliere taak in te plannen [zie Taakplanner].