Exact Financials (v3)

Purchase Manual - Bestellingen

Bestellingen

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt het proces van het invoeren en verwerken van bestellingen beschreven. Dat proces is onderverdeeld in vier stappen, zoals u ook in het stroomdiagram kunt zien:

• Bestellingen invoeren
• Bestellingen fiatteren
• Bestellingen afdrukken
• Bestellingen bevestigen

Niet alle stappen zijn verplicht. In de inkoopinstellingen kunt u aangegeven of u gebruik wilt maken van het fiatteren en/of bevestigen van bestellingen. U kunt bestellingen ook verwijderen. Dat kan in hetzelfde pad als waarin u de bestellingen aanmaakt of in de aparte functie voor het verwijderen van bestellingen.

Procedure

Stroomdiagram

Als u goederen of diensten wilt afnemen bij een van uw crediteuren, dient u een bestelling in te voeren en deze naar uw crediteur te sturen. Deze paragraaf beschrijft hoe u bestellingen kunt invoeren. Uw bestelling voert u in met de functie [ Processen, Bestellingen, Invoeren bestellingen ]. In dit menupad kunt u ook bestellingen corrigeren, wijzigen of verwijderen.

In de meeste bedrijven zal de werknemer die de bestellingen invoert niet degene zijn die bevoegd is om goederen te bestellen. Daarom kan het handig zijn om gebruik te maken van het fiatteren van bestellingen. Deze stap komt na het invoeren van de bestelling. U kunt zelf in de inkoopinstellingen aangeven of u gebruik wilt maken van fiattering. U kunt bestellingen fiatteren in [ Management, Fiatteren, Bestellingen fiatteren ].

Nadat u de bestelling ingevoerd en, als u daar van gebruik maakt, gefiatteerd heeft, kan deze afgedrukt worden in [ Processen, Bestellingen, Afdrukken bestellingen ]. U kunt eerst een proefafdruk maken, om te kijken hoe de bestelling er op papier uit gaat zien. Nadat de bestelling definitief is afgedrukt, krijgt hij de status 'Geplaatst'. Als u geen gebruik maakt van bevestiging, wordt de bestelling automatisch verwerkt als hij definitief wordt afgedrukt.

U kunt met leveranciers afspreken dat ze u een bevestiging van de bestelling sturen. Deze bevestiging kunt u in uw inkoopadministratie registreren in [ Proces, Bestellingen, Bevestigen bestellingen ]. Dat is een optionele stap in het proces.

• Als de bestelling bevestigd is, is deze definitief en wordt in de historie opgeslagen, met als status 'Bevestigd'.
• Als de bestelling door de leverancier niet wordt goedgekeurd, omdat er iets niet klopt, kunt u de bestelling terugsturen naar de "auteur". De bestelling dient dan gewijzigd te worden, eventueel gefiatteerd en vervolgens opnieuw afgedrukt en naar de leverancier gestuurd.
• Als de leverancier de bestelling afkeurt, kunt u deze verwerpen. De bestelling wordt dan met de status 'Verworpen' in de historie opgeslagen. U kunt deze bestelling niet meer oproepen.

Als u geen gebruik maakt van bevestiging, wordt de bestelling meteen nadat deze afgedrukt is, definitief en naar de historie gestuurd.

Bestellingen verwijderen

U kunt bestellingen verwijderen in [ Management, Verwijderen, Verwijderen bestellingen ], als ze een van de volgende statussen hebben:

• Ingevoerd
• Terug naar auteur
• Opnieuw ingevoerd

Purchase Manual > Inhoud > Bestellingen