Exact Financials (v3)

Purchase Manual - Inkoopinstellingen

Inkoopinstellingen

Tabblad 'Algemeen'

Bestelnummer

Hier staat het eerste vrije nummer weergegeven, dat als standaard gebruikt kan worden voor het invoeren van bestellingen. U kunt dit nummer aanpassen en het zal met '1' opgehoogd worden, nadat een bestelling ingevoerd is.

Ontvangstnummer

Hier staat het eerste vrije nummer weergegeven, dat als standaard gebruikt kan worden voor het invoeren van ontvangsten. U kunt dit nummer aanpassen en het zal met '1' opgehoogd worden, nadat een ontvangst ingevoerd is.

Inkoopfactuurnummer

Hier staat het eerste vrije nummer weergegeven, dat als standaard gebruikt kan worden voor het invoeren van inkoopfacturen. U kunt dit nummer aanpassen en het zal met '1' opgehoogd worden, nadat een inkoopfactuur ingevoerd is.

Gebruik fiattering

Als u bestellingen, ontvangsten en/of inkoopfacturen wilt fiatteren, voordat ze afgedrukt of verwerkt worden, dient u deze instelling aan te kruisen. Fiattering is een optionele stap in het proces. Zie Bestellingen fiatteren.

Gebruik bevestiging

Als u een bevestiging van de bestellingen wilt hebben, dient u deze instelling aan te kruisen. U kunt de bevestiging van de bestellingen gebruiken om te controleren of uw leverancier uw bestellingen goed heeft verwerkt. Als u deze instelling aankruist, kan een bestelling niet verwerkt worden als hij niet bevestigd is. Bevestiging is een optionele stap in het proces. Als u 'Gebruik bevestiging' aankruist, geldt dat voor alle bestellingen die ingevoerd worden. Zie Bestellingen bevestigen.

Ontvangsten invoeren voor tekstregels

U kunt kiezen of u ontvangsten wilt invoeren voor tekstregels die ingevoerd zijn in de bestellingen. U kunt uit drie opties kiezen:

{Altijd}
{Optioneel}: als u een bestelling invoert, kunt u het veld 'Ontvangst' aankruisen als u voor een tekstregel in deze bestelling een ontvangst wilt kunnen invoeren.
{Nooit}

Ontvangsten afdrukken

In dit veld kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van het afdrukken van ontvangsten. U kunt kiezen uit drie opties:

{Altijd}: er wordt nu van elke ontvangst bij het verwerken een afdruk te maken.
{Optioneel}: tijdens het verwerken van de ontvangsten, kunt u aangegeven of u voor die specifieke ontvangsten een afdruk wilt maken.
{Nooit}: u kunt geen afdrukken van ontvangsten laten maken.

Lay-outs

U kunt kiezen welk lay-out u wilt gebruiken voor het afdrukken van bestellingen en ontvangsten. Deze lay-outs worden gebruikt als standaard lay-outs. Zie Lay-outs definiëren in de System helptekst.

Order-/vrachtkosten van bestellingen naar inkoopfacturen

Uw leveranciers hebben aangegeven hoe zij willen dat u de order- en vrachtkosten die zij berekenen betaalt, als er voor één bestelling meer dan één inkoopfactuur aangemaakt wordt. In deze instelling kunt u aangeven op welke manier (de meeste van) uw leveranciers willen dat u de order- en vrachtkosten betaalt.

{Alles bij eerste selectie}: als ze willen dat u het bedrag betaalt als u het eerste deel van de inkoopfactuur betaalt.
{Lineaire verdeling}: als ze willen dat u hetzelfde percentage van de kosten betaalt als het percentage van het bedrag van de inkoopfactuur dat u betaalt.
Voorbeeld

U ontvangst een factuur van 1000,-. U moet orderkosten van 50,- betalen. U betaalt de eerste 50% van de factuur. U dient dan 50% van 50,- orderkosten te betalen: 25,-.
{Alles bij laatste selectie}: als ze willen dat u het bedrag betaalt als u het laatste deel van de inkoopfactuur betaalt.

Als een leverancier u een factuur stuurt waar order- of vrachtkosten op staan en deze leverancier wil dat u de kosten op een andere wijze betaalt dan u in deze instelling heeft aangegeven, kunt u het bedrag van de factuur die u invoert handmatig wijzigen.

Breedte van tekstregels

Voer de breedte in die u voor een tekstregel of tekstartikelen wilt gebruiken. Dit is het aantal karakters dat u kunt gebruiken voor een tekstregel of tekstartikelen in Exact Generation XL - Purchase en Exact Generation XL - Sales. De breedte wordt ook gebruikt in algemene tekstcodes in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Algemene tekstcodes], voor tekstartikelen in [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] en in onderhoud extra artikelomschrijvingen in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Extra omschrijvingen].

Deze instelling geldt zowel voor Exact Generation XL - Purchase als voor Exact Generation XL - Sales. Als u de breedte verandert in Exact Generation XL - Purchase zal automatisch de breedte ook in Exact Generation XL - Sales worden aangepast.

Tabblad 'Standaarden'

Gebaseerd op vele suggesties van onze klanten is het inkoopproces vanaf versie 3.23 flexibeler gemaakt. Om deze nieuwe functionaliteit te kunnen gebruiken is een nieuw scherm geïntroduceerd waarin u kunt aangeven wat u wel en niet wilt aanpassen in het proces. Let wel op dat deze instellingen gelden voor iedere manier van invoer, handmatig maar dus ook door middel van EDIS of IFALL. Het kan met bijvoorbeeld met EDIS wel voorkomen dat een importwaarde anders is dan de standaard. Er wordt dan een waarschuwing getoond en de waarde wordt wel gewoon geïmporteerd.

Initiële waarden na upgrade

De initiele waarden zijn gebaseerd op de instellingen van de administratie voor de upgrade naar 3.23. Als we bijvoorbeeld kijken naar de instelling ten aanzien van de kostenplaatsen, dan zal deze overgenomen zijn zoals gedefinieerd in de vorige versie. De overige kolomen zijn nieuw en staan standaard niet aan.

Velden, die qua kleur grijs of leeg zijn, zijn niet van toepassing. Als een waarde de kleur grijs heeft en er is een waarde 'ja' ingevuld, dan betekend dat dat dit de enig mogelijke waarde is.

Een voorbeeld hiervan is een activum waarbij de eerste vier kolommen grijs zijn en kolom 2 tot 4 een 'ja' hebben ingevuld. 'Ja' is hier ook de enige, correcte waarde omdat de naam en omschrijving van een (aan te schaffen) activum altijd wijzigbaar moeten zijn.

Het kan ook zijn dat een waarde uitgegrijsd is om inconsistenties in het proces te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is als een order wordt ingevoerd voor project A, en het ook een ontvangst is voor project A. Als de 'binnengekomen' rekening nu geboekt zou kunnen worden op project B kan dit leiden tot ongewenste situaties in uw financiële administratie.

Verder, als een eenheid niet in alle stappen van het proces gebruikt wordt, kan deze ook irrelevant zijn. Denk hier bijvoorbeeld aan een vervaldatum voor orders en ontvangsten, deze is namelijk alleen van belang bij 'ontvangen' rekeningen. Dus als u ingeeft dat u de vervaldatum voor binnengekomen rekeningen (wel of niet) wilt aanpassen, maakt het niet uit of de factuur is gebasseerd op een order en/of ontvangst. Hierom zijn deze velden hier dus grijs en nemen ze de waarde van de ingevoerde rekening altijd over.

Tabblad 'Journalisering'

Ontvangsten

Dagboek

Geef hier aan in welk memoriaal u wilt dat de boekingen van de ontvangsten gemaakt worden. De gemaakte boeking zal er als volgt uitzien:

	debet	credit
Goederen	1.000
Goederen ontvangen		1.000

Verdichtingsniveau

Vul het verdichtingsniveau in. U kunt uit drie mogelijkheden kiezen: {Niet verdichten}, {Artikelgroep} en {Grootboekrekening}. Als u ontvangsten verwerkt, kunt u ze verdichten. Als u {Artikelgroep} selecteert, worden alle ontvangsten met dezelfde artikelgroep en grootboekrekening verdicht tot één financiële boeking. Als u {Grootboekrekening} selecteert, worden alle ontvangsten met dezelfde grootboekrekening verdicht. Er zijn echter enkele voorwaarden. De volgende gegevens dienen hetzelfde te zijn voor alle ontvangsten die u wilt verdichten:

Valutacode
Kostenplaats
Kostendrager
Multidimensie 1-5
Project
Kostensoort
Projectkostenplaats

Journalisering: Gebruik periode/datum tabel of Gebruik vaste jaar/periode

U kunt kiezen tussen {Gebruik periode/datum tabel} of {Gebruik vaste jaar/periode}. Als u {Gebruik periode/datum tabel} kiest, worden de boekingen gemaakt in de periode die gespecificeerd is in de periode/datumtabel, waarbij de datum van de ontvangst is gebruikt. Als u kiest voor {Gebruik vaste jaar/periode} kunt u zelf een jaar en een periode invullen als u de ontvangsten verwerkt. Voor alle ontvangsten wordt dan, ongeacht hun datum, een boeking gemaakt in deze bepaalde periode.

Facturen

Verdichtingsniveau

Vul het verdichtingsniveau in. U kunt uit drie mogelijkheden kiezen: {Niet verdichten}, {Artikelgroep} en {Grootboekrekening}. Als u facturen verwerkt, kunt u ze verdichten. Als u {Artikelgroep} selecteert, worden alle facturen met dezelfde artikelgroep en grootboekrekening verdicht tot één financiële boeking. Als u {Grootboekrekening} selecteert, worden alle facturen met dezelfde grootboekrekening verdicht. Er zijn echter enkele voorwaarden. De volgende gegevens dienen hetzelfde te zijn voor alle facturen die u wilt verdichten:

Valutacode
Kostenplaats
Kostendrager
Multidimensie 1-5
Project
Kostensoort
Projectkostenplaats

Journalisering: Gebruik periode/datum tabel of Gebruik vaste jaar/periode

U kunt kiezen tussen {Gebruik periode/datum tabel} of {Gebruik vaste jaar/periode}. Als u {Gebruik periode/datum tabel} kiest, worden de boekingen gemaakt in de periode die gespecificeerd is in de periode/datumtabel, waarbij de datum van de factuur is gebruikt. Als u kiest voor {Gebruik vaste jaar/periode} kunt u zelf een jaar en een periode invullen als u de facturen verwerkt. Voor alle facturen wordt dan, ongeacht hun datum, een boeking gemaakt in deze bepaalde periode.

Orderkosten (Grootboekrekening / kostenplaats / kostendrager)

Vul de grootboekrekening in die gebruikt wordt voor de orderkosten als een inkoopfactuur wordt verwerkt.

Vul de kostenplaats in die aan de grootboekrekening orderkosten gekoppeld dient te worden.

Vul de kostendrager in die aan de grootboekrekening orderkosten gekoppeld dient te worden.

Deze grootboekrekening, kostenplaats en kostendrager worden alleen gebruikt als u geen kostencode heeft ingevuld toen u de bestelling van deze inkoopfactuur invoerde of als er geen grootboekrekening, kostenplaats of kostendrager aan de kostencode is gekoppeld die daar is ingevoerd.

U kunt een kostenplaats/-drager invullen die gekoppeld is aan de ingevulde grootboekrekening. U kunt ook een kostenplaats/-drager invullen die niet aan de grootboekrekening gekoppeld is, maar dat kan alleen als er ook geen andere kostenplaatsen/-dragers aan deze grootboekrekening gekoppeld zijn.

De volgende boeking zal gemaakt worden:

	debet	credit
Facturen ontvangen	1.000
Orderkosten	100
Crediteuren		1.100

Of (voor het geval u geen gebruik maakt van ontvangsten)

	debet	credit
Goederen	1.000
Orderkosten	100
Crediteuren		1.100

Vrachtkosten (Grootboekrekening / kostenplaats / kostendrager)

Vul de grootboekrekening in die gebruikt wordt voor de vrachtkosten als een inkoopfactuur wordt verwerkt.

Vul de kostenplaats in die aan de grootboekrekening vrachtkosten gekoppeld dient te worden.

Vul de kostendrager in die aan de grootboekrekening vrachtkosten gekoppeld dient te worden.

U kunt een kostenplaats/-drager invullen die gekoppeld is aan de ingevulde grootboekrekening. U kunt ook een kostenplaats/-drager invullen die niet aan de grootboekrekening gekoppeld is, maar dat kan alleen als er ook geen andere kostenplaatsen/-dragers aan deze grootboekrekening gekoppeld zijn.

De volgende boeking zal gemaakt worden:

	debet	credit
Facturen ontvangen	1.000
Vrachtkosten	100
Crediteuren		1.100

Of (voor het geval u geen gebruik maakt van ontvangsten)

	debet	credit
Goederen	1.000
Vrachtkosten	100
Crediteuren		1.100

Factuurkorting (Grootboekrekening / kostenplaats / kostendrager)

Vul de grootboekrekening in die gebruikt wordt voor de factuurkorting als een inkoopfactuur wordt verwerkt.

Vul de kostenplaats in die aan de grootboekrekening factuurkorting gekoppeld dient te worden.

Vul de kostendrager in die aan de grootboekrekening factuurkorting gekoppeld dient te worden.

U kunt een kostenplaats/-drager invullen die gekoppeld is aan de ingevulde grootboekrekening. U kunt ook een kostenplaats/-drager invullen die niet aan de grootboekrekening gekoppeld is, maar dat kan alleen als er ook geen andere kostenplaatsen/-dragers aan deze grootboekrekening gekoppeld zijn.

De volgende boeking zal gemaakt worden:

	debet	credit
Facturen ontvangen	1.000
Factuurkorting		100
Crediteuren		900

Of (voor het geval u geen gebruik maakt van ontvangsten)

	debet	credit
Goederen	1.000
Factuurkorting		100
Crediteuren		900

Betalingsverschil (Grootboekrekening / kostenplaats / kostendrager)

Vul de grootboekrekening in die gebruikt wordt voor de betalingsverschil als een inkoopfactuur wordt verwerkt.

Vul de kostenplaats in die aan de grootboekrekening betalingsverschil gekoppeld dient te worden.

Vul de kostendrager in die aan de grootboekrekening betalingsverschil gekoppeld dient te worden.

U kunt een kostenplaats/-drager invullen die gekoppeld is aan de ingevulde grootboekrekening. U kunt ook een kostenplaats/-drager invullen die niet aan de grootboekrekening gekoppeld is, maar dat kan alleen als er ook geen andere kostenplaatsen/-dragers aan deze grootboekrekening gekoppeld zijn.

De volgende boeking zal gemaakt worden:

	debet	credit
Facturen ontvangen	990
Betalingsverschil		10
Crediteuren		1.000

Of (voor het geval u geen gebruik maakt van ontvangsten)

	debet	credit
Goederen	990
Betalingsverschil		10
Crediteuren		1.000

Afletteren

Dagboek voor afletteren ontvangsten en facturen

Geef hier aan welk memoriaal u wilt gebruiken voor het afletteren van ontvangsten en facturen. De gemaakte boeking zal er als volgt uitzien:

	debet	credit
Goederen ontvangen	1.100
Facturen ontvangen		1.000
Prijsverschillen		100

Verdichtingsniveau

Vul het verdichtingsniveau in. U kunt uit drie mogelijkheden kiezen: {Niet verdichten}, {Artikelgroep} en {Grootboekrekening}. Als u ontvangsten en facturen aflettert, kunt u ze verdichten. Als u {Artikelgroep} selecteert, worden alle ontvangsten en facturen met dezelfde artikelgroep en grootboekrekening verdicht tot één financiële boeking. Als u {Grootboekrekening} selecteert, worden alle ontvangsten en facturen met dezelfde grootboekrekening verdicht. Er zijn echter enkele voorwaarden. De volgende gegevens dienen hetzelfde te zijn voor alle ontvangsten en facturen die u wilt verdichten:

Valutacode
Kostenplaats
Kostendrager
Multidimensie 1-5
Project
Kostensoort
Projectkostenplaats

Niet afgeletterde facturen (Grootboekrekening / kostenplaats / kostendrager)

Vul de grootboekrekening in die u wilt gebruiken voor het aanmaken van een handmatige aflettering van bestellingen waarvan een factuur ingevoerd is, maar een ontvangst nooit gekregen is.

Vul de kostenplaats in die aan de grootboekrekening gekoppeld dient te worden.

Vul de kostendrager in die aan de grootboekrekening gekoppeld dient te worden.

U kunt een kostenplaats/-drager invullen die gekoppeld is aan de ingevulde grootboekrekening. U kunt ook een kostenplaats/-drager invullen die niet aan de grootboekrekening gekoppeld is, maar dat kan alleen als er ook geen andere kostenplaatsen/-dragers aan deze grootboekrekening gekoppeld zijn.

De volgende boeking zal gemaakt worden:

	debet	credit
Niet afgeletterde facturen	1.000
Ontvangen facturen		1.000

Niet afgeletterde ontvangsten (Grootboekrekening / kostenplaats / kostendrager)

Vul de grootboekrekening in die u wilt gebruiken voor het aanmaken van een handmatige aflettering van bestellingen waarvan een ontvangst ingevoerd is, maar een factuur nooit gekregen is.

Vul de kostenplaats in die aan de grootboekrekening gekoppeld dient te worden.

Vul de kostendrager in die aan de grootboekrekening gekoppeld dient te worden.

U kunt een kostenplaats/-drager invullen die gekoppeld is aan de ingevulde grootboekrekening. U kunt ook een kostenplaats/-drager invullen die niet aan de grootboekrekening gekoppeld is, maar dat kan alleen als er ook geen andere kostenplaatsen/-dragers aan deze grootboekrekening gekoppeld zijn.

De volgende boeking zal gemaakt worden:

	debet	credit
Goederen ontvangen	1.000
Niet afgeletterde ontvangsten		1.000

Purchase Manual > Inhoud > Inkoopinstellingen

XMTwoFiveMX

Main Category:	Support Product Know How	Document Type:	Online help main
Category:	On-line help files	Security level:	All - 0
Sub category:	Details	Document ID:	06.843.121
Assortment:	Exact Financials (v3)	Date:	22-02-2006
Release:		Attachment:
Disclaimer

Tags	Support Product Know How-On-line help files-Details