Overzichten in Exact Financials
Introductie
Alle overzichten in Exact Financials maken gebruik van dezelfde rapportfunctie. De rapportfunctie biedt een flexibele en uitgebreide manier van selectiemogelijkheden. Na selectie kunnen de gevraagde gegevens worden geprint, geëxporteerd, of op het scherm worden getoond. De getoonde informatie kunt u zelf configureren en opslaan voor hergebruik door gebruik te maken van lay-outs.
In dit document worden de mogelijkheden besproken aan de hand van verschillende onderwerpen. Klik op de hyperlink om direct naar het betreffende onderwerp te gaan.
Wanneer u een menupad van een overzicht opent wordt in de meeste gevallen eerst een lijst met bestaande lay-outs getoond. U kunt een van deze lay-outs gebruiken, of u kiest voor 'Nieuw' om zelf een lay-out te definiëren.
Uitleg van de velden
Het tabblad 'Criteria' bestaat uit een aantal vaste secties. Aan de hand van deze secties zal het tabblad nader worden toegelicht.
Sectie 'Selectie'
De sectie 'Selectie' vindt u boven in het tabblad 'Criteria'. De sectie dient voor het invoeren van eventuele selectie, of filtercriteria. Hiermee kunt u gerichter zoeken op bepaalde informatie, of een beknopter overzicht van de gegevens opvragen. U kunt in totaal tot 10 verschillende selectiecriteria toevoegen. Selecteer via de dropdown menu's de gewenste selectiecriteria.
Vervolgens kunt u achter het geselecteerde selectiecriterium de daadwerkelijke selectiewaarden ingeven. U geeft deze in middels een traject "van ... tot ...", of door middels van aanvinken van de gewenste waarden. Voor selecties op entiteiten kunt u door middel van het loepje een zoekscherm openen en de gewenste selectiewaarde selecteren. U kunt ook gebruik maken van zgn. 'wildcards' (*) in een selectieveld.
Naast de selectie op data velden kunt u ook de notities als selectiecriterium selecteren.
Sectie 'Voorkeuren'
De sectie voorkeuren bevat indien van toepassing extra criteria waarmee u de opbouw/ informatievoorziening van uw overzicht kunt bepalen. De opties in de sectie 'Voorkeuren' wisselen per verslag en worden nader toegelicht in de documentatie van het betreffende verslag. De enige optie die altijd aanwezig is in de sectie 'Voorkeuren' is de optie 'Autozoom'.
Autozoom
Wanneer u een overzicht opvraagt kunt u bijna altijd doorzoomen naar onderliggende informatie. Denk bijvoorbeeld aan het doorzoomen naar de subregels van een boeking in het boekingsverslag, of het doorzoomen naar de grootboekmutatie vanuit de balans. Dit doorzoomen kan handmatig worden gestart, maar u kunt deze doorzoom ook automatisch laten plaatsvinden. Indien u de optie 'Autozoom' aanvinkt, wordt er voor elke regel automatisch een doorzoom geladen. Houdt u er rekening mee dat het activeren van de autozoom de tijd voor het laden van het overzicht kan beïnvloeden.
Sectie 'Groeperen'
Middels de sectie groeperen kunt u aangeven hoe uw overzicht gegroepeerd en/ of gesorteerd dient te worden. De instellingen in deze sectie hebben invloed op de manier waarop de gevraagde informatie wordt weergegeven.
Sorteer/ groepeerlijst
Via deze lijst kunt u de velden rangschikken.
Groeperen
De bovenste lijn in de lijst is ten behoeve van het groeperen. Dit houdt in dat de gegevens per geselecteerde entiteit gegroepeerd worden en dat er een totaal per entiteit wordt weergegeven. U dient de entiteiten waarop u wilt groeperen te selecteren en middels de pijltjes naar boven te verplaatsen. De entiteiten dienen onder de lijn 'Groeperen', maar boven de lijn 'Sorteren' te staan. Op deze wijze kunt u de bedragen in het overzicht op verschillende niveaus totaliseren.
Voorbeeld
U gaat naar [Finance: Debiteuren, Openstaande posten]en vraagt de openstaande postenlijst op voor alle debiteuren. U wilt graag het totaal openstaande bedrag per debiteur weergegeven. In de sectie 'Groeperen' verplaatst u het veld 'Debiteur' tot onder de lijn 'Groeperen'. Het overzicht wordt nu gegroepeerd en getotaliseerd per debiteur.
Sorteren
Door entiteiten te verplaatsen tot onder de lijn 'Sorteren' bepaald u de sortering van het overzicht. Het bovenste veld bepaalt het eerste sorteerniveau. Het tweede veld bepaalt het tweede sorteerniveau enz. De sorteervolgorde bepaalt de presentatie van de waarden binnen de gepresenteerde lijst. De lijst wordt op het eerste sorteerniveau oplopend gesorteerd, vervolgens op de tweede enz. Het verdient voorkeur om de sorteervolgorde van een entiteit gelijk te laten lopen met de voor de desbetreffende entiteit gedefinieerde indexen. Dit om de snelheid van de rapporten te optimaliseren.
Tonen details/Niveau pagina-einde
De velden 'Tonen details' en 'Niveau pagina-einde' zijn beschikbaar zodra er op de desbetreffende entiteit een getotaliseerd veld op een numerieke waarde aanwezig is, zoals bijvoorbeeld een bedrag.
Geef in het veld 'Tonen details' aan of u in het overzicht de getoonde informatie alleen verdicht wilt zien of dat u ook de onderliggende regels (details) wenst te zien die resulteren in het getoonde totaal.
Voorbeeld
U heeft een openstaande postenoverzicht opgevraagd gegroepeerd op debiteur. Als u de optie 'Tonen details' markeert, dan ziet u de individuele openstaande posten die leiden tot het totaal. Als u bijvoorbeeld een totaal van EUR 1000,- heeft op debiteur '1010', dan zullen bij het aanvinken van deze optie ook de onderliggende openstaande posten worden getoond welke een totaal van EUR 1000,- hebben. Zo worden bijvoorbeeld 3 openstaande posten getoond op debiteur '1010' met de waarden EUR 500,-, EUR 550,- en een creditnota van EUR 50,-.
Geef bij 'Niveau pagina-einde' aan op welk niveau tijdens het printen van het overzicht op een nieuwe pagina dient te worden begonnen.
Voorbeeld
Bij het afdrukken van uw openstaande postenlijst met sortering op jaar, dagboeknummer en debiteur geeft u als 'Niveau pagina-einde' de waarde 2 in. Tijdens het afdrukken van het rapport zal op een nieuwe pagina worden begonnen zodra de waarde van het veld dagboek wijzigt.
Als u voor de knop 'Scherm' heeft gekozen, worden de resultaten van uw selectie getoond op het tabblad 'Verslag'. Bovenin het tabblad aan de rechterkant ziet u de 'Page size'.
Page size
Hiermee bepaald u het aantal regels dat in een keer op het scherm wordt getoond. Standaard staat de page size op 25. Dit houdt in dat er 25 regels per keer worden geladen. Indien uw overzicht uit meer dan 25 regels bestaat dient u te bladeren middels de knoppen 1 t/m ... aan de linkerzijde bovenin het tabblad. Indien u een grotere page size instelt kunt u scrollen door de getoonde regels.
Let op! Het instellen van een grotere page size is van invloed op de tijd die nodig is om het overzicht samen te stellen. Het verschilt per omgeving wat de de ideale page size is. U dient zelf te testen wat voor uw omgeving het beste werkt. In alle gevallen geldt: hoe kleinere de page size, hoe sneller het overzicht op uw scherm verschijnt.
U hebt op dit tabblad een aantal mogelijkheden die u kunt oproepen door uw cursor op de kolomaanduiding te plaatsen en op de rechtermuisknop te klikken (in de Webbrowser kunt u ook de knop 'Customize' gebruiken). Er wordt nu een menu geopend, in dit document wordt aan dit menu gerefereerd als pop-up-menu.
Kolommen aanpassen
De in het tabblad 'Verslag' getoonde kolommen kunt u in aantal, volgorde en samenstelling zelf configureren. Dit doet u via het pop-up-menu, kies hier voor 'Meer...'.
In het scherm dat nu geopend wordt ziet u een lijst van alle beschikbare kolommen. Bovenaan ziet u de op dit moment geactiveerde kolommen (deze hebben een vinkje). Naast de lijst met beschikbare kolommen ziet u vier knoppen:
Omhoog
Gebruik deze knop om een kolom omhoog te verplaatsen in de lijst. Selecteer de gewenste kolom en klik op 'Omhoog' tot de gewenste positie is bereikt. Hoe hoger in de lijst, hoe verder de kolom naar links zal staan in uw invoerscherm.
Omlaag
Gebruik deze knop om een kolom omlaag te verplaatsen in de lijst. Selecteer de gewenste kolom en klik op 'Omlaag' tot de gewenste positie is bereikt. Hoe lager in de lijst, hoe verder de kolom naar rechts zal staan in uw invoerscherm.
Weergeven
Klik op deze knop om een kolom te activeren (er verschijnt een vinkje voor de betreffende kolom). U kunt een kolom ook activeren door deze aan te klikken met de linkermuisknop of met de spatiebalk.
Verbergen
Klik op deze knop om een kolom te deactiveren (het vinkje voor de betreffende kolom verdwijnt). U kunt een kolom ook deactiveren door deze aan te klikken met de linkermuisknop of met de spatiebalk.
+
Voor bepaalde kolommen ziet u een +. Wanneer u op de + klikt worden de zogenaamde referentiële velden van de betreffende kolom getoond. Referentiële velden, zijn velden die gerelateerd zijn aan de betreffende entiteit.
Voorbeeld
In de lijst staat de kolom 'Grootboekrekening'. Hiermee activeert u de kolom met het grootboekrekeningnummer. Wanneer u graag de omschrijving van de grootboekrekening wilt zien, dient u op de + voor de kolom 'Grootboekrekening' te klikken. De omschrijving van de grootboekrekening is immers een veld gerelateerd aan de grootboekrekening. Alle referentiële velden van de kolom 'Grootboekrekening' worden nu getoond, selecteer de kolom 'Grootboekrekening:Omschrijving' om de omschrijving van de grootboekrekening te tonen in het boekingsscherm.
Breedte van de geselecteerde kolom (in pixels)
Dit veld wordt actief op moment dat u een kolom selecteert. Hiermee kunt u de breedte van de geselecteerde kolom op het scherm aanpassen (in de WebClient is het tevens mogelijk de breedte van de kolommen aan te passen door middel van slepen).
Breedte van de geselecteerde kolom (in karakters)
Dit veld wordt actief op moment dat u een kolom selecteert. Hiermee kunt u de breedte van de geselecteerde kolom bij afdrukken aanpassen (in de WebClient is het tevens mogelijk de breedte van de kolommen aan te passen door middel van slepen). Let op dat u de kolom niet te klein maakt in karakters, wanneer u bijvoorbeeld een crediteurencode heeft van 6 cijfers, dan dient deze kolom ook tenminste 6 karakters breed te zijn, anders zal niet de hele code afgedrukt worden.
Als u met dezelfde gebruikersnaam deze functie nog een keer opstart, dan zult u de kolommen configuratie zien zoals de laatste keer door u gebruikt. Daarnaast is het mogelijk de gemaakte veranderingen op te slaan als lay-out (zie lay-outs aanmaken en bewaren).
Document indicator
Bij het wijzigen van de kolommen kan ook het veld 'Documenten' geselecteerd worden. In het verslag wordt hierdoor een kolom met een indicator voor gekoppelde documenten getoond. Wanneer de indicator wordt aangeklikt zal het document in een preview scherm getoond worden.
Formules definiëren
Bij het samenstellen van een lay-out kunt u zelf de te tonen gegevens als kolommen op het overzicht toevoegen. Hiertoe kunt u gebruik maken van de standaard door Exact beschikbaar gestelde velden. Het kan echter zijn dat u gegevens in u overzicht wilt tonen, welke niet als standaard veld beschikbaar zijn. Deze gegevens kunt u zelf samenstellen met behulp van formules. Als de formule eenmaal is samengesteld verschijnt deze als toevoeging in de lijst met beschikbare kolommen. Velden/ kolommen die beschikbaar zijn gesteld als formule worden voorafgegeaan door een (F). U kunt formules aanmaken in [Systeem: Applicatie, Overzichtenlay-outs, Formules, Onderhoud].
Standaardwaarden herstellen
In het pop-up-menu ziet u de optie 'Standaardwaarden herstellen'. Wanneer u deze optie selecteert zullen de door Exact ingestelde waarden (kolommen) worden hersteld. U verliest dan uw eigen indeling, tenzij u deze heeft opgeslagen als lay-out.
Query phrase
De laatste optie in het pop-up-menu is 'Query expressie'. Deze optie toont de query welke door het zoekscherm wordt uitgevoerd.
Doorzoomen
Als u in het getoonde overzicht een regel selecteert en op de rechtermuisknop klikt, krijgt u de entiteiten te zien waarop u kunt doorzoomen. Klik met de linker muisknop op een entiteit in de getoonde selectielijst om een volgend tabblad te openen met de resultaten van de doorzoom. U kunt doorzoomen op alle in uw overzicht getoonde gerelateerde entiteiten. Het is afhankelijk van het overzicht en de geregistreerde informatie waarop u precies kunt doorzoomen. Er zijn maximaal drie typen zoom-in:
- Koppeltabellen. Voorgedefinieerde koppelingen om een audit-trail mogelijk te maken. Als u bijvoorbeeld in een grootboekkaart wilt inzoomen op de gekoppelde grootboekmutatie, start u feitelijk een zoom-in naar een onderliggende tabel op. Om door te kunnen zoomen naar een onderliggende tabel is het noodzakelijk dat de sleutelwaarden van de onderliggende tabel zijn opgenomen in het overzicht. Middels koppeltabellen kunt u tevens doorzoomen naar gekoppelde documenten en stamgegevens. Met de rechter muisknop kunt u de stamgegevens aanpassen.
- Stamgegevens. De direct aan de desbetreffende entiteit gekoppelde waarden. Zo kan bijvoorbeeld bij debiteuren worden doorgezoomd op de direct aan deze debiteur gekoppelde bankrekeningen. Met de rechter muisknop kunt u de stamgegevens aanpassen.
- Notities. Wanneer er notities zijn op een entiteit kunnen deze middels doorzoomen worden geraadpleegd en eventueel worden bijgewerkt.
Entiteiten die niet in uw rapport zijn opgenomen, worden niet als optie getoond om op door te zoomen. De doorzoom mogelijkheid naar documenten is altijd beschikbaar. Dubbelklik vervolgens op de regel waarin de documentgegevens worden getoond; het gekoppelde document wordt nu geopend.
Naast het weergeven van de gegevens op scherm, kunt de gegevens ook (direct) afdrukken of exporteren. Selecteer de gewenste optie middels de daarvoor bestemde knop. Welke opties u tot uw beschikking heeft is afhankelijk van uw gebruikersinstellingen (tabblad 'Export'). U heeft de volgende opties:
Printer
Het overzicht wordt afgedrukt via de printer. Het systeem gebruikt hiervoor wordt de printer gekoppeld aan de betreffende gebruiker in zijn gebruikersinstellingen op het tabblad 'Algemeen'.
Excel
Het overzicht wordt geëxporteerd naar Microsoft Excel.
PDF
Het overzicht wordt geëxporteerd naar PDF.
ASCII
Het overzicht wordt geëxporteerd in ASCII formaat.
CSV
Het overzicht wordt geëxporteerd in CSV-formaat.
Open document
Het overzicht wordt geëxporteerd in Open document-formaat.
Indien u beschikt over de module 'Taakplanner' kunt u in de gebruikersinstellingen aangeven dat u de taakplanner mag instellen. In dit geval beschikt u over een extra knop:
Taakplanner
Gebruik de knop 'Taakplanner' indien u het afdrukken/ exporteren van het overzicht wilt plannen. Op deze manier kunt u (grote) overzichten bijvoorbeeld maandelijks automatisch laten aanmaken. U kunt het overzicht eventueel per e-mail laten verzenden. Zie [Taakplanner].
In dit document is beschreven hoe u de overzichten in Exact Financials kunt aanpassen naar uw eigen wensen. U kunt uw wijzigingen bewaren door deze op te slaan als lay-out. Voor het aanmaken van een lay-out hebt u twee uitgangsmogelijkheden:
- Het aanpassen van een bestaande (standaard) lay-out. Wanneer u een menupad voor overzichten opent ziet u doorgaans een lijst met bestaande lay-outs. Dit kunnen standaard lay-outs zijn van Exact, of binnen uw bedrijf gecreëerde lay-outs. Open de gewenste lay-out en pas deze aan naar uw wensen.
- Het aanmaken van een nieuwe lay-out. Naast een bestaande lay-out kunt u er ook voor kiezen om een nieuwe lay-out aan te maken via de knop 'Nieuw'.
Wanneer u een overzicht heeft aangepast en u wilt dit overzicht graag met dezelfde instellingen vaker raadplegen dan kunt u het betreffende overzicht bewaren. Op het tabblad 'Verslag' ziet u aan de rechterkant drie knoppen:
Bewaren
Gebruik deze knop om wijzigingen in een bestaande lay-out op te slaan onder dezelfde naam. U overschrijft hiermee de geopende lay-out. Algemene lay-outs kunnen alleen worden overschreven door gebruikers die rechten hebben om lay-outs te importeren [ Systeem: Applicatie / Overzichtenlay-outs / Importeren ].
Bewaren als
Gebruik deze knop om de wijzigingen op te slaan onder een nieuwe naam. U maakt hiermee een nieuwe lay-out aan.
In beide gevallen wordt een scherm geopende met de volgende opties:
Omschrijving
Geef hier de naam van de lay-out in. Dit veld kan alleen worden bewerkt indien u hebt gekozen voor 'Bewaren als'. Indien u kiest voor 'Bewaren' wordt in dit veld de naam van de lay-out weergegeven, u kunt deze niet wijzigen.
Standaard
Kies voor standaard als u de lay-out als standaard lay-out wenst te hanteren voor alle gebruikers. De standaard rapport lay-out is van toepassing op alle administraties. Wanneer u een lay-out aanmerkt als standaard lay-out zal deze lay-out altijd worden gebruikt bij het opvragen van het overzicht. De gebruikers krijgen geen menu meer met lay-outs, in plaats daarvan komt men altijd direct uit in het tabblad 'Criteria' van de door u opgeslagen lay-out.
Privé
Kies voor privé als u deze lay-out alleen voor eigen doeleinden wilt gebruiken. Een privé lay-out wordt niet gedeeld met andere gebruikers en is alleen zichtbaar voor de gebruiker die het overzicht heeft samengesteld.
Alleen dit bedrijf
Markeer 'Alleen voor dit bedrijf' als u dit overzicht alleen beschikbaar wilt stellen voor de administratie waarin dit overzicht is samengesteld.
Selectiecriteria
Geef aan of u het rapport samen met de selectiecriteria als aangegeven in het tabblad 'Criteria' wenst op te slaan.
Selectiewaarden
Geef aan of u het rapport aanvullend op de selectiecriteria inclusief de selectiewaarden als aangegeven in het tabblad 'Criteria' wenst op te slaan.
Uitvoertype
Geef aan of u het uitvoertype ook wilt bewaren in de lay-out zodat het rapport de volgende keer dat u het opvraagt direct met het gewenste uitvoertype (b.v. Excel) gegenereerd wordt.
Naast deze twee knoppen heeft u nog een derde knop:
Verwijderen
Klik op deze knop om de op dat moment geopende lay-out te verwijderen.
Gerelateerde onderwerpen
Exact Financials
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
17.511.335 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
12-12-2019 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |