Exact Financials (v3)

Purchase Manual - Ontvangsten

Ontvangsten

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u ontvangsten van goederen in Exact Financials - Purchase kunt registreren.

Nadat een bestelling geplaatst is, zult u de goederen en de inkoopfactuur ontvangen. Op het moment dat u de goederen ontvangt, kunt u de ontvangst in Exact Financials - Purchase invoeren. Nadat u de ontvangst heeft ingevoerd, kunt u er een proefafdruk van maken. Na fiattering, als u gebruik maakt van fiattering, kunt u de ontvangst verwerken. Afhankelijk van uw instellingen kunt u de ontvangst ook afdrukken. Als u zowel de factuur als de ontvangst heeft ingevoerd, worden ze automatisch afgeletterd. Zo worden de ontvangen goederen tegen de gemaakte kosten weggestreept. Als u een bestelling heeft verwerkt waarvan u de goederen niet meer gaat ontvangen, kunt u de ontvangst en deze bestelling handmatig afletteren.

Procedure

Stroomdiagram

Ontvangsten invoeren

De ontvangst van goederen is een belangrijke stap in het inkoopproces. Het is van groot belang dat u controleert of de ontvangen goederen overeenkomen met de goederen die u besteld heeft. Nadat u de goederen gecontroleerd heeft, kunt u de ontvangst van de goederen registreren in [ Processen, Ontvangsten, Invoeren ]. U kunt een ontvangst op basis van een bestellingen of inkoopfactuur invoeren zodat de regels uit de bestelling of inkoopfactuur worden gecopieerd. U kunt de regels daarna nog aanpassen.

Ontvangsten fiatteren

Als de werknemer die de ontvangsten invoert, niet bevoegd is om de ontvangsten te controleren, kunt u gebruik maken van fiattering. Deze stap komt na het invoeren van de ontvangst. U kunt zelf in de inkoopinstellingen aangeven of u gebruik wilt maken van fiattering. U kunt ontvangsten fiatteren in [ Management, Fiatteren, Ontvangsten ].

Ontvangsten afdrukken

Als u in de inkoopinstelling 'Ontvangst afdrukken' heeft aangegeven dat deze stap tot uw inkoopproces behoort dient u de ontvangst af te drukken. Nadat de ontvangst is ingevoerd kan deze nog gewijzigd worden. Door de ontvangst af te drukken [ Processen, Ontvangsten, Afdrukken ]maakt u deze definitief en wordt de financiële boeking in het memoriaal aangemaakt. Het verwerken van de ontvangst behoort dan niet tot het inkoopproces.

Ontvangsten verwerken

Nadat de ontvangst is gefiatteerd en afgedrukt, kunt u hem verwerken in [ Processen, Ontvangsten, Ontvangsten verwerken ]. Bij het verwerken van de ontvangsten worden er boekingen in uw financiële administratie gemaakt. U kunt ervoor kiezen om de ontvangst ook af te drukken. U kunt in de inkoopinstellingen aangeven of u gebruik wilt maken van het afdrukken van ontvangsten.  De ontvangsten worden tevens opgeslagen in de ontvangsthistorie.

Ontvangsten verwijderen

U kunt ontvangsten verwijderen in [ Management, Verwijderen, Ontvangsten ], als ze een van de volgende statussen hebben:

• Ingevoerd
• Terug naar auteur
• Opnieuw ingevoerd

Purchase Manual > Inhoud > Ontvangsten