Exact Financials (v3)

System Manual - Inleiding

Inleiding

Over deze handleiding

Deze handleiding beschrijft de stappen die nodig zijn om uw administratie in Exact Financials op te zetten en te onderhouden. De documentatie is gebaseerd op situaties zoals u die elke dag in uw werk kunt tegenkomen.

Inhoud van de documentatie

De voornaamste onderdelen van de documentatie zijn de pakketinleiding, de beschrijving van het financieel-administratieve proces en de 'Exact Encyclopedie'.

• Pakketinleiding (verderop in deze inleiding)

  Dit hoofdstuk bevat een algemeen overzicht van het pakket, dat vooral van nut zal zijn voor nieuwe gebruikers, en daarnaast een overzicht van de modules die u kunt gebruiken om de functionaliteit uit te breiden.

• Het financieel-administratieve proces (de overige hoofdstukken)

  De delen tussen de pakketinleiding en de Exact Encyclopedie beschrijven het financieel-administratieve proces en zijn hierop gebaseerd. Alle stappen zijn gedocumenteerd in een logische volgorde, parallel aan dagelijkse routines. Er zijn veel herkenbare voorbeelden opgenomen.

  Per hoofdstuk wordt één, duidelijk afgebakend onderdeel van het proces omschreven. In de inleiding van elk hoofdstuk worden de inhoud ervan en de plaats die het omschreven onderdeel binnen het gehele proces inneemt, aangegeven. Vervolgens vindt u een korte procedure-omschrijving voor alle onderwerpen die in het hoofdstuk worden behandeld. De meeste stappen in de procedure worden later in het hoofdstuk gedetailleerd besproken.

  De uitleg van elk onderwerp bestaat uit een algemene toelichting en een toelichting op de betrokken functie(s). Deze toelichtingen omvatten omschrijvingen van de belangrijkste velden in de functie.

• Exact Encyclopedie
  • De Exact Encyclopedie is opgenomen in de helptekst Exact System.

    De Exact Encyclopedie kan worden beschouwd als een blauwdruk van de gehele Exact Financials software (met uitzondering van systeemfunctionaliteit, zoals gebruikerstoegangsbeheer). Hiermee krijgt snel een goed begrip van de programmatuur en kunt u snel informatie vinden over de administratieve terminologie die in Exact Financials wordt gebruikt. De Exact Encyclopedie vormt een aanvulling op de beschrijving van het administratieve proces; daarin zult u dan ook vaak verwijzingen naar de Exact Encyclopedie vinden.

  • Een deel van deze informatie heeft betrekking op andere pakketten, mogelijk pakketten die u niet hebt. Toch kan deze informatie nuttig zijn, bijvoorbeeld als u van plan bent in de toekomst andere pakketten van Exact te gaan gebruiken. Vergeet niet dat de software van Exact Financials geïntegreerd is: pakketten zijn vaak aan elkaar gerelateerd en het is dikwijls mogelijk in het ene pakket gebruik te maken van gegevens die in een ander pakket zijn ingevoerd om het dubbel invoeren van gegevens te verminderen.

Cruciale functionaliteit

Een aantal velden en functies is van essentieel belang. Dit wordt in de documentatie aangegeven door een bomsymbool. De desbetreffende functionaliteit heeft een verstrekkend en vaak niet meer ongedaan te maken effect op de administratieve gegevens en/of procedures. Het is aan te raden om, voordat u dergelijke cruciale functionaliteit gebruikt, eerst de desbetreffende informatie grondig te lezen.

Verwijzingen naar functies

Functies worden in de tekst aangegeven door 'paden', die laten zien hoe u ze kunt oproepen. De paden worden als volgt weergegeven:

• De keuze [Bestand, Menu] wordt altijd uit het pad weggelaten, behalve voor bepaalde instellingsfuncties die uitgebreid worden besproken.

Voorbeeld

In de handleiding van Exact Finance is de functie telefoonselectie Debiteuren aangegeven door [Debiteuren, Telefoonselectie]

• Bij verwijzingen naar paden die zijn beschreven in andere Exact Financials handleidingen wordt altijd vermeld welke handleiding geraadpleegd dient te worden.

  Voorbeeld

  In de handleiding van Exact Sales, voor de functie telefoonselectie voor debiteuren wordt verwezen naar [Debiteuren, Telefoonselectie] in de Exact Finance handleiding.

On-line help in de software

In Exact Financials kunt u een helptekst oproepen door te klikken op het vraagteken rechts in de menu balk, gevolgd door Inhoud of door op de Help knop te klikken. De meeste hulpinformatie die u zo kunt oproepen, is contextgevoelig. Dat wil zeggen dat de tekst die op het scherm wordt weergegeven, een uitleg geeft van de functie die op dat moment actief is. Als u de helptekst oproept terwijl er geen specifieke functie actief is, wordt een inhoudsopgave getoond. U kunt dan snel informatie over het gewenste onderwerp opzoeken door op de desbetreffende titel te klikken.

Menustructuur

Elk pakket van Exact Financials heeft zijn eigen menu. Als u een bepaalde functie wilt gebruiken, selecteert u het desbetreffende menu.

Voorbeeld

Als u de functie telefoonselectie debiteuren in Exact Finance wilt activeren, selecteert u eerst [Bestand, Menu, Finance] om het menu van Finance op te roepen. Kies vervolgens [Debiteuren, Telefoonselectie].

Gegevens zoeken

In veel functies moet u gegevens invoeren die u eerder hebt aangemaakt of ingevoerd. Als u bijvoorbeeld boekingen uitvoert, moet u een BTW-code en een grootboekrekening selecteren. U kunt een zoekvenster met alle beschikbare gegevens opvragen door te klikken op  of door op <Crtl-B> te drukken.

Handige toetsencombinaties

Er zijn verscheidene handige toetsencombinaties die steeds dezelfde functie hebben binnen alle Exact Financials pakketten.

Gegevens invoeren

Een paar tips voor het invoeren van gegevens:

• Bepaalde gegevens zijn verplicht. Het desbetreffende veld wordt rood weergegeven . U dient hier correcte gegevens in te voeren of te selecteren om door te kunnen gaan. Als er geen gegevens zijn ingevoerd, dan kunt u simpelweg op <Enter> drukken om gegevens te kunnen selecteren.
  
  
• Optierondjes: u kunt slechts één van de gegeven mogelijkheden kiezen. Als u één optie selecteert (inschakelt), worden andere opties automatisch uitgeschakeld. Zo wordt, als u in het onderstaande dialoogkader de optie 'E-mail' inschakelt, de optie 'Printer' automatisch uitgeschakeld.

  

• Aankruisvak: u schakelt het veld in door het te markeren; u schakelt het uit door het te demarkeren.

  

System Manual > Inhoud > Inleiding