Verwijderen van dubbele relaties
Menupad
Modules ? Klanten ? Overzichten ?
Kwaliteistanalyse ?
Ontdubbelen
Introductie
Het hebben van een klantendatabase welke correcte en
up-to-date informatie bevat is een must. Deze data wordt gebruikt om te
communiceren met uw klanten, om analyses uit te voeren en op basis van de
statistieken te acteren en uiteraard om de offertes, facturen en orders te
adresseren. Het kan echter voorkomen dat de data in de database onbetrouwbaar is
geworden. De oorzaak hiervan kan gelegen zijn in onjuiste handmatige invoer,
geïmporteerde informatie of bepaalde procedures.
Een van de problemen die hierdoor veroorzaakt kan worden is
bijvoorbeeld een relatie die meerdere keren in de database voorkomt. Dit kan
voor diverse problemen zorgen zoals het meermalen verzenden van dezelfde e-mail
of het sturen van de factuur naar een verkeerd adres.
De functie Ontdubbelen is bedoeld om data welke
gelijkwaardig of identiek is zo veel mogelijk te voorkomen door het verwijderen
of samenvoegen van de data. Deze functie draagt bij aan het creëren van een
'schonere' en kleinere database waarbij doublures zo veel mogelijk worden
voorkomen. De functie Ontdubbelen is ontworpen voor onderhoud aan de database.
Wij adviseren, afhankelijke van de invoerfrequentie van nieuw data, daarom de
functie om de paar maanden een keer uit te voeren.
Rollen en rechten
Voor het uitvoeren van deze functie is het functierecht 608 – Allows to
perform accounts/contact deduplication tasks benodigd. Gebruikers met de rol
Administrator hebben dit functierecht.
Opmerkingen:
- Voor meer informatie over de functierechten kunt u gaan naar het menu Modules ?
Systeem ? Inrichting ? Beveiliging ? Functierechten.
- Voor meer informatie over de rollen kunt u gaan naar het menu Modules ? Systeem ?
Inrichting ? Beveiliging ? Rollen.
Hoe kan ik relaties ontdubbelen?
- Selecteer bij Samenvoegen in de sectie Hoofdinstellingen
welke methode u wilt gebruiken voor het ontdubbelen.
- Selecteer bij Contactpersonen hoe u de contactpersonen van de
relaties wilt samenvoegen.
- Indien van toepassing definieert u de andere
criteria.
- Klik op Verwerken.
Knoppen
Sluiten
Klik hier om het scherm te sluiten.
Herstellen
Klik hier om de gedefinieerde criteria te wissen.
Verwerken
Klik hier om de gelijkwaardige data te verwijderen en samen
te voegen aan de hand van de gedefinieerde criteria.
Opmerking: Als u hierop klikt, dan wordt dit proces
niet direct uitgevoerd. Dit proces dient te worden gepland via een background
job. In dit geval gaat het om Exact.jobs.syshrmail, voor meer informatie omtrent
deze background job kunt u document
Exact.jobs.syshrmail - Background Job Deduplication raadplegen. Nadat de
job is uitgevoerd (werkelijk of voorbeeld) wordt een rapport aangemaakt als een
Microsoft Excelbestand. Dit bestand wordt als bijlage aan een taak gekoppeld en
in de werkstroom geplaatst van degene die het proces heeft gestart. Indien bij
het verwerken bij Samenvoegen voor Voorbeeld is gekozen, dan kan
dit rapport worden gebruikt om te controleren of de relaties zoals verwacht zijn
samengevoegd. Is dat het geval, dan kunt u het proces nogmaals uitvoeren en dan
bij Samenvoegen kiezen voor Werkelijk. Wij raden u aan om altijd
eerst te kiezen voor Voorbeeld, aangezien dit proces niet ongedaan
gemaakt kan worden.
Velden
Sectie Hoofdinstellingen
Samenvoegen
Selecteer of u het ontdubbelproces definitief wilt
uitvoeren of eerst een voorbeeld wilt genereren. Indien u kiest voor
Voorbeeld, dan worden de relaties nog niet samengevoegd. Er wordt een
rapport gegenereerd van de te verwachten resultaten. Indien u kiest voor
Werkelijke dan wordt het proces definitief uitgevoerd en worden de relaties
samengevoegd. Als het proces is afgerond, dan wordt een rapport gegenereerd met
de werkelijke resultaten.
Contactpersonen
Selecteer of u de contactpersonen wilt toevoegen of
samenvoegen. Indien u kiest voor Samenvoegen, dan wordt de additionele
sectie Samenvoegcondities contactpersonen getoond met daarin condities
voor het samenvoegen van contactpersonen.
Batch grootte
Voer hier het maximale aantal relaties welke mogen worden
samengevoegd. Dit kunt u doen om bijvoorbeeld te voorkomen dat het proces te
lang duurt. Het maximale aantal relaties is 999.999.999. Indien er meer relaties
kunnen worden samengevoegd, dan het aantal dat hier is ingevoerd, dan worden
deze niet samengevoegd. Indien hier bijvoorbeeld 150 is ingevoerd en er blijken
200 relaties te kunnen worden samengevoegd, dan worden er 50 niet samengevoegd.
Deze relaties worden in het gegenereerde rapport vermeld als niet samengevoegd.
Vergelijking
Selecteer hier de wijze waarop de relaties vergeleken
moeten worden. Kies voor Gehele database of Binnen de selectiecriteria.
Sectie Selectiecriteria samenvoegen
In deze sectie kunt u diverse selectiecriteria gebruiken om relaties welke u
wilt ontdubbelen te selecteren.
Type
Selecteer de relatietypen van de relaties welke u wilt
ontdubbelen. U kunt meerdere typen selecteren.
Status
Selecteer de relatie statussen van de relaties welke u wilt
ontdubbelen. U kunt meerdere statussen selecteren.
Divisie groep
Selecteer de divisiegroep van de relaties welke u wilt
ontdubbelen.
Sector
Typ of selecteer de sector om relaties in deze sector te
ontdubbelen.
Continent
Selecteer het continent om relaties in van dit continent te
ontdubbelen.
Divisie
Typ of selecteer de divisie om relaties in deze divisie te ontdubbelen.
Subsector
Typ of selecteer de subsector om relaties in deze subsector te ontdubbelen.
Land
Typ of selecteer het land om relaties uit dit land te ontdubbelen.
Kostenplaats
Typ of selecteer de kostenplaats om relaties met deze kostenplaats te
ontdubbelen.
Classificatie
Typ of selecteer de classificatie om relaties met deze classificatie te
ontdubbelen.
Postcode (gestript)
Typ of selecteer de postcode om relaties met deze postcode
te ontdubbelen. Hiermee wordt gezocht naar postcodes (a-z en 0-9) zonder
spaties.
Project
Typ of selecteer het project om relaties welke aan dit project zijn gekoppeld
te ontdubbelen.
Relatiebeheerder
Typ of selecteer de relatiebeheerder om relaties van deze relatiebeheerder te
ontdubbelen.
Plaats
Voer hier de plaats in om relaties uit deze plaats te
ontdubbelen.
Sectie Samenvoegcondities relatie
Selecteer in deze sectie op basis waarvan u de relaties met elkaar wilt
vergelijken bij het samenvoegen.
Type: Adres
Selecteer het adrestype dat moet worden gebruikt voor de
vergelijking van de relaties. De beschikbare opties zijn Bezoek, Post,
Levering en Factuur.
Land
Vink deze optie aan om het land te gebruiken voor de
vergelijking van de relaties.
Naam (Gestript)
Vink deze optie aan om de naam te gebruiken voor de
vergelijking van de relaties. De naam wordt gebruikt zonder spaties en karakters
anders dan a-z of 0-9.
Nummer kamer v. koophandel
Vink deze optie aan om het KVK-nummer te gebruiken voor de
vergelijking van de relaties.
Woonplaats
Vink deze optie aan om de woonplaats te gebruiken voor de
vergelijking van de relaties.
Telefoon (Gestript)
Vink deze optie aan om het telefoonnummer te gebruiken voor
de vergelijking van de relaties. Het telefoonnummer zal worden gebruikt zonder
spaties en karakters anders dan a-z of 0-9.
D&B nummer
Vink deze optie aan om het Dun & Bradstreet (D&B) nummer te
gebruiken voor de vergelijking van de relaties.
Postcode
Vink deze optie aan om de postcode te gebruiken voor de
vergelijking van de relaties.
Fax (Gestript)
Vink deze optie aan om het faxnummer te gebruiken voor de
vergelijking van de relaties. Het faxnummer zal worden gebruikt zonder spaties
en karakters anders dan a-z of 0-9.
Adres
Vink deze optie aan om de eerste adresregel te gebruiken
voor de vergelijking van de relaties.
E-mail
Vink deze optie aan om het e-mailadres te gebruiken voor de
vergelijking van de relaties.
BTW-nummer
Vink deze optie aan om het BTW-nummer te gebruiken voor de
vergelijking van de relaties.
Sectie Samenvoegcondities contactpersoon
Selecteer in deze sectie op basis waarvan u de contactpersonen wilt
vergelijken bij het samenvoegen.
Opmerking: Deze sectie wordt alleen getoond als bij
het veld Contactpersoon in de sectie Hoofdinstellingen is gekozen
voor Samenvoegen.
Eerste - Midden - Laatste , Eerste - Laatste, Laatste
Selecteer op basis waarvan u de contactpersonen wilt
vergelijken bij het samenvoegen. Selecteer Eerste - Midden - Laatste om
de contactpersonen te vergelijken op basis van voornaam, tussenvoegsel en
achternaam. Selecteer Eerste - Laatste om de contactpersonen te
vergelijken op basis van voornaam en achternaam. Selecteer Laatste om de
contactpersonen enkel te vergelijken op basis van achternaam.
Land
Vink deze optie aan om het land te gebruiken voor de
vergelijking van de contactpersonen van de relaties.
Voorletters (Gestript)
Vink deze optie aan om de voorletters te gebruiken voor de
vergelijking van de contactpersonen van de relaties. De voorletters worden
gebruikt zonder spaties en karakters anders dan a-z en 0-9.
Functienaam
Vink deze optie aan om de functienaam te gebruiken voor de
vergelijking van de contactpersonen van de relaties.
Woonplaats
Vink deze optie aan om de woonplaats te gebruiken voor de
vergelijking van de contactpersonen van de relaties.
Geslacht
Vink deze optie aan om het geslacht te gebruiken voor de
vergelijking van de contactpersonen van de relaties.
Functieomschrijving
Vink deze optie aan om de functieomschrijving te gebruiken
voor de vergelijking van de contactpersonen van de relaties.
Postcode
Vink deze optie aan om de postcode te gebruiken voor de
vergelijking van de contactpersonen van de relaties.
Telefoon (Gestript)
Vink deze optie aan om het telefoonnummer te gebruiken voor
de vergelijking van de contactpersonen van de relaties. Het telefoonnummer wordt
gebruikt zonder spaties en karakters anders dan a-z en 0-9.
Taal
Vink deze optie aan om de taal te gebruiken voor de
vergelijking van de contactpersonen van de relaties.
Adres
Vink deze optie aan om de eerste adresregel gebruiken voor
de vergelijking van de contactpersonen van de relaties.
E-mail
Vink deze optie aan om het e-mailadres te gebruiken voor de
vergelijking van de contactpersonen van de relaties.
Icoon
Aanpassen
Klik op
in de titelbalk om de velden of secties aan te passen. U kunt naar eigen wens
criteria toevoegen of verwijderen door deze aan- of uit te vinken. Klik op
Bewaren om de instellingen te bewaren, op
Herstellen om de selecties
te wissen, op
Geavanceerd om meer instellingen te kunnen aanpassen of op
Sluiten om het scherm te sluiten zonder te bewaren.
Gerelateerde documenten
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
22.898.355 |
| Assortment: |
Exact Synergy Enterprise
|
Date: |
05-02-2018 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |