In Exact Globe+ kun je een Exact Shared Services (ESS)-account aanmaken. Zodra dit account is aangemaakt, kun je je registreren om facturen te verzenden en te ontvangen via Peppol.
Opmerking: De functionaliteit voor elektronische facturatie is beschikbaar voor de Belgische en de Nederlandse wetgeving. De registratie via de Exact Shared Service is echter alleen van toepassing op de Belgische wetgeving en nieuwe registraties. Als je al een bestaande registratie hebt voor het verzenden van e-facturen via Peppol, kun je deze registratie blijven gebruiken.
Stappen om een ESS-account aan te maken:
Opmerking: De gebruikersnaam die is gedefinieerd bij Gebruikersnaam in de sectie Elektronisch factureren via Peppol (bij Systeem > Algemeen > Instellingen > Administratie-instellingen) moet in e-mailformaat zijn en moet voor elke administratie uniek zijn. Je kunt ook aliassen gebruiken.
Definieer de velden en klik op Volgende. Je ziet nu het volgende scherm:
Voer je gebruikersnaam in (is dezelfde als je Exact Globe+-gebruikersnaam in e-mailformaat), vul je wachtwoord in en bevestig het door het wachtwoord opnieuw in te voeren. Vink het selectievakje Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden van Exact aan.
Opmerking: Het wachtwoord moet minimaal 10 tekens lang zijn en een kleine letter, een hoofdletter, een cijfer en een symbool bevatten.
Klik op Volgende. Als de ESS-gebruiker succesvol is aangemaakt, krijg je het volgende bericht te zien:
Nadat je het account hebt aangemaakt, kijk dan in je inbox voor de verificatie-e-mail. Volg de instructies in de verificatie-e-mail om de verificatie in twee stappen in te stellen en de verificatie te voltooien.
Nadat je de ESS-gebruiker hebt aangemaakt, moet je de configuratie van de koppeling tussen het ESS-account en de administratie voltooien.
Klik op het pictogram bij Exact Shared Services account autoriseren in de sectie Elektronisch factureren via Peppol. Je ziet nu het volgende scherm:
Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in die je eerder hebt aangemaakt en klik op Inloggen. Hiermee wordt de registratie van het ESS-account voltooid door de ESS-gerelateerde gegevens op te slaan in de administratie van Exact Globe+.
Als je alle stappen correct hebt doorlopen, wordt het pictogram bij Exact Shared Services account aanmaken in de sectie Elektronisch factureren via Peppol bij Systeem > Algemeen > Instellingen > Administratie-instellingen uitgeschakeld.
Opmerking: Elke administratie heeft een eigen ESS-account nodig.
Zodra de registratie van het ESS-account is voltooid, moet je opnieuw op het pictogram bij Exact Shared Services account autoriseren in de sectie Elektronisch factureren via Peppol bij Systeem > Algemeen > Instellingen > Administratie-instellingen klikken om het ESS-account in Exact Globe+ te autoriseren. De autorisatiestatus wordt weergegeven met een groen vinkje.
Voor Belgische administraties moet je de e-facturatie via Peppol activeren als je nog niet bent aangemeld bij Peppol.
Opmerking: Voor Belgische administraties die gebruik maken van de bestaande koppeling met Exact Shared Cloud Services en voor Nederlandse administraties, kun je je via een andere methode registreren en is het niet vereist om de e-facturatie via Peppol te activeren.
Klik op de knop Activeer e-facturatie via Peppol in de sectie Elektronisch factureren via Peppol.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar als je een geautoriseerd account in ESS hebt aangemaakt.
Het Peppol-onboardingscherm wordt weergegeven zodat je de aanmelding kunt voltooien. Het onboardingproces is het standaardproces dat de screening van het bedrijf en de activatie van Peppol omvat.
De Peppol-service is standaard gebaseerd op de licentieoptie in je licentie. Als je licentie SE1100: E-Factuur hebt, is het selectievakje Facturen verzenden standaard geselecteerd. Als je licenties SE1074-50, SE1074-100, SE1074-250, SE1074-500, en SE1074-MAX hebt, is het selectievakje Facturen ontvangen standaard geselecteerd.
Doorloop de wizard voor de bedrijfsscreening.
Zodra je de bedrijfsscreening hebt voltooid, zie je het onderstaande bericht en ontvang je een e-mail.
Klik op Activeren om de e-facturatie via Peppol te activeren. Zodra de activering is voltooid, zie je het onderstaande bericht.
Je kunt facturen verzenden via Peppol nadat je je hebt aangemeld als Peppol-verzender, en de debiteur aan wie je wilt factureren ook is aangemeld als Peppol-ontvanger.
Om facturen via Peppol naar een debiteur te verzenden, zijn bepaalde instellingen vereist. Selecteer in het debiteurenonderhoud de Factuurdebiteur en selecteer de optie Elektronisch bij Verzendmethode. Definieer de Peppol-ontvanger onder de sectie BTW in het tabblad Financieel in het debiteurenonderhoud. Voor Belgische ontvangers moet het btw-nummer worden opgegeven en voor Nederlandse ontvangers het Kamer van Koophandel-nummer of het OIN-nummer. Selecteer het ondersteunde UBL-formaat.
Je kunt de facturen verwerken via Factuur > Invoer > Facturen (klik op de knop Verricht) of Factuur > Invoer > Afdrukken / Verwerken. Selecteer in het scherm Facturen afdrukken de optie Definitief bij Verwerken en selecteer Op basis van relatie bij Uitvoer.
Je kunt de facturen die via Peppol zijn verzonden, bekijken bij Financieel > Verslagen > Elektronisch Factureren Service of Factuur > Verslagen > Elektronisch Factureren Service op het tabblad Verzonden. Ga naar het tabblad Ontvangen om de ontvangen facturen te bekijken.
Om facturen te downloaden en te importeren, ga je naar Financieel > Invoer > Inkomende e-facturen. Klik op Downloaden om de factuurgegevens via Peppol op te halen en klik op Importeren om de gedownloade facturen te importeren in inkoopfacturen.
Er zal een maandelijks hernieuwbaar downloadlimiet zijn om het aantal facturen dat kan worden gedownload te controleren en te beperken op basis van het type licentie dat is aangeschaft. Je kunt ook het aantal reeds gebruikte downloads en de beschikbaarheid van resterende tegoeden voor de huidige maand bekijken. Het systeem zal het tegoed automatisch vernieuwen tijdens de eerste run van de maand.
Je moet beschikken over een van de onderstaande licenties die de limiet van downloads per maand aangeeft bij het ontvangen van Peppol-facturen. De tegoeden wordt afgetrokken nadat de facturen zijn gedownload.