Exact Compact+

Welke mogelijke oorzaken zijn er voor een onjuiste BTW-aangifte?

De BTW-codes zijn niet correct ingericht

Om te controleren of uw BTW-codes correct zijn ingericht en de juiste BTW-vakken zijn gekoppeld, zie Document ID 19.498.244 Inrichten BTW-codes en Document ID 19.515.098 BTW-vakken in Exact Compact.

U kiest voor de optie 'Bestaand' bij de selectie van de aangifteperiode voor de definitieve BTW-aangifte

Wanneer u voor bij de selectie van de aangifteperiode 'Bestaand' kiest en niet voor 'Automatisch', worden alleen toegewezen boekingen meegenomen in deze aangifte. Het toekennen van posten aan een aangifteperiode kunt u zelf handmatig uitvoeren via de Factuurlijst, maar gebeurt eveneens automatisch door Exact bij het opvragen aan een proefaangifte. Wanneer u dus voor 'Bestaand' kiest, zijn er twee mogelijkheden waardoor de aangifte niet klopt:

1. Er zijn boekingen toegewezen aan de verkeerde aangifteperiode
   Posten die zijn toegewezen aan een andere aangifteperiode worden niet meegenomen indien u kiest voor de optie 'bestaand' bij het aanmaken van een definitieve BTW-aangifte. Let op: het toekennen van posten aan een aangifteperiode kunt u handmatig uitvoeren via [Compact, Grootboek, BTW-aangifte, Factuurlijst], maar gebeurt ook automatisch bij het opvragen van een proefaangifte.
    
   
2. Er is na de proefaangifte nog geboekt 
   Indien na het opvragen van de proefaangifte nog nieuwe boekingen voor deze aangifteperiode zijn toegevoegd, zijn deze nog niet toegewezen. Deze boekingen zullen dus ontbreken in een definitieve BTW-aangifte met selectie 'Bestaand'. U kunt de toewijzing wederom controleren via [Compact, Grootboek, BTW-aangifte, Factuurlijst].         

Er is al een definitieve aangifte gedaan over deze periode

Een BTW-aangifte kan slechts één keer definitief gemaakt worden voor een periode. Om te controleren of er al een aangifte gemaakt is kunt u naar [Compact, Grootboek, BTW-aangifte, BTW-aangifte] gaan, waar alle definitieve aangiften getoond worden.

Er zijn facturen reeds meegenomen in een eerdere definitieve BTW-aangifte

Facturen welke zijn opgenomen in een definitieve BTW-aangifte, kunnen niet nogmaals in een aangifte worden opgenomen. Wanneer er dus facturen ontbreken in uw aangifte, kan het zijn dat deze reeds in een eerdere definitieve aangifte zijn opgenomen. Via [Compact, Grootboek, BTW-aangifte, BTW-overzicht] kunt u controleren welke facturen precies zijn meegenomen in de definitieve aangiften.

•  Datum: kies voor 'Alle' zodat u zeker weet dat alle facturen, welke zijn opgenomen in de definitieve aangifte, getoond worden.
•  BTW-aangifte: kies voor 'Definitief' indien u wilt inzien welke facturen zijn opgenomen in een definitieve aangifte.
•  Aangifteperiode: selecteer de juiste aangifteperiode waarvan u wilt zien welke facturen deze bevat.

Er is niet geboekt op deze BTW-code/-vak voor deze aangifteperiode

U gaat naar [Compact, Grootboek, BTW-aangifte, BTW-overzicht],vult het juiste datumtraject in en kiest voor Tonen. Wanneer er helemaal geen boekingen worden getoond, is er niet geboekt in deze periode. Wanneer er geen boekingen voor een specifiek BTW-vak wordt getoond, is er niet geboekt op dit BTW-vak voor deze periode.

De relatie past niet bij het type rekening en bedrag in/uit in de bank-/kasboeking

Wanneer in het Bank- of Kasdagboek wordt geboekt op een Winst & Verliesrekening, is de combinatie 'Type relatie', 'Bedrag In/Uit' en 'Type rekening' van groot belang voor een correcte BTW-registratie. Boekingen op een neutrale rekening worden niet gebruikt voor een BTW-overzicht. Boekingen op een omzetrekening worden gezien als omzet en de BTW wordt geboekt als 'af te dragen BTW'; er dient dus een 'Debiteur' en een 'Bedrag In' gevuld te worden. Boekingen op een kostenrekening worden gezien als kosten en de BTW wordt geboekt als 'Te vorderen BTW'; er dient dus een 'Crediteur' en een 'Bedrag Uit' gevuld te worden.

De crediteur in de btw-codes is gewijzigd gedurende de btw-periode

De crediteur 'Tax creditor'/'Belastingdienst BTW' dient gekoppeld te zijn aan de belastingcodes; het is niet de bedoeling om deze crediteur te wijzigen. Wanneer dit toch gebeurt, gedurende een BTW-periode, dan volgt er geen correcte BTW-aangifte. Alleen BTW-termijnen die zijn gekoppeld aan de in de BTW-codes ingevulde belastingcrediteur, worden meegenomen in een BTW-aangifte. U kunt controleren welke crediteur is gekoppeld aan de BTW-codes door het openen van de belastingcodes via [Systeem, Financieel, Belastingcodes]. Om te controleren of er meerdere crediteuren als Belastingcrediteur zijn gebruikt gedurende de aangifteperiode, kunt u de grootboekkaarten BTW opvragen via [Compact, Grootboek, Kaarten] en deze groeperen op Crediteur.

Er is direct geboekt op een BTW-rekening

Om BTW correct te registreren in Exact Compact, dient u te boeken aan de hand van de BTW-codes. Wanneer u boekt aan de hand van een BTW-code, zal Exact zelf de BTW-regel aanmaken in de boeking. Indien u echter direct boekt op een grootboekrekening 'Af te dragen BTW' of 'Te vorderen BTW', dus niet via een BTW-code, zullen die boekingen niet worden meegenomen in een BTW-aangifte.
U kunt controleren of u via een BTW-code of direct heeft geboekt op een grootboekrekening BTW, door de boeking te openen en de boekingsregels te bekijken: wanneer u via een BTW-code boekt, bevat de eerste regel een BTW-code en de tweede regel de BTW-boeking; wanneer u direct boekt op de grootboekrekening bevat de eerste regel (als deze überhaupt aanwezig is) geen BTW-code en de tweede regel de BTW-boeking.

Administratiegegevens zijn niet correct gevuld

Het ontbreken van de bedrijfsgegevens (naam, adres en postcode) en/of BTW nummer op de eerste pagina van uw BTW-aangifte, betekent dat deze niet ingevuld zijn in uw administratie gegevens. U gaat naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Administratiegegevens], waar u in de sectie 'Administratie' uw adresgegevens invoert alsmede in de sectie 'Nummer' het correcte BTW-nummer. Informatie over het invullen van uw administratiegegevens kunt u vinden in Document ID 04.456.282 - Instellingen: Administratiegegevens

Verdere analyse

Wanneer bovenstaande oorzaken niet direct van toepassing zijn op uw administratie, dan kunt u de foutieve BTW-aangifte analyseren middels onderstaande stappen: Zijn de criteria, waarmee de BTW-aangifte opgevraagd wordt, correct?
Ga naar [Compact, Grootboek, BTW-aangifte, BTW-aangifte], kies voor 'Nieuw' en controleer of de criteria correct zijn ingevuld.


Aangifte: Traditioneel
Type: Proef
Selecteren: Automatisch toekennen
Boekjaar: 2009
Type: Per kwartaal
Periode: 1ste kwartaal
Datum: 01-10-2009 t/m 31-10-2009 (Het datumtraject wordt automatisch ingevuld door het gekozen Boekjaar, Type en de betreffende Periode erboven).
Boeking: (Deze opties zijn per administratie afhankelijk en worden gebruikt bij het definitief afdrukken van de BTW-aangifte)
Dagboeknummer: 90 (Hier dient u een dagboek van type 'Memoriaal' te selecteren, in dit voorbeeld Memoriaal 90)
Belastingdienst: 000001 Belastingdienst BTW (Hier dient u de belastingcrediteur te selecteren en die aan alle BTW-codes gekoppeld is; in dit voorbeeld is dit crediteur 000001)
Datum: 31-10-2009 (Hier kiest u de einddatum van de betreffende BTW-periode die definitief wordt gemaakt, in dit voorbeeld datum 31-10-2009, aangezien dit de einddatum van de maand oktober is).

Welk BTW-vak klopt niet?

Controleer op uw BTW-aangifte welk BTW-vak een onjuist saldo weergeeft. U kunt vanuit de aangifte doorzoomen, middels dubbelklikken, op dat BTW-vak om te zien uit welke boekingen het saldo bestaat.

Na het doorzoomen komt u in het BTW-overzicht terecht, getoond voor betreffende periode en BTW-vak. Hier kunt u analyseren welke boekingen foutief worden meegenomen in de aangifte of juist foutiefniet  worden meegenomen.

Welke boekingen mist u of worden foutief juist meegenomen in de aangifte?

Zoals bij het vorige punt is aangegeven, kunt u doorzoomen vanuit de aangifte om in te zien uit welke boekingen het saldo van een bepaald BTW-vak bestaat. U kunt echter dit overzicht ook direct opvragen, via [Compact, Grootboek, BTW-aangifte, BTW-overzicht].

Middels doorzoomen op een BTW-vak/BTW-code, worden de betreffende boekingen getoond. Controleer hier of de juiste boekingen worden opgenomen in de BTW-aangifte.

Zijn de boekingen aan de juiste aangifteperiode toegewezen?

Ga naar [Compact, Grootboek, BTW-aangifte, Factuurlijst], vul het juiste datumtraject in en kies voor 'Tonen'. Voor elke boekinsgregel staat de aangifteperiode weergegeven.

Let op dat bij Soort 'Alle' is ingevuld om zowel boekingen van debiteuren als crediteuren te zien.  

Wanneer een boeking aan de verkeerde Aangifteperiode is toegewezen, kunt u de boekingsregel hier selecteren en kiezen voor de knop 'Toekennen' onderin het scherm, waarna u de juiste periode kunt selecteren.

Mocht de knop 'Toekennen' grijs blijven na het selecteren van de betreffende factuur, zie dan Document ID Waarom blijft de knop 'Toekennen' grijs en kan ik de factuur dus niet toekennen aan de juiste aangifteperiode?.