Het beheren van de herstel meldingen voor de medewerkers

Wanneer een medewerker ziek is en hij is niet in staat om te werken, dan is het mogelijk om een ziekteverzuim verzoek in te dienen. Na een periode van afwezigheid kan een medewerker beginnen met een eventueel reïntegratieproces waarbij hij parttime gaat werken. Om ervoor te zorgen dat er een gedetailleerd overzicht is van de gewerkte uren tijdens dit proces, is het belangrijk de gedeeltelijke afwezigheid te registreren.

U kunt de gedeeltelijke afwezigheid met het Herstel melding verzoek registreren binnen Exact Synergy Enterprise. Hierdoor is het mogelijk om de complete afwezigheidshistorie in te zien.

In dit document zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

• Waar begin ik mee?
• Vereisten
• Hoe werkt het?
• Een voorbeeld

Waar begin ik mee?

Er dienen een paar instellingen door administrators, HR medewerkers of general managers te worden gedefinieerd om te zorgen dat de functionaliteit goed werkt:

1. Het is belangrijk dat er in het verzoektype is aangegeven dat het mogelijk is om een herstelmelding aan te maken. We raden u aan om de herstelmelding te gebruiken in combinatie met het standaard ziekteverzuim  (Sick report) verzoek. U kunt in het onderhoud van het verzoektype (Modules Werkstroom ? Inrichting ? Verzoeken ?Verzoektypes) onder het tabblad Acties het veld Herstel melding markeren. Vervolgens bewaart u de wijzigingen.

2. Een verzoektype genaamd Return to work (herstel melding) is beschikbaar met de standaard instellingen. Op deze manier hoeft u geen tijd te spenderen aan het configureren van het verzoek. We raden u aan om dit verzoektype te gebruiken voor het herstel melding verzoek. Het veld Verzoektype: Herstel melding kunt u vinden via Modules ? HRM ? Inrichting ?Algemeen ? Instellingen in de sectie Verzuim. Hier kunt u het verzoek selecteren via het vergrootglas. 

Vereisten

In het verzoek dat u gebruikt voor de ziekmelding (ziekteverzuim) dienen een paar instellingen te worden geconfigureerd om te zorgen dat de functionaliteit goed werkt. Wanneer u een nieuwe klant bent of wanneer u begint met een nieuwe administratie dan zijn deze instellingen al voor u gedaan.

Wanneer u een bestaande administratie gebruikt, dan dient u de instellingen handmatig via het onderhoud van het verzoektype te definiëren. Dit kan via Modules ? Werkstroom ? Inrichting ? Verzoeken ? Verzoektypes selecteer hier het verzoektype en klik vervolgens op het tabblad Velden. In dit voorbeeld gaan we er vanuit dat u de instellingen toepast op het standaard Sick (ziekteverzuim) verzoektype.

Sick verzoektype

In dit verzoektype dient u te beschikken over de volgende twee velden:

·         Vrij: Bedrag 1 — Dit geeft u de mogelijkheid om het eerste ziekpercentage van de medewerker in te vullen.

·         Vrij: Bedrag 2 — In dit veld wordt het huidige percentage berekend.

Herstel melding verzoek

In dit verzoektype dienen de volgende velden aanwezig te zijn:

Opmerking: Zorg ervoor dat er in het verzoek de verwerkingsstap aanwezig is.

·         Vrij: Bedrag 1 — Dit veld geeft u de mogelijkheid om het percentage van de werkuren in te vullen voor deze medewerker.

Hoe werkt het?

Het concept is een ouder-kind relatie tussen het verzoek waarin de medewerker ziek is gemeld en het herstel melding verzoek. Wanneer de configuratie gedaan is kunt u de afwezigheid van de medewerker registreren. U kunt alleen een herstel melding aanmaken vanuit het ouder verzoek. Bijvoorbeeld vanuit het Ziekteverzuim verzoek. Vanuit dit verzoek kiest u voor de knop Herstel melding om het verzoek aan te maken.

De ID van de medewerker welke ziek is gemeld, zal automatisch gekopieerd worden naar het herstel melding verzoek. Bij Gerelateerd (Verzoek) ziet u het ouder verzoek staan,

U kunt meer dan één herstel melding maken voor een ouderverzoek. Alle herstel meldingen welke zijn aangemaakt voor een ouder kunnen worden bekeken vanuit het ouder verzoek.

Voorbeeld

Na de 60 dagen zal Susan weer voor de volle 100% werken. In dit voorbeeld heeft de HR manager twee opties om het verzoek af te ronden:

a) De HR manager kan het verzoek afronden door de werkstroom stappen te doorlopen

b) De HR manager maakt een nieuwe herstel melding aan en vult bij het Werk percentage 100% in. Wanneer hij kiest voor Bewaren dan zal de melding verschijnen of het ziekteverzuim verzoek naar de volgende werkstroomstap moet gaan. Wanneer hij kiest voor Ja, dan zal de einddatum van het ziekteverzuim verzoek automatisch worden gevuld op basis van de volgende formule:

De Mutatiedatum van de laatste herstel melding – 1 dag.

We adviseren u om de tweede optie te gebruiken, want deze geeft u de mogelijkheid om weer verder te gaan met het proces wanneer de medewerker een terugval krijgt. Bij de eerste optie dient u dan het proces opnieuw te starten door een ziekteverzuim verzoek aan te maken.

Voor meer informatie over het aanmaken van een herstel melding kunt u het document Creating Return to Work Requests raadplegen.