Exact Globe+

Gebruik van onze referentie

Introductie

Binnen traditionele boekhoudsystemen is het unieke identificatiemiddel van een boeking het boekstuknummer van de boeking. Dit interne identificatienummer is niet gerelateerd aan een hele transactie (zoals een factuur en bijbehorende betaling), maar enkel aan een individuele boeking. Dit maakt het moeilijk om een transactie snel en eenvoudig te analyseren.

Transacties en boekingen zijn verschillend. Een transactie kan bestaan uit meerdere boekingen, zoals het geval is bij een verkoopboeking (de verkoopfactuur) en een bankboeking (de betaling van deze verkoopfactuur). Aan de andere kant kan binnen één boeking sprake zijn van meerdere transacties. Een voorbeeld hiervan is het bankboek, waarin meerdere openstaande posten worden afgeboekt. In deze ene boeking worden meerdere transacties afgerond.

Exact Globe Next maakt, naast een boekstuknummer, gebruik van referenties. Met behulp van deze referenties kunnen verschillende boekingen samengebracht worden in één transactie of één boeking worden uitgesplitst in meerdere transacties. Dit maakt de administratie inzichtelijk en worden transacties traceerbaar.

In dit document wordt een van de referenties van Exact Globe Next nader toegelicht, namelijk de 'Onze referentie'.

Uitleg

De onze referentie is de referentie die wij zelf geven aan een transactie. Een verkooptransactie begint (financieel gezien) bij de verkoopfactuur. Deze factuur is het brondocument. Het factuurnummer is onze referentie voor de klant en de betaling van deze verkoopfactuur komt binnen op dit nummer. Binnen Exact Globe Next is de onze referentie gelijk aan het factuurnummer. De onze referentie is niet alleen de referentie van de verkoopfactuur, maar ook die van de betaling. Hierdoor wordt een complete traceerbaarheid van transacties mogelijk. Een voorbeeld is de debiteurenkaart. U selecteert een verkoopfactuur en kiest voor de knop 'Onze referentie'. U ziet nu in een nieuw scherm de verkoopboeking, maar ook de betaling van deze verkoop.

Een inkooptransactie begint (financieel gezien) bij de ontvangst van de inkoopfactuur. Boven deze inkoopfactuur staat het factuurnummer van de leverancier, hun referentie voor deze transactie. De referentie van de leverancier wordt de uw referentie. Intern wordt deze inkoopfactuur gearchiveerd met een intern identificatienummer, de onze referentie. Door het registreren van alle boekingen inclusief betalingen met deze referenties is de gehele transactie traceerbaar met behulp van het interne nummer (onze referentie) en het externe nummer (uw referentie).

Interne transacties, zoals overboekingen van kas naar bank of afschrijvingen, zijn niet gerelateerd aan verkoop- of inkooptransacties. Ook deze interne transacties hebben een onze referentie. In deze gevallen is de onze referentie enkel een intern identificatienummer zonder een link met een (juridisch) brondocument.

Gerelateerde onderwerpen

• Het gebruik van uw referentie