Exact Globe+

Het werken met inkoopraamcontracten

Introductie

Inkoopraamcontracten worden meestal gebruikt wanneer u een overeenkomst heeft om goederen in grote aantallen met korting te leveren. Dit betreft kortingen die bedongen zijn bij het aangaan van het contract en gelden voor de gehele contractduur. Het gebruik van raamcontracten biedt het voordeel dat u controle heeft over uw inkopen voor een specifieke periode en voor specifieke artikelen. Daarnaast biedt u uw leverancier de zekerheid dat er voor de specifieke periode het aantal stuks ook daadwerkelijk afgenomen zal worden. Omdat u gelijk voor een langere periode afspraken maakt is het veelal mogelijk om een prijsafspraak met uw leverancier te maken. In dit document wordt de werkwijze voor het werken met inkoopraamcontracten besproken.

 

Uitleg

Instellingen definiëren
In de nummerinstellingen kunt u bij het veld 'Raamcontract bestelnummer' een nummer opgeven voor het inkoopraamcontract. U kunt er een nummer opgeven dat wordt toegekend aan het eerste nieuwe raamcontract dat u aanmaakt. Hier kunt u een nummer opgeven. Standaard heeft dit veld de waarde 1. Wanneer u deze waarde wijzigt wordt er een controle uitgevoerd of er overlappingen zijn met andere gebruikte nummers in uw administratie.

In de inkoopinstellingen kunt u aangeven of u raamcontracten wilt fiatteren.

Het invoeren van de raamcontracten
De volgende stap is het invoeren van de raamcontracten. De raamcontracten kunt u invoeren via [Inkoop, Raamcontracten, Boeken]. Bij het invoeren van het raamcontract dient u een aantal zaken in de kopregel van het raamcontract te vullen. Dit betreft de leverancier, het magazijn of de debiteur waaraan geleverd wordt, het magazijn of de debiteur die de factuur ontvangt, een omschrijving, een bestel- en leverwijze, en een raamcontractdatum en vervaldatum.

In de regels van het raamcontract geeft u aan welke artikelen en aantallen er van toepassing zijn. Tevens kunt u per regel een vrijgeefdatum opgeven die voor die regel van toepassing is.

Het fiatteren van de raamcontracten
Nadat u het raamcontract heeft ingevoerd dient u dit afhankelijk van uw instellingen te fiatteren. Alleen wanneer een raamcontract gefiatteerd is kan dit verwerkt en vrijgegeven worden. Wanneer u in de inkoopinstellingen heeft aangegeven dat het fiatteren een verplichte stap is dient u het raamcontract dan ook eerst te fiatteren alvorens u dit kunt verwerken. Wanneer u heeft aangeven dat fiatteren geen verplichte stap is, is het raamcontract automatisch gefiatteerd na invoer. Na het invoeren van het raamcontract kunt u dit dan ook meteen verwerken.

Het afdrukken/verwerken van de raamcontracten
Een raamcontract kan definitief worden gemaakt door deze definitief af te drukken. Dit kan via [Inkoop, Invoer, Raamcontracten, Afdrukken/Verwerken]. Alvorens een raamcontract vrijgegeven kan worden dient u dit eerst definitief te verwerken en af te drukken. In de documentinstellingen kunt u een lay-out definiëren die u wilt gebruiken voor het afdrukken van raamcontracten. 

Het vrijgeven van de raamcontracten
Het vrijgeven van de raamcontracten houdt in dat u een bepaald aantal dat binnen het contract valt, wilt bestellen bij de leverancier. Dit kan het totale geplande aantal zijn, of een kleiner aantal. U kunt de raamcontracten vrijgeven via [Inkoop, Invoer, Raamcontracten, Vrijgeven]. Met het vrijgeven geeft u in feite aan welke artikelen u wilt bestellen. In het vervolgscherm worden vervolgens de vrij te geven raamcontractregels zichtbaar en kan er voor deze regels een bestelling aangemaakt worden door op de knop 'Inkoop' te klikken. Deze bestelling kunt u vervolgens via de gebruikelijke procedure voor de bestellingen verder afhandelen. In de kolom 'Raamcontract inkoop' in de bestelling kunt u zien op welk inkoopraamcontract de bestelling betrekking heeft.

Het overzicht van de raamcontracten
Voor een overzicht van alle raamcontracten kunt u een overzicht opvragen via [Inkoop, Invoer, Raamcontracten, Overzicht]. Van elk raamcontract worden de belangrijkste gegevens getoond. U ziet hier per raamcontract welke aantallen zijn vrijgegeven, gekoppeld en hoeveel stuks er nog moeten worden vrijgegeven. Verder heeft u onderin het overzicht inzicht in de status van het raamcontract.

Raamcontracten afhandelen
Wanneer een raamcontract niet meer van toepassing is kunt u dit handmatig afhandelen. U kunt een raamcontract afhandelen door op het icoon 'Afgehandeld' te klikken bij het wijzigen van een raamcontract. Raamcontracten die zijn afgehandeld kunnen niet geselecteerd worden in bestellingen. Wanneer u het afhandelen van een raamcontract ongedaan wilt maken kunt u dit uitvoeren door de fiattering ongedaan te maken. In het raamcontract klikt u onderin het scherm op het proces-icoon 'Gefiatteerd'. Wanneer de melding "Raamcontract: Reeds afgehandeld" verschijnt, klikt u op 'Doorgaan'. Het raamcontract heeft nu weer de status 'Besteld'.

Gerelateerde onderwerpen

• Raamcontracten invoeren en wijzigen
• Raamcontracten fiatteren
• Raamcontracten afdrukken en verwerken
• Raamcontracten vrijgeven
• Overzicht raamcontracten tonen