Exact Financials

Systeem - Algemene Verordening Gegevensbescherming: Samenvoegen

[Systeem: Beveiliging, AVG, Samenvoegen]

Het kan wenselijk zijn om stamgegevens van debiteuren, crediteuren of projectmedewerkers samen te voegen naar een 'leeg' stamgegeven waardoor alle data zoals adressen, emailadressen en contactpersonen verdwijnen uit de administratie terwijl de financiele cijfers blijven bestaan. Er zou bv een debiteur 999999 aangemaakt kunnen worden met een naam 'Anoniem'. Door een debiteur samen te voegen met de anonieme debiteur weet niemand meer bij welke persoon de gegevens van de debiteurenkaart horen. Onder deze anonieme debiteur kunnen dan ook de transacties van verschillende debiteuren worden verzameld.

Om te kunnen samenvoegen:

1. Maak een debiteur, crediteur en/of project medewerker aan in het onderhoud van het stamgegeven. We adviseren alleen een naam en zoekcode te definieren.

2. Deze anonieme stamgegevens dienen in de systeem instellingen gedefinieerd te worden via het menu [Systeem: Bestand, Systeeminstellingen]  op het tabblad AVG.

3. Voeg in het menu [Systeem: Beveiliging, AVG, Labelen, Onderhoud] het veld Debiteur/Crediteur/Werknemer toe. (Zoeken in de kolom Veld-ID; Browse en Tabel (Browse) kunnen leeggelaten worden).

4. In menu [Systeem: Beveiliging, AVG, Samenvoegen] kan nu de tabel geselecteerd worden. via het veld 'Sleutelwaarde' kan de zoekopdracht verder verfijnt worden.

5. Met de knop <Ok> wordt een rapport gegenereerd waarin u de debiteur(en)/crediteur(en)/Projectmedewerker(s) kunt selecteren die samengevoegd moeten worden.

Het resultaat is dat alle mutaties die eerst gekoppeld waren aan het originele stamgegeven nu onder het debiteur-, crediteur- of project medewerker teruggevonden kunnen worden.

Exact Financials > Inrichting Systeem > AVG > Beheer van persoonsgegevens > Systeem, beveiliging, AVG, Samenvoegen