One moment please...
 

De werkkostenregeling mag toegepast worden vanaf het loonjaar 2011. Vanaf het loonjaar 2015 is dit verplicht, tot en met 2014 heeft u de mogelijkheid om elk jaar te kiezen of u de werkkostenregeling wilt toepassen. In Exact Compact Salaris zijn een overzicht en twee componententypes aanwezig voor het gebruik van de werkkostenregeling.

Om de werkkostenregeling (WKR) toe te passen, dient u inzicht te hebben in de vergoedingen en verstrekkingen binnen uw bedrijf. Welke vergoedingen en verstrekkingen leggen beslag op de vrije ruimte? Eventueel moeten de arbeidsvoorwaarden van uw medewerkers aangepast worden. Daarnaast kan het zijn dat u aanpassingen moet doen in de financiële en salarisadministratie.

Vrije ruimte
De vrije ruimte is een percentage van het totale fiscaalloon en bedraagt voor de jaren:

  • 2011: 1,4%
  • 2012: 1,4%
  • 2013: 1,5%
  • 2014: 1,5%
  • 2015: 1,2%

Één keer per jaar aangeven vanaf 2015
Door de aanpassing dat u één keer per jaar mag toetsen of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven, hoeft u dit niet meer elk aangiftetijdvak te doen. Indien de vrije ruimte van 1,2% (2015) van het totale fiscale loon wordt overschreden, dan mag u dit elke tijdvak als een eindheffing opgeven, maar ook in totaliteit in één periode. Als u eindheffing moet betalen, dan dient dit uiterlijk bij de aangifte over het 1e aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar te gebeuren. Hierdoor geeft u de eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte van 2015 uiterlijk aan bij de loonaangifte over periode 1 van 2016. U kunt hiervoor de methode 'Eindafrekening' gebruiken in het overzicht werkkostenregeling.

Concernregeling
Tot 2015 werd de eindheffing van de werkkostenregeling per werkgever berekend. Vanaf 2015 mag deze eindheffing ook op concernniveau berekend worden. Als de concernregeling toegepast wordt, dient de werkgever met het hoogste totale fiscale loon de eindheffing op te nemen in de aangifte loonheffingen.

Voor meer informatie over de regelgeving met betrekking tot de werkkostenregeling kunt u www.belastingdienst.nl/wkr raadplegen.

 

Overzicht Werkkostenregeling

Via het menupad [Salaris, Verslagen, Werkkostenregeling] kunt u een overzicht opvragen waarin u de bedragen aan werkkosten in de financiële administratie kunt vergelijken met uw fiscaal loon. In dit overzicht kunt u in één oogopslag zien welk bedrag u aan werkkosten heeft geboekt in de financiële administratie, wat uw fiscaal loon is en wat uw vrije ruimte bedraagt. Tevens kunt u via dit menupad het bedrag aan eindheffing voor de werkkosten verrekenen.  


 
Het overzicht kunt u opvragen op basis van vier methodes.

  • Cumulatief vorig jaar

  • Tijdvak vorig jaar

  • Tijdvak huidig jaar

  • Eindafrekening

Als u de werkkostenregeling toepast, moeten de facturen voor de vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren met BTW geboekt worden in de financiële administratie. Ook dient in de financiële administratie het cumulatieve bedrag gekoppeld te worden aan het fiscale loon in de loonadministratie om te toetsen of u binnen de vrije ruimte zit. Het beste kunt u twee aparte grootboekrekeningen aanmaken. U kunt één grootboekrekening gebruiken voor de werkkostenregeling en één grootboekrekening waar u de facturen op boekt die wellicht onder de werkkostenregeling vallen zodat u later alsnog kunt bepalen of de post wel of niet binnen de vrije ruimte valt. Via het menupad [Systeem, Financieel, Grootboekrekeningschema] kunt u de nieuwe grootboekrekeningen aanmaken in Exact Compact Salaris. In uw financiële administratie kunt u een grootboekrekening aanmaken via het menupad [Compact, Grootboek, Grootboekrekeningschema].   
In het overzicht werkkostenregeling kunt u de werkkosten uit de financiële administratie opvragen op basis van één of een traject van grootboekrekeningen. Dit zijn de grootboekrekeningen waar u de facturen op heeft geboekt.

 
Afhankelijk van de methode die u heeft gekozen ziet u, na het klikken op de knop 'Actualiseren', onder andere de werkkosten staan, maar ook het fiscaal loon van het vorig jaar en bedrag aan eindheffing te verrekenen. U kunt op deze manier bekijken welke methode voor u het gunstigst is, houdt u er wel rekening mee dat u in een loonjaar niet mag wijzigen van methode.


U kunt verschillende knoppen gebruiken in dit overzicht. Met de knop 'Eindheffing verrekenen' kunt u het eindheffingsbedrag invoeren. Het volgende scherm verschijnt:


 
In het veld 'Component' kunt u een component van type 'Eindheffing werkkostenregeling' selecteren. Dit componententype is aanwezig in Exact Compact Salaris vanaf product update 400. Nadat u op de knop 'Start' heeft geklikt, wordt de component gekoppeld aan de eerste medewerker waaraan componenten gekoppeld zijn voor die periode. Als begindatum wordt de startdatum van de aangifteperiode gebruikt en als einddatum de einddatum van de aangifteperiode. Als de salarisboeking van de medewerker al verwerkt is, dan dient u deze te herberekenen en verwerken om de eindheffingscomponent mee te nemen. Deze herberekening en verwerking zal geen consequenties hebben voor de salarisstrook als er verder geen componenten of uren gewijzigd zijn van deze periode.

Componenten  

Er zijn twee componententypes voor de werkkostenregeling: 'Eindheffing werkkostenregeling' en 'Werkgeverskosten'.

Met de component ‘Eindheffing werkkostenregeling’ boekt u het eindheffingsbedrag aan overschrijding van de forfaitaire werkkostenregeling. U dient dit component aan een medewerker te koppelen en het eindheffingsbedrag in te vullen voordat de salarisboeking berekend en definitief verwerkt wordt. Als de salarisboeking al verwerkt is, dan kunt u de salarisboeking herberekenen en verwerken. Indien u via het verslag werkkostenregeling in menu [Salaris, Verslagen, Werkkostenregeling] de eindheffing boekt, dan zal het systeem automatisch de opgegeven eindheffingscomponent werkgeverskostenregeling koppelen aan een actieve medewerker. Vervolgens dient de salarisboeking berekend en verwerkt te worden. Indien de salarisboeking al verwerkt is, dan dient deze herberekend en verwerkt te worden zodat de eindheffing ook meegenomen wordt in de loonaangifte.

Met de component ‘Werkgeverskosten’ kunt u de werkgeverskosten in de salarisadministratie verlonen, zonder dat het invloed heeft op de salarisstrook van de medewerker of op loonaangifte. Op deze manier kunt u in uw salarisadministratie de kosten van vergoedingen en verstrekkingen registreren ondanks dat u de werkkostenregeling toepast. U kunt de werkgeverskosten ook per medewerker registreren zodat u het voor uzelf inzichtelijk heeft welke vergoedingen en verstrekkingen aan een medewerker zijn gedaan.  

Als u de financiële administratie en salarisadministratie niet in dezelfde database voert, dan kunt u met dit component het bedrag aan verstrekkingen en vergoedingen ingeven zodat u het verslag werkkostenregeling kunt gebruiken. Zonder dit component heeft u dan namelijk geen inzicht in het bedrag van verstrekkingen en vergoedingen in de salarisadministratie en toont het verslag werkkostenregeling alleen het fiscale loon en bedrag aan vrije ruimte. Wel kunt u altijd via dit verslag het bedrag aan eindheffing werkkostenregeling invoeren. 

Meer informatie: