Het centraal onderhouden van stamgegevens met CMDM
Introductie
In dit document wordt uitleg gegeven over Central Master Data Management (CMDM).
Uitleg
Algemeen
Het doel van CMDM is om het mogelijk te maken om divisie specifieke informatie voor relaties, artikelen, grootboekrekeningen en medewerkers op te slaan in Exact Synergy Enterprise. De oplossing synchroniseert stamgegevens van relaties, artikelen, grootboekrekeningen en medewerkers tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise. Deze synchronisatie vindt real-time plaats en wordt geactiveerd op het moment dat de gegevens in Exact Globe Next of Exact Synergy Enterprise worden bijgewerkt. Deze synchronisatie wordt geactiveerd op basis van de business logica van Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise, er zijn op database niveau geen SQL triggers geïnstalleerd voor deze synchronisatie.
Het aanmaken van stamgegevens kan alléén uitgevoerd worden in Exact Synergy Enterprise. Ook het bijwerken van bedrijfsgegevens kan alléén worden uitgevoerd in Exact Synergy Enterprise. Het bijwerken van divisie specifieke gegevens kan zowel in Exact Globe Next als in Exact Synergy Enterprise worden uitgevoerd. De bedrijfsgegevens zijn het zelfde voor alle divisies, terwijl divisie specifieke informatie uniek is per divisie.
Alle referentie gegevens die worden gebruikt bij het bijwerken van de stamgegevens worden geacht aanwezig te zijn in zowel Exact Globe Next als Exact Synergy Enterprise. Een uitzondering zijn de velden waar het systeem kijkt naar de gegevens in de Exact Globe Next database. Per onderwerp is beschreven per veld of het systeem kijkt naar de Exact Globe Next of de Exact Synergy Enterprise gegevens.
Vrije velden per divisie dienen te worden onderhouden in Exact Globe Next. De reden hiervoor is dat de structuur van deze vrije velden af kan wijken per Exact Globe Next administratie.
U dient CMDM zowel in Exact Globe Next als in Exact Synergy Enterprise te activeren. Om hiervan gebruik te kunnen maken dient u in uw licentie te beschikken over YA0150 (voor Exact Synergy Enterprise) en SE01520 (voor Exact Globe Next).
In Exact Synergy Enterprise kunt u CMDM activeren via het menupad [Systeem, Inrichting, Central master data management, Instellingen]. Hier kunt u de stamgegevens aanviken waarvoor u gebruik wilt maken van CMDM.
In Exact Globe Next kunt u CMDM activeren via het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen]. Hier kunt u in de sectie 'Central Master Data Management' de stamgegevens aanvinken waarvoor u gebruik wilt maken van CMDM. Wanneer u tevens de vrije velden van die stamgegevens wilt uitwisselen via CMDM kunt u de optie 'Vrije velden' achter het betreffende stamgegeven aanvinken. De velden zijn alleen actief wanneer u voor het betreffende stamgegeven heeft aangegeven dat u gebruik wilt maken van Central Master Data Management.
Wanneer u de optie 'Vrije velden' bij dat stamgegeven aanvinkt is het niet langer mogelijk om de vrije velden bij het onderhoud van dat stamgegeven in Exact Globe Next te onderhouden. Dit dient immers centraal in Exact Synergy Enterprise uitgevoerd te worden. De optie 'Vrije velden' bij 'Relaties' heeft betrekking op de vrije velden bij relaties en contactpersonen. De optie 'Vrije velden' bij 'Artikelen' heeft betrekking op de vrije velden bij de artikelen.
Relaties
Op de relatiekaart in Exact Synergy Enterprise beschikt u over de sectie 'Divisie'. In deze sectie staan alle divisies gekoppeld waarbij deze relatie hoort. Het koppelen van een divisie aan een relatie zorgt ervoor dat deze relatie gesynchroniseerd wordt met de betreffende Exact Globe Next administratie. Door op de divisie link te klikken of door op 'Toevoegen' te klikken opent u het scherm met de divisie specifieke gegevens.
Zoals aangegeven wordt er onderscheid gemaakt tussen bedrijfsgegevens en divisie gegevens. Bedrijfsgegevens zijn de gegevens die worden getoond op de relatiekaart, de enige uitzondering zijn de gegevens in de sectie 'Financieel'. De informatie in de sectie 'Financieel' betreft informatie van de hoofddivisie. De functionaliteit van de relatiekaart in Exact Synergy Enterprise wordt niet gewijzigd door het gebruik maken van CMDM.
Relaties worden alleen gesynchroniseerd op het moment dat er een debiteur- of crediteur code is gevuld.
Om de divisie gegevens te bekijken klikt u op de betreffende hyperlink. Hiermee opent u het onderhoudsscherm voor de divisie specifieke gegevens. Dit scherm toont alle beschikbare velden ongeacht de wetgeving of velden die afhankelijk zijn van instellingen. U kunt het scherm aanpassen via het icoon 'Aanpassen' boven in het scherm.
Debiteuren
Voor velden waarbij u kunt bladeren naar gegevens kan het mogelijk zijn dat het systeem kijkt naar de Exact Globe Next gegevens of de Exact Synergy Enterprise gegevens. In onderstaande tabel vindt u een overzicht van naar welke gegevens een veld kijkt. Wanneer het systeem kijkt naar de Exact Synergy Enterprise gegevens dient u ervoor te zorgen dat die gegevens in zowel Exact Synergy Enterprise als Exact Globe Next bestaan. Dit wordt niet automatisch uitgevoerd door CMDM.
| Veld |
Gegevens |
| BTW-code |
Exact Globe Next |
| BTW diensten |
Exact Globe Next |
| Relatiemedew. |
Exact Synergy Enterprise |
| Vertegenwoordiger |
Exact Synergy Enterprise |
| Hoofd contactpersoon |
Exact Synergy Enterprise |
| Valuta |
Exact Synergy Enterprise |
| Debiteurenrekening |
Exact Synergy Enterprise |
| Tegenrekening |
Exact Synergy Enterprise |
| Extra omschrijving |
Exact Globe Next |
| Betalingsconditie |
Exact Globe Next |
| Prijslijst |
Exact Globe Next |
| Leveringswijze |
Exact Globe Next |
| Factuurdebiteur |
Exact Synergy Enterprise |
| Selectiecode |
Exact Globe Next |
Bij het veld 'Hoofd contactpersoon' kunt u een hoofd contactpersoon selecteren in Exact Synergy Enterprise en kunt u een hoofdcontactpersoon selecteren voor die divisie. het selecteren van een hoofd contactpersoon zorgt ervoor dat er adressen van verschillende types worden gebruikt in de synchronisatie. Een hoofdcontactpersoon heeft altijd aan factuuradres en een bezoekadres gekoppeld. Bij het selecteren van een hoofd contactpersoon op divisie niveau die afwijkt van de hoofd contactpersoon op bedrijf niveau, worden het bezoek- en factuuradres van de hoofd contactpersoon op bedrijfs niveau gecombineerd met het lever- en postadres van de hoofd contactpersoon op divisie niveau. In Exact Globe Next heeft de hoofd contactpersoon dan 4 adrestypes. Een hoofd contactpersoon op divisie niveau bestaat altijd op bedrijfsniveau, maar hoeft hier niet altijd de hoofd contactpersoon te zijn.
Crediteuren
Voor de crediteuren zijn er ook verschillende velden aanwezig waarbij u kunt bladeren naar gegevens. In onderstaande tabel vindt u een overzicht van naar welke gegevens een veld kijkt. Wanneer het systeem kijkt naar de Exact Synergy Enterprise gegevens dient u ervoor te zorgen dat die gegevens in zowel Exact Synergy Enterprise als Exact Globe Next bestaan. Dit wordt niet automatisch uitgevoerd door CMDM.
| Veld |
Gegevens |
| Hoofd contactpersoon |
Exact Synergy Enterprise |
| Vertegenwoordiger |
Exact Synergy Enterprise |
| Leveringswijze |
Exact Globe Next |
| Prijslijst |
Exact Globe Next |
| Incoterm |
Exact Globe Next |
| Incotermcode |
Exact Globe Next |
| Selectiecode |
Exact Globe Next |
| Valuta |
Exact Synergy Enterprise |
| Crediteurenrekening |
Exact Synergy Enterprise |
| Tegenrekening |
Exact Synergy Enterprise |
| Extra omschrijving |
Exact Globe Next |
| Betalingsconditie |
Exact Globe Next |
| BTW-code |
Exact Globe Next |
In de CRM instellingen is een instelling aanwezig waarmee u kunt aangeven of de relatienummers van Exact Globe Next of Exact Synergy Enterprise gebruikt dienen te worden. Wanneer deze is ingesteld op Exact Globe Next beschikt u over een extra knop 
bij het koppelen van een divisie aan een relatie. Met deze knop kunt u een nieuw relatienummer ophalen uit Exact Globe Next. Het is echter niet nodig om deze knop te gebruiken omdat het systeem reeds een relatienummer toekent op basis van Exact Globe Next. In Exact Synergy Enterprise kunt u de standaard divisie selecteren om aan een relatie te koppelen. Deze divisie wordt gebruikt om een nieuw relatienummer voor te stellen op divisie niveau, wanneer u in de instellingen heeft aangegeven dat u de relatiecodes van Exact Globe Next wilt gebruiken.
Wanneer u in Exact Globe Next heeft aangegeven om CMDM voor relaties te gebruiken, is het aantal velden dat bij het onderhoud van de relaties (debiteuren en crediteuren) bewerkt kan worden minimaal. Alleen de vrije velden, categorie en divisievelden zijn beschikbaar om te bewerken. Het vernummeren, samenvoegen en verwijderen van relaties is in Exact Globe Next niet mogelijk.
Voor de volgende velden dient u ervoor te zorgen dat deze zowel in Exact Globe Next als Exact Synergy Enterprise aanwezig zijn.
In Exact Globe Next worden contactpersonen op de achtergrond aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het aanmaken van verkooporders. Deze contactpersonen worden niet aangemaakt of gesynchroniseerd naar Exact Synergy Enterprise. Wanneer de divisie gegevens worden bijgewerkt in Exact Globe Next woren deze ook gesynchroniseerd naar Exact Synergy Enterprise.
Voor de volgende velden dient u ervoor te zorgen dat de dezelfde gegevens in Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise aanwezig zijn.
- Kostenplaats
- Classificatie
- Sector
- Subsector
- Bron
- Grootte
- Titel (contactpersonen)
Artikelen
Voor artikelen is de structuur vergelijkbaar met relaties. U start met het aanmaken van een artikel op bedrijfs niveau en koppelt het artikel aan de divisies via de sectie 'Divisies' op de artikelkaart. Het koppelen van een divisie aan een artikel zorgt ervoor dat het artikel wordt gesynchroniseerd naar de betreffende Exact Globe Next administratie. Wanneer u gebruik maakt van CMDM is het koppelen van artikelen aan landen niet noodzakelijk voor de synchronisatie. Het koppelen van artikelen aan landen is alleen van toepassing op de Exact Synergy Enterprise functionaliteit.
Door op de divisie link of op 'Toevoegen' te klikken opent u het artikel scherm voor de divisie gegevens.
Voor artikelen is er ook een onderscheid tussen bedrijfsgegevens en divisiegegevens. Het aantal velden dat wordt gezien als bedrijfsgegevens is echter kleiner. Alle velden op de kaart van het wereld artikel worden gezien als bedrijfsgegevens, maar niet alle velden zijn beschikbaar in Exact Globe Next. De volgende velden met bedrijfsgegevens worden gesynchroniseerd naar Exact Globe Next:
- Artikelcode
- Type
- Artikel omschrijving
- Zoekcode
- Verkoopeenheid
U kunt het scherm aanpassen via het icoon 'Aanpassen' boven in het scherm. Er is ook een knop 'Kopiëren' aanwezig waarmee u een artikel kunt kopiëren van de ene divisie naar een andere. Hierbij worden gegevens van de velden die gegevens uit Exact Globe Next opvragen niet mee gekopieerd.
Net zoals bij de relaties zijn er bij de artikelen ook velden aanwezig waarbij u kunt bladeren naar gegevens uit Exact Globe Next gegevens of Exact Synergy Enterprise. In onderstaande tabel vindt u een overzicht van naar welke gegevens een veld kijkt. Wanneer het systeem kijkt naar de Exact Synergy Enterprise gegevens dient u ervoor te zorgen dat die gegevens in zowel Exact Synergy Enterprise als Exact Globe Next bestaan. Dit wordt niet automatisch uitgevoerd door CMDM.
| Veld |
Gegevens |
| Activum |
Exact Synergy Enterprise |
| Kosten |
Exact Synergy Enterprise |
| Kortingsrekening |
Exact Synergy Enterprise |
| Inkoop |
Exact Synergy Enterprise |
| Omzet |
Exact Synergy Enterprise |
| Voorraadwijziging |
Exact Synergy Enterprise |
| De dekking van de voorraad |
Exact Synergy Enterprise |
| BTW-code |
Exact Globe Next |
| Goederencode |
Exact Globe Next |
| Assortiment |
Exact Synergy Enterprise |
| Opslagen |
Exact Globe Next |
Op de artikelkaart beschikt u tevens over een sectie voor 'Artikelen op leverancier' en 'Artikelen per magazijn'. Deze gegevens worden opgeslagen per divisie. Bij het koppelen van een leverancier aan een artikel wordt een nieuw scherm geopend. De velden in dit scherm hebben dezelfde functionaliteit als in Exact Globe Next. Ook hier worden bepaalde gegevens opgehaald uit Exact Globe Next en bepaalde gegevens uit Exact Synergy Enterprise. In onderstaande tabel vindt u een overzicht van naar welke gegevens een veld kijkt. Wanneer het systeem kijkt naar de Exact Synergy Enterprise gegevens dient u ervoor te zorgen dat die gegevens in zowel Exact Synergy Enterprise als Exact Globe Next bestaan. Dit wordt niet automatisch uitgevoerd door CMDM.
| Veld |
Gegevens |
| Relatie |
Exact Synergy Enterprise |
| Producent |
Exact Synergy Enterprise |
| Verpakkingseenheid |
Exact Synergy Enterprise |
| Valuta |
Exact Synergy Enterprise |
| BTW-code |
Exact Globe Next |
| Document |
Exact Synergy Enterprise |
| Land van oorsprong |
Exact Synergy Enterprise |
| Land van herkomst |
Exact Synergy Enterprise |
U kunt alleen relaties aan artikelen koppelen wanneer u tevens gebruik maakt van CMDM voor artikelen!
Bij het koppelen van een artikel aan een divisie, koppelt het systeem automatisch een magazijn aan het artikel. Dit magazijn wordt opgehaald uit Exact Synergy Enterprise. In het onderhoud van de magazijnen kunt u een divisie koppelen. Wanneer u een divisie koppelt aan een magazijn kan dat magazijn alleen gebruikt worden voor die divisie. Wanneer er heen divisie is gekoppeld aan een magazijn, kan dat magazijn gebruikt worden voor alle divisies.
Bij het toevoegen van een artikel aan een magazijn wordt een nieuw scherm getoond.
Ook in dit scherm kunt u bladeren naar gegevens. Al deze gegevens worden opgehaald uit Exact Synergy Enterprise. De logica van de attributen is hetzelfde als in Exact Globe Next, waardoor bepaalde attributen alleen beschikbaar zijn in bepaalde situaties. Het aanvinken van het tekst attribuut toont een nieuw scherm waarin u een tekst kunt opgeven.
In Exact Globe Next kunt u een artikelomschrijving opgeven in 5 talen. Welke talen dit zijn kunt u zelf aangeven in de sectie 'Omschrijvingen in zoekvensters' van de algemene instellingen in Exact Globe Next.
In Exact Synergy Enterprise kunt u middels de link 'Vertalingen' in de monitor van de artikelkaart per taalcode een vertaling opgeven.
Tijdens het synchroniseren vergelijkt het systeem de taalcodes in Exact Synergy Enterprise (waarvoor een vertaling is ingevoerd) met de taalcodes in Exact Globe Next. Wanneer de landcodes overeenkomen wordt de vertaling gesynchroniseerd.
In de divisie sectie kunt u ook een assortiment koppelen. Op basis van het geselecteerde assortiment worden de grootboekrekeningen voorgevuld. Deze grootboekrekeningen worden opgehaald uit de assortiment stamgegevens. In het onderhoud van de assortimenten is in de monitor een link 'Divisies: Financieel' beschikbaar waarmee u per divisie grootboekrekeningen kunt koppelen.
Wanneer u op deze link klikt wordt een nieuw scherm geopend.
Met de knop 'Nieuw' in dit scherm kunt u de grootboekrekeningen per divisie opgeven. Op basis van de geselecteerde divisie op de artikelkaart worden de grootboekrekeningen opgehaald van het assortiment van de betreffende divisie.
In Exact Globe Next zijn net als bij de relaties de velden van met de bedrijfsgegevens niet te bewerken. Het vernummeren en verwijderen van artikelen is ook niet mogelijk.
Ook voor artikelen zijn er invoer of verwerk applicaties die de artikel stamgegeven bijwerken. Deze wijzigingen wordt ook gesynchroniseerd naar Exact Synergy Enterprise, inclusief kostprijs wijzigingen (door voorraadwaardering) en wijzigingen via batchupdates.
De divisie gegevens worden alleen gesynchroniseerd van Exact Globe Next naar Exact Synergy Enterprise wanneer u in de sectie 'Central Master Data Management' van de algemene instellingen de optie 'Artikelen' heeft aangevinkt.
Voor de volgende velden dient u ervoor te zorgen dat de waarden zowel in Exact Globe Next als in Exact Synergy Enterprise aanwezig zijn:
- Assortiment
- Assortiment eigenschappen
- Verkoopeenheden
- Magazijnen
- Magazijnlocaties
Grootboekrekeningen
Voor grootboekrekeningen ligt de focus op het mogelijk maken om in Exact Synergy Enterprise de zelfde velden te kunnen onderhouden als in Exact Globe Next. In Exact Synergy Enterprise is het mogelijk om een grootboekrekeningschema aan te maken op bedrijfsniveau en op divisie niveau. Het is ook mogelijk om een grootboekrekeningschema te koperen van de ene divisie naar de andere of van bedrijfsniveau naar divisie en andersom.
Voor grootboekrekeningen zijn er geen velden met bedrijfsgegevens of divisiegegevens,. Alle velden bestaan op ieder niveau. Alleen het grootboekrekeningschema op divisie niveau wordt gesynchroniseerd naar Exact Globe Next. Een grootboekrekeningschema op bedrijfsniveau bestaat alléén in Exact Synergy Enterprise.
Op divisie niveau kan een bedrijfs grootboekrekening worden gekoppeld in Exact Synergy Enterprise. Dit veld wordt gesynchroniseerd in Exact Globe Next en kan alleen worden onderhouden in Exact Synergy Enterprise. In Exact Globe Next is dit veld niet benaderbaar wanneer u gebruik maakt van CMDM voor grootboekrekeningen.
Het vernummeren, samenvoegen en verwijderen van grootboekrekeningen is niet mogelijk.
Medewerkers
Bij het onderhoud van de medewerkers beschikt u ook over de sectie 'Divisie'. Door de medewerker te koppelen aan de divisies zorgt u ervoor dat die medewerker wordt gesynchroniseerd naar die divisies. Ook bij de medewerkers zijn er een aantal velden met bedrijfsgegevens en divisiegegevens.
Bij het bladeren naar gegevens bij het medewerker onderhoud worden deze gegevens altijd opgehaald uit Exact Synergy Enterprise. Zoals aangegeven wordt er onderscheid gemaakt tussen de bedrijfsgegevens en divisiegegevens. De bedrijfsgegevens worden getoond op de medewerkerskaart. De functionaliteit van de medewerkerskaart in Exact Synergy Enterprise wijzigt niet wanneer u gebruik maakt van CMDM voor medewerkers.
Op het scherm met de divisiegegevens van de medewerkers is er een speciale werking voor het crediteurenveld. Naast het crediteurenveld een link mogelijk met de optie 'Toevoegen' of 'Verwijderen'. Wanneer een nummer is gevuld betreft dit de link 'Verwijderen'. Wanneer er geen nummer is gevuld betreft het de link 'Toevoegen'. De link voor het toevoegen werkt alleen als er in het scherm met de bedrijfsgegevens een nummer is gevuld in de sectie 'Financieel'. Het crediteurnummer dient gelijk te zijn oor alle divisies.
Voor een aantal velden is het mogelijk om te bladeren naar gegevens. In onderstaande tabel vindt u een overzicht van naar welke gegevens een veld kijkt. Wanneer het systeem kijkt naar de Exact Synergy Enterprise gegevens dient u ervoor te zorgen dat die gegevens in zowel Exact Synergy Enterprise als Exact Globe Next bestaan. Dit wordt niet automatisch uitgevoerd door CMDM.
| Veld |
Gegevens |
| Functienaam |
Exact Synergy Enterprise |
| Prijslijst |
Exact Globe Next |
| Betalingsconditie |
Exact Globe Next |
| Tegenrekening |
Exact Synergy Enterprise |
| Crediteurenrekening |
Exact Synergy Enterprise |
| Valuta |
Exact Synergy Enterprise |
| Tarief |
Exact Synergy Enterprise |
| Manager |
Exact Synergy Enterprise |
| Assistent |
Exact Synergy Enterprise |
| Kostenplaats |
Exact Synergy Enterprise |
| Kostendrager |
Exact Synergy Enterprise |
| Hfd.loc. |
Exact Synergy Enterprise |
| Locatie |
Exact Synergy Enterprise |
Ook voor medewerkers is het vernummeren, samenvoegen en verwijderen niet mogelijk wanneer gebuikt wordt gemaakt van CMDM voor medewerkers.
Voor de volgende velden dient u ervoor te zorgen dat de waarden zowel in Exact Globe Next als in Exact Synergy Enterprise aanwezig zijn:
- Grootboekrekeningen
- Arbeidsuren
- Medewerkers
- Kostenplaatsen
- Kostendragers
- Locaties
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
23.253.926 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |