De flow van een verzoektype kunt zelf definiëren. Op deze manier kunt u bepaalde handelingen en de uitvoerende van te voren bepalen. De definitie van een verzoektype kunt u benaderen via het menu Modules ➔ Werkstroom ➔ Inrichting ➔ Verzoeken ➔ Verzoektypes klik vervolgens op Nieuw of open een bestaand verzoektype en ga vervolgens naar het tabblad Flow.
Om de flow van een verzoektype te bewerken dient u te beschikken over functierecht 5 - Create request types, and edit request types without responsible of over functierecht 232 - Edit all request types. Standaard hebben gebruikers met de rol General manager of HR deze rechten. Het functierecht 232 is toegewezen aan gebruikers met de rol Administrator.
Meer informatie:
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar wanneer u een bestaand verzoektype bewerkt.
Klik hier om een nieuw verzoektype te bewaren en meteen een nieuwe aan te maken.
Opmerking: Dit is alleen beschikbaar wanneer u een nieuw verzoektype aanmaakt.
Klik hier om de definitie van een ander verzoektype te kopiëren naar deze. Dit kan handig zijn wanneer u snel een nieuw verzoektype wilt aanmaken op basis van een bestaande.
Klik hier om het scherm te sluiten.
Het tabblad Flow is ingedeeld in de volgende secties:
In deze sectie wordt gedefinieerd welke medewerker of groep medewerkers een verzoek van dit type kan aanmaken. Daarnaast kan ook worden aangegeven voor wie het verzoek moet worden aangemaakt.
Opmerking: Let goed op bij de opties voor de velden Medewerkers en Managers. Bijvoorbeeld, wanneer u kiest voor Nee bij het veld Medewerkers dan is het niet mogelijk om verzoeken van dit type aan te maken. De opties welke u dan heeft geselecteerd bij Managers hebben hier geen invloed op. Wanneer u kiest voor de optie Voor: Zichzelf bij het veld Medewerkers en voor Nee bij het veld Managers dan kan een manager wel verzoeken aanmaken van dit verzoektype via andere functies dan het linker menu.De instelling bij Rol is onafhankelijk. Medewerkers welke zijn gekoppeld bij het veld Medewerkers of Rol, kunnen een verzoek van dit verzoektype aanmaken.
Vul een beveiligingsniveau in of selecteer deze om gebruikers met hetzelfde niveau of hoger de mogelijkheid te geven om dit verzoek te kunnen aanmaken.
Selecteer de relevante optie om te specificeren welke medewerker het verzoek mag aanmaken:
Selecteer de relevante optie om te specificeren welke managers voor welke medewerkers het verzoek kunnen aanmaken:
Selecteer de relevante rol om medewerkers met deze rol de mogelijkheid te geven om het verzoek aan te maken. U kunt drie verschillende rollen selecteren.
Selecteer het relevante niveau voor de corresponderende rol welke u heeft gekozen bij het veld Rol. Dit zorgt ervoor dat medewerkers met deze rol en het juiste niveau de mogelijkheid hebben om het verzoek aan te maken.
Selecteer het relatietype waarna de relatie moet worden bijgewerkt wanneer het verzoek deze status bereikt in de flow.
Opmerking: In het verzoek moet een relatie zijn gedefinieerd om ervoor te zorgen dat deze functie werkt. Wanneer het huidige relatietype hoger is dan de gedefinieerde dan zal er geen wijziging worden doorgevoerd.
Selecteer de status waarna de relatie dient te worden bijgewerkt op het moment dat deze dit stadium in de flow wordt bereikt. Dit wordt gebruikt in combinatie met het veld Volgende: Relatie (Type).
In deze sectie wordt weergegeven wie een verzoek van dit type kan bewerken nadat het is aangemaakt en wanneer de status Open is. Een verzoek met de status Open betekent dat deze recentelijk is aangemaakt en dat het wacht op de volgende stap in het voorgedefinieerde proces.
In dit veld wordt de actie term voor verzoeken van dit type weergegeven. Klik op om de actie te hernoemen voor dit verzoektype. Voor meer informatie kunt u het document Aanmaken en aanpassen van de termen voor verzoek acties en statussen raadplegen.
In dit veld wordt de status term van dit veld weergegeven. Klik op om de status te hernoemen voor dit verzoektype. Voor meer informatie kunt u het document Aanmaken en aanpassen van de termen voor verzoek acties en statussen raadplegen.
Selecteer deze optie om ervoor te zorgen dat de aanmaker het verzoek kan bewerken.
Selecteer deze optie om ervoor te zorgen dat de fiatteur het verzoek kan bewerken.
Selecteer deze optie om ervoor te zorgen dat de medewerker welke in het verzoek is gespecificeerd het verzoek kan bewerken.
Selecteer deze optie om ervoor te zorgen dat iedereen het verzoek kan bewerken.
Selecteer een rol om ervoor te zorgen dat medewerkers met deze rol (afhankelijk van het niveau, de divisie) het verzoek kunnen bewerken. Wanneer de rol is gedefinieerd dan moet het veld Niveau/Divisie ook worden gedefinieerd.
Selecteer het niveau en de divisie om ervoor te zorgen dat de corresponderende medewerker het verzoek kan bewerken. Dit is in combinatie met de rol welke bij het veld Rol is gekozen. Wanneer er een rol is geselecteerd dan wordt de medewerker vergeleken met de rol en het rolniveau welke in dit veld is geselecteerd. Daarnaast wordt het ook vergeleken met de waarde welke is gevuld bij het veld Divisie. Hier wordt gekeken of deze medewerker in dezelfde divisie werkzaam is. Bijvoorbeeld wanneer er wordt gekozen voor Relatie bij dit veld dan kunnen medewerkers welke in dezelfde divisie zitten als de relatie het verzoek bewerken.
In deze sectie worden de instellingen beschreven welke van toepassing zijn op het goedkeuren van verzoeken van dit verzoektype.
Selecteer één van de volgende opties om aan te geven welke medewerkersgroep het verzoek kan goedkeuren:
Selecteer deze optie om aan te geven dat het bedrag van het verzoek lager moet zijn dan de bestedingslimiet van de medewerker welke het verzoek moet goedkeuren. Wanneer het bedrag hoger is dan de bestedingslimiet dan zal het verzoek naar de manager van de medewerker voor goedkeuring worden verstuurd. Mocht het bedrag nog steeds te hoog zijn dan zal het naar de volgende manager worden gestuurd. Dit proces gaat net zolang door totdat er een manager is met de juiste bestedingslimiet.
Opmerking: Het veld Bedrag moet gevuld zijn om te werken met deze functie.
Selecteer een rol om medewerkers welke deze rol hebben toegewezen de mogelijkheid te geven om het verzoek goed te keuren. Dit is afhankelijk van het niveau en divisie keuze. Wanneer een rol is gevuld dan dient u het veld Niveau/Divisie ook te vullen.
Selecteer het niveau en de divisie van de medewerker welke het verzoek kan goedkeuren. Dit is in combinatie met de waarde bij het veld Rol. Wanneer een rol is geselecteerd dan wordt de medewerker vergeleken met de rol en het niveau van de rol. Daarnaast wordt er ook gekeken naar de waarde bij het veld Divisie. Bijvoorbeeld wanneer er voor Artikel is gekozen bij het veld Divisie dan kunnen medewerkers uit dezelfde divisie als het artikel het verzoek goedkeuren.
Markeer dit veld om er voor te zorgen dat de aanmaker van het verzoek automatisch wordt geïnformeerd wanneer het verzoek is goedgekeurd. Het verzoek zal in de werkstroom van de aanmaker verschijnen om de aanmaker te informeren over de goedkeuring. Daarnaast zal het verzoek verschijnen in de werkstroom van de medewerker welke actie moet ondernemen op het verzoek.
Markeer dit veld om er voor te zorgen dat de aanmaker van het verzoek automatisch wordt geïnformeerd wanneer het verzoek is afgekeurd. Het verzoek zal vervolgens verschijnen in de werkstroom van de aanmaker om deze te informeren dat het verzoek is afgekeurd. Eventueel kan de aanmaker na een paar wijzigingen het verzoek opnieuw indienen.
Selecteer één van de volgende opties om aan te geven wie het eigendom kan overnemen:
Selecteer de relevante optie om te specificeren wie het verzoek kan opmerken. De beschikbare opties zijn gelijk aan het veld Overnemen: Eigendom.
Selecteer de relevante optie om te specificeren aan wie het eigendom kan worden toegewezen door de medewerker welke het verzoek moet goedkeuren. De beschikbare opties zijn gelijk aan het veld Overnemen: Eigendom.
Markeer dit veld om er voor te zorgen dat het verzoek automatisch goedgekeurd wordt indien er geen medewerker geselecteerd is om het verzoek te goedkeuren. Dit kan voorkomen wanneer het veld Medewerker leeg is gelaten of wanneer er geen medewerkers is gedefinieerd om het verzoek goed te keuren.
Selecteer het relatie type waarna de relatie moet worden bijgewerkt wanneer het verzoek deze status bereikt in de flow
Opmerking: In het verzoek moet een relatie gevuld zijn om gebruik te maken van deze functie. Wanneer het huidige type hoger is dan welke hier gedefinieerd is dan zal er geen verandering optreden.
Selecteer de status waarna de relatie moet worden bijgewerkt wanneer het verzoek dit stadium in de flow bereikt. Dit wordt gebruikt in combinatie met het veld Volgende: Relatie (Type).
In deze sectie worden de instellingen voor het realiseren van het verzoek beschreven.
De functies van het veld in deze sectie zijn gelijk aan de sectie Goedkeuren. De enige verschillen zijn:
In deze sectie kunt u het proces voor het verwerken definiëren.
De functies van de velden in deze sectie zijn gelijk aan de sectie Realiseren. Het enige verschil is:
In deze sectie worden de instellingen beschreven voor het heropenen van een afgehandeld verzoek. Een afgehandeld verzoek is een verzoek welke het laatste stadium in het proces heeft bereikt en waarop geen actie meer ondernomen hoeft te worden.
Selecteer één van de volgende medewerkers of groepen welke het verzoek kan heropenen:
Selecteer een rol om medewerkers met deze rol de mogelijkheid te geven het verzoek te heropenen. Wanneer u gebruik maakt van het veld Rol dan dient u het veld Niveau/Divisie ook te vullen.
Selecteer het vereiste niveau en de divisie waaraan de medewerker moet voldoen om het verzoek te heropenen. Dit is in combinatie met de rol welke bij het veld Rol is geselecteerd. Deze functie is gelijk aan de functie in de sectie Bewerken.
In deze sectie worden de instellingen voor het afkeuren beschreven.
Selecteer het relatie type waarna de relatie dient worden bijgewerkt op het moment dat het verzoek deze status in de flow bereikt.
Opmerking: Er dient een relatie in het verzoek te zijn gekoppeld om te werken met deze functie. Indien het huidige relatie type hoger is dan welke u hier heeft gedefinieerd dan zullen er geen wijzigingen worden doorgevoerd.
Deze sectie beschrijft de instellingen voor het verwijderen van het verzoek.
Markeer dit veld wanneer de aanmaker het verzoek mag verwijderen.
Markeer dit veld wanneer de manager van het gekoppelde artikel het verzoek mag verwijderen.
Selecteer een rol om medewerkers met deze rol de mogelijkheid te geven het verzoek te verwijderen. Dit is afhankelijk van de waarde welke u vult bij het veld Niveau.
Selecteer het niveau waarover de medewerker dient te beschikken om het verzoek te verwijderen. Dit is in combinatie met de geselecteerde rol.