Het exporteren van gegevens voor de uitwisseling met de financiële administratie

Sectie Bestand

Hier kunt u aangeven dat de uitwisseling op basis van een bestand dient plaats te vinden. Uitwisseling via URL wordt voor Exact Compact niet ondersteund.

Export

Met deze optie zal er een export plaatsvinden op basis van de geselecteerde gegevens (zie 'Sectie gegevens'). Het bestand wordt altijd geëxporteerd naar de \Mijn Documenten directory van de huidige gebruiker. De gebruiker zal namelijk altijd rechten hebben om in deze map een bestand te plaatsen. De bestandsnaam van het exportbestand is opgebouwd uit:

• Administratienummer;
• Administratienaam;
• Datum van export (jaar/maand/dag);
• Tijd van export (uur/minuten/seconden).

Hierdoor zal de bestandsnaam altijd uniek zijn, en kan altijd worden achterhaald wat het tijdstip van de export is geweest. Bijvoorbeeld: 001_Administratie Deltabike_20021230_105626.

Sectie Acties / E-mail

Als u de optie 'E-mail versturen' aanvinkt, zal er tijdens het exporteren ook een e-mail worden verstuurd naar het ingegeven e-mailadres in het daarvoor betreffende veld. Met de e-mail wordt ook direct het gegevensbestand meegestuurd. Dit bestand zal worden gecomprimeerd tot een cab-bestand, dat tot wel 50x zo klein kan worden als een normaal gegevensbestand. In het veld 'Tekst' kunt u een bericht type voor de ontvanger van de e-mail. De tekst wordt dan in het e-mail bericht getoond terwijl het bestand als bijlage is toegevoegd aan de e-mail.

Perioden sluiten

Als deze optie wordt aangevinkt zullen alle periodes die in het importbestand zijn gebruikt automatisch worden gesloten. Dit kan wenselijk zijn, als er na de uitwisseling niet meer mag worden geboekt in de gebruikte periodes. Als dit toch wordt gedaan zullen deze gewijzigde boekingen bij een volgende uitwisseling namelijk weer worden meegenomen. Dit betekent voor een accountant extra werk, omdat dezelfde periode dan nogmaals gecontroleerd moet worden. Deze optie is alleen relevant bij het importeren.

Sectie Gegevens

Door op 'Filter'  te klikken, krijgt u extra opties te zien, waarmee u aan kunt geven welke gegevens u precies wilt exporteren.

Stamgegevens (financieel)

Als deze optie is aangevinkt worden naast de financiële gegevens ook een aantal stamgegevens geëxporteerd, te weten:

• Grootboekrekeningen
• Dagboeken
• BTW-codes
• BTW-koppelingen

Overigens worden standaard de financiële instellingen en grootboekkoppelingen meegenomen.

Relaties

Als deze optie is aangevinkt, worden alle relaties geëxporteerd.

Artikelen

Als deze optie is aangevinkt worden alle artikelen ook geëxporteerd.

Financiële boekingen

Als deze optie is aangevinkt, worden alle financiële boekingen geëxporteerd.

Laatst aangepast

Alleen de gegevens die na de laatste import of export zijn gewijzigd worden nu geëxporteerd. Bij de eerste export wordt alles geëxporteerd.

Alle

Alle gegevens zullen worden geëxporteerd. Indien deze optie is geselecteerd, bestaat er de mogelijkheid om een verdere selectie aan te brengen in de te exporteren gegevens. Er kan worden gefilterd op boekjaar, periode, dagboek en boekstuknummer. Deze filters zijn cumulatief. Als u bijvoorbeeld bij Jaar 2002 invult, en bij periode 2, dan zullen alleen de gegevens uit periode 2 van boekjaar 2002 worden geëxporteerd.

Zodra u op 'Start' drukt, worden de aangegeven stamgegevens en mutaties worden geëxporteerd.

N.B. Alleen verwerkte boekingen (mutaties) kunnen worden geëxporteerd. Er zal dan ook een waarschuwing verschijnen als er een export wordt opgestart, terwijl er nog onverwerkte boekingen in de administratie aanwezig zijn.

Indien u voor Ja kiest, zal de export worden gestart. Kiest u voor Nee, dan zal de export worden afgebroken. 

Tabblad Log

Via dit tabblad kunnen overzichten worden opgevraagd over de uitgewisselde gegevens.

Actie

Hier kan een filter worden ingegeven over de te tonen gegevens:

• Geïmporteerd: alleen de geïmporteerde bestanden;
• Geëxporteerd: alleen de geëxporteerde bestanden;
• Alle: alle uitgewisselde bestanden. 

Start

Als u voor 'Start' kiest, start u de import/export op.

Resultaten

Aan het eind van elke import of export wordt een resultatenscherm getoond. Dit kan weer worden opgeroepen door het betreffende bestand te selecteren en te kiezen voor deze knop.

Samenvatting (MS Excel)

De samenvatting laat een transactielijst zien van alle gegevens in het geselecteerde bestand. Deze transactielijst is te vergelijken met het overzicht dat is op te roepen via menu [Financieel, Balans / W en V, Transactielijst]. Het is een basisoverzicht dat per grootboekrekening een totaalbedrag per periode laat zien. Het is mogelijk om een bestand dat nog niet is geïmporteerd, uit te lezen met dit overzicht. Als u het importbestand selecteert in tabblad 'Log', dan wordt deze knop zichtbaar en kan het overzicht worden opgestart.

Historie

Dit overzicht laat detailgegevens zien over de bestanden die ooit zijn geïmporteerd. Het is dan ook alleen op te vragen als er een geïmporteerd bestand wordt geselecteerd. Vanuit dit overzicht kan worden doorgezoomd naar de afzonderlijke boekingen. Dit is dezelfde functie als het doorzoomen vanaf de grootboekkaarten. De boekingen kunnen dan ook worden gewijzigd via dit scherm. Dit overzicht kan ook worden opgevraagd via [Accountancy, Administraties, Gegevensuitwisseling verslag ].

Sluiten

Als u kiest voor 'Sluiten', wordt het scherm voor Gegevensuitwisseling afgesloten.