One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Finance - Kas- of bankboekingen invoeren

[Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Kas of Bank]

Introductie

Met Exact Financials Enterprise kunt u kas- of bankboekingen invoeren en wijzigen via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Kasboek/ Bankboek]. Bankboekingen worden gewoonlijk gebaseerd op dagafschriften. Het is raadzaam om per bankrekening met een apart dagboek en een aparte tegenrekening te werken. Kasboekingen worden gewoonlijk gebaseerd op kastelstroken of kasstaten. 

Er zijn twee soorten boekingen voor kas en bank, afhankelijk van het soort betaling:

  • Betalingen waarbij geen openstaande posten betrokken zijn.
  • Betalingen om een openstaande post af te boeken.

Als het gaat om een openstaande post, moet u altijd een verzamelrekening voor de subadministratie van de debiteur of de crediteur kiezen. Vervolgens kunt u openstaande posten op twee manieren behandelen, afhankelijk van de situatie:

  • U boekt een bestaande openstaande post volledig af.
  • Er is een factuur betaald, maar de openstaande post is nog niet ingevoerd. In dit geval kunt u de openstaande post onmiddellijk in het kas- of bankboek aanmaken. Er is sprake van een vooruitbetaling, dat wil zeggen een betaling van een openstaande post die in de toekomst zal worden ingevoerd. In dit geval kunt u de openstaande post op een later tijdstip afboeken via een verrekenmemoriaal.

In het kas- of bankboek dienen het 'bedrag in' en het 'bedrag uit' altijd bruto geboekt te worden (inclusief BTW) voor alle boekingen waarbij BTW van belang is. Op basis van het bruto bedrag wordt de BTW grondslag en het BTW bedrag berekend, onafhankelijk van de gebruikte BTW code (in- of exclusief).

Uitleg van de velden

Tabblad Algemeen

De kopregel van het boekingsscherm bestaat uit de volgende velden:

Jaar/Periode
Voer het boekjaar en de periode in. Standaard wordt het jaar en de periode getoond welke middels de periode-datumtabel is gekoppeld aan de op dit moment geldende systeemdatum.

Dagboeknummer
Het nummer van het dagboek waarin u wilt boeken.

Volgnummer
Het eerstvolgende vrije volgnummer wordt automatisch op het scherm getoond. Het betreft hier het eerste vrije nummer in een lijst van onverwerkte boekingen. U kunt tijdens het invoeren van een nieuwe boeking het voorgestelde nummer accepteren. Het volgnummer van de boeking verschijnt op boekingsverslagen. Als bij controle van de boekingsverslagen blijkt dat een boeking met een specifiek volgnummer een fout bevat, kunt u de boeking eenvoudig oproepen door het in het veld 'Volgnummer' het volgnummer van de foutieve boeking in te voeren. Vervolgens kunt u de boeking wijzigen/corrigeren.

Boekstuknummer
Het eerst vrije beschikbare boekstuknummer wordt getoond. Het eerste beschikbare vrije boekstuknummer definieert bij de opening van een nieuw jaar in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Bij bankboekingen is het raadzaam het boekstuknummer gelijk te houden met uw afschriftnummer, op die manier kunt u het ingevoerde afschrift gemakkelijk terugvinden. Het boekstuknummer hoeft niet uniek te zijn, maar voor controle doeleinden is dit wel aan te raden. Houdt het boekstuknummer uniek door bijvoorbeeld te beginnen met het jaartal en dan het afschriftnummer. Voor kasboekingen wordt het boekstuknummer niet in de kopregel gedefinieerd maar in de subregels.

Omschrijving
De omschrijving van de boeking. Deze omschrijving wordt getoond op bijvoorbeeld boekingsverslagen en grootboekkaarten. De omschrijving van de kopregel wordt automatisch overgenomen in de subregels, maar kan daar gewijzigd worden.

Openingsbalans
Als u een nieuwe boeking aanmaakt, wordt de openingsbalans voorgesteld. Deze wordt berekend aan de hand van de eerder ingevoerde afschriften in het dagboek waaraan dezelfde grootboekrekening is gekoppeld. Als het voorgestelde saldo juist is, weet u dat alle eerdere afschriften correct zijn ingevoerd. Als de voorgestelde openingsbalans onjuist is, weet u dat de vorige afschriften niet juist zijn ingevoerd. U kunt het beginsaldo aanpassen en dit afschrift invoeren. Het is vervolgens aan te bevelen eerdere afschriften op te vragen om de juistheid te controleren.

Eindsaldo
Het invoeren van het eindsaldo (zoals deze op uw afschrift staan) kunt u gebruiken als controlemiddel. Na het invoeren van alle afschriftregels ontstaat een saldo. Deze dient gelijk te zijn aan het verschil tussen de openingsbalans en het eindsaldo. Als dit niet het geval is, wordt u hierop attent gemaakt. Op deze manier weet u zeker dat u het bankafschrift qua bedragen juist heeft ingevoerd. Wanneer u de optie 'Contr EindSal/Versch' in het onderhoud van het dagboek heeft geactiveerd, wordt de boeking automatisch afgesloten en bewaard op het moment dat de ingevoerde subregels gelijk zijn aan het verschil.

Saldo
Dit veld toont het actuele verschil tussen openingsbalans en eindsaldo met correctie van de reeds ingevoerde regels.

Scenario
Wanneer u gebruik wilt maken van een scenario kunt u hier het gewenste scenario selecteren. Dit veld is alleen actief wanneer u in het onderhoud van het dagboek de optie 'Scenario' heeft geactiveerd.

U kunt zelf bepalen welke velden worden getoond in de subregels. Via rechtermuisknop 'Meer' kunt u het boekingsscherm inrichten en aangeven welke kolommen u wilt tonen en in welke volgorde. Standaard worden de volgende velden getoond:

Regel
Het regelnummer van de in te voeren regel. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd en is niet aan te passen.

BoekStNr
Dit veld is alleen beschikbaar voor kasboekingen. Bij bankboekingen wordt het boekstuknummer in de kopregel opgegeven, voor kasboekingen wordt het boekstuknummer per regel bepaald.

Datum
Hier vult u de boekingsdatum in. De datum moet vallen binnen een van de boekjaren die zijn aangemaakt via [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Periode-/datumtabel, Onderhoud]. De datum mag afhankelijk van de instelling 'Periode-/datum controle' in de financiële instellingen afwijken van de ingevoerde periode.

GB-rekening
Kies de grootboekrekening waarop het bedrag in de boekingsregel moet worden geboekt.

Omschrijving
Voer een omschrijving voor de regel in. Standaard wordt de omschrijving uit de kopregel getoond, u kunt deze wijzigen. De omschrijving die u hier invoert wordt getoond wanneer u doorzoomt in bijvoorbeeld het boekingsverslag of de grootboekkaart. Wanneer het gaat om een openstaande post, wordt de omschrijving tevens getoond in bijvoorbeeld de openstaande postenlijst.

BTW
Voer de BTW-code in die van toepassing is op de boekingsregel. Wanneer u een debiteuren- of crediteurenrekening heeft geselecteerd bij 'GB-rekening' kunt u geen BTW-code opgeven. Immers, de BTW wordt ingevoerd tijdens het invoeren van de factuur.

Valuta
Dit veld wordt standaard gevuld met de valuta gekoppeld aan het betreffende dagboek. Indien u beschikt over de module Multi-currency kunt u eventueel boekingen invoeren in een andere dan de standaard valuta.

Bedrag: VV
Voer hier het regelbedrag in. Als u een boeking in vreemde valuta maakt, kunt u hier het bedrag in vreemde valuta invoeren. De valutacode van het bedrag is bepaald in de kopregel van de boeking. Bij ingave van een bedrag in vreemde valuta, hoeft u niet het bedrag in standaard valuta in te voeren. Op basis van de meegegeven koers wordt het bedrag in standaard valuta automatisch berekend.

BTW-bedrag
Op basis van de gekozen BTW-code en het ingevoerde bedrag wordt het BTW-bedrag berekend. Indien gewenst kunt u het BTW-bedrag handmatig aanpassen.

Bedrag: Dagboekvaluta
In dit veld wordt het regelbedrag weergegeven in de valuta gekoppeld aan het dagboek. Wanneer u bijvoorbeeld de euro gekoppeld heeft aan het dagboek, maar u voert op de regel een bedrag in ponden in, dan wordt in dit veld het bedrag in euro weergegeven.

Debiteur
Wanneer u in het veld 'GB-rekening' een debiteurenrekening heeft ingevoerd, kunt u hier de debiteur behorende bij de af te boeken openstaande post selecteren.

Crediteur
Wanneer u in het veld 'GB-rekening' een crediteurenrekening heeft ingevoerd, kunt u hier de crediteur behorende bij de af te boeken openstaande post selecteren.

Openstaande post: Factuurtype
Wanneer u boekt op een debiteuren- of crediteurenrekening voert u in dit veld een van de volgende waarden in:

  • Normaal. Wanneer u een openstaande post wilt afboeken. In het veld 'Openstaande post: Factuurnummer' kunt u vervolgens de openstaande post(en) selecteren om af te boeken.
  • Vooruitbetaling. Wanneer u geen openstaande post wilt afboeken, omdat het een vooruitbetaling betreft, of omdat de factuur nog niet is ingevoerd in het systeem. Er wordt automatisch een openstaande post gecreëerd voor de gekozen relatie. Deze kan op een later tijdstip worden verrekend met de factuur.

Openstaande post: Factuurnummer
Selecteer middels CTRL+B of F2 de af te boeken openstaande post(en).
Wanneer u middels de <tab>-toets het zoekscherm van openstaande posten opent kunt u door op een kolomtitel te klikken de sorteervolgorde wijzigen.

Tabblad Documenten

Ieder boekingsscherm heeft een tabblad 'Documenten'. Hier kunt u documentatie koppelen aan de ingevoerde boeking. Om een document te koppelen kiest u voor de knop 'Toevoegen'. Zie ook: [Documenten Koppelen].

Gerelateerde onderwerpen

 

Exact Financials Enterprise > Finance > Invoeren boekingen kas of bank

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 23.788.394
 Assortment: Exact Financials  Date: 11-07-2018
 Release:  Attachment:
 Disclaimer