Exact Financials

Beginbalans en openstaande posten invoeren

Inleiding

Bij het inrichten van uw financiële administratie moet u, na de stamgegevens, de openingsbalans invoeren. De beginbalans specificeert de openingsbalans van iedere grootboekrekening in een bepaald boekjaar. U kunt tegelijkertijd openstaande posten voor debiteuren en crediteuren invoeren. In de meeste gevallen vormt de eindbalans van het vorige boekjaar de openingsbalans van het huidige boekjaar. U hoeft alleen maar de beginbalans voor het eerste boekjaar in te voeren; openingsbalansen voor daaropvolgende boekjaren worden automatisch gegenereerd. Dit gebeurt wanneer u een nieuw boekjaar aanmaakt.

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u de beginbalans en de openstaande posten invoert in Exact Financials Enterprise. U hoeft dit maar een keer te doen.

Procedure

• Invoer van de beginbalans voorbereiden: Controleer, voordat u de openingsbalans gaat invoeren, of alle stamgegevens zijn ingevoerd en of u een tussenrekening hebt gemaakt.
• Kas- en banksaldi invoeren: Boek de kas- en banksaldi op de relevante grootboekrekeningen (de vaste tegenrekeningen).
• Openstaande posten invoeren: Boek de openstaande posten in het verkoopboek, in het inkoopboek of in het memoriaal.
• Het saldo van de tussenrekening bepalen: U moet het saldo van de tussenrekening weten voordat u de overige journaalposten kunt invoeren.
• De overige balansposten invoeren: Boek in het memoriaal de beginsaldi van de overige grootboekrekeningen, dat wil zeggen alle rekeningen behalve Crediteuren, Debiteuren, Kas en Bank. U hoeft alleen de nummers van de grootboekrekeningen en de juiste bedragen in te voeren.
• De journaalposten controleren en corrigeren: Verzeker u ervan dat alle boekingen correct zijn, voordat u ze verwerkt. Controleer de journaalposten in [Finance: Grootboek, Boeken, Boekingsverslag]. Vindt u fouten, dan kunt u die het beste nu herstellen, aangezien een verwerkte boeking moeilijker te corrigeren is.
• De journaalposten verwerken: Weet u zeker dat alle posten juist zijn, dan kunt u ze verwerken. Dit houdt in dat de posten worden overgeboekt van de diverse dagboeken naar de grootboekrekeningen.
• De beginbalans afdrukken: Nu kunt u de beginbalans afdrukken. Controleer de Exact balans door vergelijking met de originele gegevens.
• Periode 0 afsluiten: U moet periode 0 afsluiten voor volgende boekingen, zodat u onderscheid kunt maken tussen balansboekingen en andere boekingen. In periode 0 mogen geen andere boekingen worden ingevoerd.

Invoer van de beginbalans voorbereiden

U hoeft de beginbalans alleen maar voor het eerste boekjaar in te vullen. Voor alle volgende jaren wordt de openingsbalans gebaseerd op het eindsaldo van het voorafgaande jaar.

Voer de openingsbalans in bij [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen]. Nadat u de boekingen hebt gemaakt, moeten ze worden gecontroleerd en verwerkt.

• Het is beter om het invoeren van journaalposten te oefenen in de voorbeeldadministratie.
• Journaalposten voor de beginbalans moeten worden ingevoerd in periode 0.

Verzeker u ervan dat alle stamgegevens zijn ingevoerd. U dient ook een tussenrekening aan te maken in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. Als de beginbalans volledig is ingevoerd, moet de tussenrekening glad lopen.

Kas- en banksaldi invoeren

De kas- en banksaldi moet u boeken op de juiste grootboekrekeningen. Dit zijn vaste tegenrekeningen, die elk aan een afzonderlijk dagboek zijn gekoppeld. De beginsaldi van deze rekeningen kunt u boeken in het memoriaal. Met deze methode mag u het nummer van het afschrift niet gebruiken als boekstuknummer. U moet daarom het nummer van het laatste afschrift invoeren in het veld 'Omschrijving'.

Meest gestelde vragen

• Hoewel de beginsaldi voor de kas- en bankrekeningen zijn ingevoerd in het memoriaal, worden ze niet in de bijbehorende dagboeken weergegeven. Waarom niet?

  Een boeking die u invoert in de vaste tegenrekening van een bank- of kasboek, wordt alleen maar opgenomen in het grootboek. Het beginsaldo wordt niet automatisch bijgewerkt. U kunt het beginsaldo invoeren via [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud Dagboeken], of via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen], wanneer u voor de eerste keer iets invoert in het kas- of bankboek.

Openstaande posten invoeren

U kunt openstaande posten invoeren in het verkoopboek, het inkoopboek of in het memoriaal. Deze paragraaf beschrijft de invoer in het memoriaal. U kunt in dit dagboek geen specifieke betalingscondities toepassen. In plaats daarvan worden de standaard betalingsconditiecodes toegepast die zijn geselecteerd in de financiële instellingen, op het tabblad 'Subadmin'.

Omzetstatistieken bijhouden

Bedragen die u invoert in het memoriaal (voor periode 1 en de perioden daarna) of in het kasboek, worden alleen toegevoegd aan de omzet per debiteur of crediteur als u in de financiële instellingen op tabblad 'Verwerken' de optie 'Omzet boeken in Kasboek' en/of de optie 'Omzet boeken in Memoriaal' hebt gemarkeerd. Wilt u niet dat dit gebeurt met boekingen in het voorgaande jaar, dan schakelt u de desbetreffende instelling uit. Als de omzet in het huidige boekjaar moet worden bijgehouden voor periode 1 en alle volgende perioden, markeert u deze optie(s). Doe dit nadat u klaar bent met het invoeren van de beginbalans.

Wilt u andere betalingscondities dan de standaard condities toepassen, dan boekt u de openstaande posten in het verkoop- en het inkoopboek. In dat geval worden de desbetreffende bedragen toegevoegd aan de omzet per debiteur of crediteur.

De werkwijze is voor crediteuren en debiteuren in wezen gelijk. Houd rekening met het volgende:

• Voer de tussenrekening in op regel 1 en debiteer deze voor het totale bedrag van de openstaande posten die u wilt invoeren.
• Crediteer op de daaropvolgende boekingsregels de verzamelrekening 'Crediteuren' voor iedere openstaande post.

Meest gestelde vragen

• Ik kan in het memoriaal geen debiteuren- of crediteurencode voor een openstaande post invoeren. Waarom niet?

  U moet ten minste één verkoop- en één inkoopboek hebben aangemaakt. Hebt u dit niet gedaan, dan slaat de cursor het desbetreffende veld over.
  U had de vaste tegenrekening van het verkoop- of inkoopboek moeten invoeren in het veld 'Rekening'.

Beginbalans afdrukken

In Exact Financials Enterprise is via [Finance: Grootboek, Balansen] een grote verscheidenheid aan overzichten van openingsbalansen beschikbaar.

Periode 0 afsluiten

Om onderscheid te kunnen maken tussen beginbalansboekingen en andere boekingen, mag u in periode 0 geen andere boekingen meer maken. U dient periode 0 daarom voor verdere boekingen af te sluiten. Het afsluiten van de periode doet u via [Finance: Bestand, Financieel Beheer, Afgesloten periodes].  

Exact Financials Enterprise > Finance > Boekingen > Invoeren beginbalans