Exact Globe+

Orderprestatiedatums

Introductie

Via [Order, Invoer, Verkooporders] kunt u verkooporders invoeren. In verkooporders kunt u in de orderregels een geplande afleverdatum invoeren. Uiteindelijk wordt dit veld gevuld met de werkelijke afleverdatum (de datum dat de levering is verwerkt). Hiermee kan waardevolle informatie met betrekking tot de afgesproken en geplande afleverdatum verloren gaan. Het is dus niet mogelijk om achteraf conclusies te trekken of we voldaan hebben aan bepaalde prestatienormen.

Om deze reden is het mogelijk om gebruik te maken van "orderprestatiedatums". Dit maakt het mogelijk om in een verkooporder meerdere afleverdatums te gebruiken. Achteraf kan vervolgens worden gemeten of voldaan is aan de prestatienorm door originele en gevraagde afleverdatums te vergelijken met de werkelijke afleverdatum.

U kunt gebruik maken van orderprestatiedatums door in de orderinstellingen de optie 'Orderprestatiedatums' aan te vinken [Systeem, Algemeen, Orderinstellingen, Sectie Invoer]. Op dat moment wordt het gebruik van orderprestatiedatums in de verkooporder verplicht (voor fysieke artikelen). Als u deze instelling uitvinkt, wordt de huidige functionaliteit met één afleverdatum weer geactiveerd.

Uitleg

Instelling
Via [Systeem, Algemeen, Orderinstellingen, sectie Invoer] kunt u de optie 'Orderprestatiesdatums' aanvinken. Op dat moment is de huidige werkwijze niet meer van toepassing.

Onderhoud debiteuren
Bij het onderhouden van debiteuren kunt u adressen onderhouden [Financieel, Debiteuren, Onderhouden, tabblad Contact]. Per contactpersoon kunt u afleveradressen aanmaken en onderhouden. In dit scherm kunt u de afleverdoorlooptijd definiëren. Dit is het aantal dagen tussen de verwerking van de levering en de aankomst bij de klant. Bij het invoeren van een verkooporder wordt de leverdatum in de orderregels bepaald door de geplande datum te verminderen met deze doorlooptijd. U kunt dus de transporttijd per afleveradres van een klant definiëren.

Invoeren van verkooporders

Afleverdoorlooptijd
Met de knop 'Adressen' bij de afleverdebiteur (bovenin het scherm), wordt de afleverdoorlooptijd getoond, die u gedefinieerd heeft bij het onderhouden van dit afleveradres. Eventueel kunt u dit voor deze verkooporder wijzigen. Dit veld is ook toegevoegd bij het invoeren van een offerte via [CRM, Invoer, Offertes]. Daar wordt dit veld gebruikt om de orderprestatiedatums te berekenen als de offerte wordt gepromoveerd tot verkooporder.

Gevraagde datum onder de knop 'Condities'
In dit veld kunt u de datum invoeren die door de klant is aangeven waarop hij de order geleverd wil hebben. Op deze datum is geen levertijd en eventueel beschikbaarheid van artikelen van toepassing. Deze datum dient als basis voor de verschillende orderprestatiedatums in de orderregels. Standaard wordt dit veld gevuld met de orderdatum. Als u naderhand deze datum aanpast, wordt voor bestaande orderregels de gevraagde datum niet aangepast. Nieuwe orderregels krijgen wel deze nieuwe gevraagde datum mee. 

Gevraagde datum in de orderregel
In dit veld kunt u de datum invoeren die door de klant is aangeven waarop hij dit artikel geleverd wil hebben. De klant zal u op deze datum beoordelen. Standaard wordt dit veld gevuld met de gevraagde afleverdatum onder de knop 'Condities'.

Geplande datum in de orderregel
In dit veld kunt u de datum invoeren waarop u het artikel heeft beloofd af te leveren bij de klant. Op basis van deze datum zullen we later onze prestaties meten. Deze geplande datum kan in de loop van de tijd veranderen door onderhandelingen met de klant en met de leverancier van de artikelen. Standaard wordt dit veld op de volgende wijze gevuld:

• In geval van een voorraadgestuurd artikel, wordt de geplande datum gelijk gesteld aan de gevraagde datum
• In geval van een ordergestuurd artikel, wordt de geplande datum gelijk gesteld aan de gevraagde datum minus de leverdoorlooptijd bij de klant (afleveradres) en de levertijd van de hoofdleverancier van het artikel.

Origineel geplande datum in de orderregel
In dit veld wordt de geplande datum opgeslagen op het moment dat u de verkooporder heeft bevestigd. Voordat u de order bevestigd, is deze datum dus gelijk aan de geplande datum. Als u de geplande datum wijzigt, wijzigt automatische de origineel geplande datum. Als u de order bevestigt, staat de originele geplande datum vast. Uiteindelijk kunt u dus een vergelijking maken tussen de geplande datum en de origineel geplande datum bij orderbevestiging.

Wanneer in de orderinstellingen is aangeven dat de orders niet gefiatteerd en bevestigd dienen te worden, dan geldt het volgende: Wanneer u een artikel vult in de orderregel wordt de origineel geplande datum ook gevuld, maar wanneer u de rest van de regel, waaronder de leverdatum, vult wordt de origineel geplande datum herberekend en aangepast op basis van deze leverdatum. Dit is alleen de eerste maal dat u de orderregel invoert van toepassing. Wanneer u na het verlaten van de orderregel opnieuw de leverdatum aanpast wordt de origineel geplande datum niet meer bijgewerkt. Uiteindelijk kunt u dus een vergelijking maken tussen de geplande datum en de origineel geplande datum bij orderbevestiging.

Leverdatum in de orderregel
Dit veld komt overeen met de afleverdatum in geval dat u geen gebruik maakt van orderprestatiedatums. Dit is dus de datum waarop wij de daadwerkelijke levering uit ons magazijn hebben gepland. De MRP werkt met deze datum. Dus als u gebruik maakt van orderinkoop, bestellingen genereren etc. zal MRP op deze datum sturen. Deze datum wordt standaard gevuld met de geplande datum in de orderregel. Hierbij wordt rekening gehouden met de leverdoorlooptijd van het artikel van uw magazijn naar de klant. Als u later de leverdatum wijzigt, wordt tevens de geplande datum aangepast.

Wijzigen afleveradres of contactpersoon in de verkooporder
Een afleveradres is gekoppeld aan een contactpersoon. Een debiteur kan meerdere contactpersonen hebben en daardoor ook meerdere afleveradressen. Wanneer u in een order een andere contactpersoon, of een ander afleveradres (met een andere afleverdoorlooptijd) selecteert, dan kunt u deze nieuwe afleverdoorlooptijd laten doorberekenen in de afleverdatums van de order.

In de kolominstellingen van de order kunt u aangeven of u het herberekenen automatisch wilt laten uitvoeren, niet wilt laten uitvoeren, of dat u een melding krijgt waarmee u per order kunt bepalen of u wilt herberekenen.

Bij het herberekenen van de afleverdatums wordt de volgende logica toegepast:

Betreft het een voorraadgestuurd artikel dan:

• Gevraagde datum blijft ongewijzigd
• Geplande datum = de gevraagde datum van de orderregel
• Leverdatum = de geplande datum - de aangepaste afleverdoorlooptijd

Betreft het een ordergestuurd artikel:

• Gevraagde datum blijft ongewijzigd
• Geplande datum = de aanmaakdatum van de orderregel + de inkooplevertijd of productie doorlooptijd + de aangepaste afleverdoorlooptijd
• Leverdatum = de geplande datum - de aangepaste afleverdoorlooptijd

De origineel geplande datum wordt alleen herberekend wanneer de orderbevestiging nog niet is afgedrukt. Wanneer deze wordt herberekend krijgt deze de zelfde datum als de geplande datum.

Wanneer de order reeds gefiatteerd is, dient u na het herberekenen de order opnieuw te fiatteren. Als de order reeds bevestigd is dan dient deze opnieuw bevestigd te worden. Als u de contactpersoon wordt aangepast en u kiest ervoor om de datums niet te herberekenen, dan wordt de fiattering en bevestiging niet ongedaan gemaakt.

Lay-out orderbevestigingen
Op de lay-out van de orderbevestiging kan de gevraagde datum en de geplande datum worden opgenomen.

Samenvatting en aandachtspunten orderprestatiedatums in de orderregels:

• Origineel geplande datum is gelijk aan geplande datum. Bij een wijziging van de geplande datum, wordt tevens de origineel geplande datum bijgewerkt. Dit gebeurt totdat de order is bevestigd. Als een order niet bevestigd hoeft te worden, gebeurt dit bij fiatteren. Als verkooporder niet gefiatteerd hoeven worden, wordt reeds bij het invoeren van de verkooporder de origineel geplande datum bevroren.
• De leverdatum is gelijk aan de geplande datum minus een eventuele leverdoorlooptijd bij de klant (via het afleveradres). Als de geplande datum wordt aangepast, werkt dit door in de leverdatum en andersom.
• Het handmatig wijzigen van orderprestatiedatums heeft geen invloed op de status van een verkooporder (gefiatteerd, bevestigd).
• Als de leverdatum wordt gewijzigd, wordt tevens de geplande datum herberekend. De origineel geplande datum wordt gewijzigd als de verkooporder nog niet bevestigd is.
• Bij het importeren van verkooporders door middel van XML wordt de gevraagde datum, geplande datum en de origineel geplande datum gelijkgesteld aan de leverdatum.
• Bij het kopiëren van verkooporders via de orderhistorie wordt de afleverdoorlooptijd in de verkooporder, die gekopieerd wordt, gebruikt om de orderprestatiedatums te berekenen.
• Wanneer u in de order een ander contactpersoon of een ander afleveradres selecteert waarbij de afleverdoorlooptijd afwijkt dan die op dat moment geselecteerd is, kunnen de afleverdatums herberekend worden.
• Wanneer de order reeds gefiatteerd is, dient u na het herberekenen de order opnieuw te fiatteren. Als de order reeds bevestigd is dan dient deze opnieuw bevestigd te worden. Als u de contactpersoon wordt aangepast en u kiest ervoor om de datums niet te herberekenen, dan wordt de fiattering en bevestiging niet ongedaan gemaakt.