Exact Globe+

Het gebruik van beveiligingsniveaus

Introductie

U heeft de mogelijkheid om gebruik te maken van beveiligingsniveaus. Met deze beveiligingsniveaus kunt u ervoor zorgen dat bepaalde mutaties worden afgeschermd voor medewerkers met een lager beveiligingsniveau. Via menupad [Systeem, HR & Beveiliging, Transactiebeveiliging] kunt u de beveiligingsniveaus  voor de transacties definiëren. Bij het onderhoud van de medewerkers heeft u de mogelijkheid om per medewerker een beveiligingsniveau op te geven. Het gevolg hiervan is dat medewerkers alléén die transacties kunnen zien waarvoor hun beveiligingsniveau voldoende is. Een medewerker met beveiligingsniveau 10 kan een transactie met beveiligingsniveau 11 niet bekijken.

Het beveiligingsniveau dat u bij de medewerker koppelt bepaalt tevens welke documenten de medewerker mag bekijken. Wanneer een medewerker een beveiligingsniveau heeft dat lager is dan het beveiligingsniveau van het document wordt het document niet getoond of de melding "Onvoldoende rechten" wordt getoond wanneer hij/zijn probeert het document te openen. Een medewerker kan wel een document aanmaken met een beveiligingsniveau dat hoger is dan het beveiligingsniveau van de medewerker.

Een medewerker kan de volgende documenten zien/openen:

• Een document met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het beveiligingsniveau van de medewerker
• Een document dat de medewerker heeft aangemaakt ongeacht het beveiligingsniveau
• Een document met beveiligingsniveau 100 en waaraan de betreffende medewerker is gekoppeld
• Een document met beveiligingsniveau 101 waaraan een project is gekoppeld waarbij de medewerker als projectlid is toegevoegd.

Een gebruiker met de administrator rol kan alle documenten bekijken ongeacht het beveiligingsniveau van de medewerker. Een gebruiker met de HR rol kan documenten met beveiligingsniveau 100 bekijken wanneer deze documenten van het volgende type zijn:

• Returns
• Bank import file
• Resume
• Employee contract
• Employee letter
• Review
• Incentive compensation
• Payroll slip  

Uitleg 

Het beveiligingsniveau van de medewerker definiëren

Definieer bij het onderhoud van de medewerkers welk beveiligingsniveau van toepassing is op de betreffende medewerker. Dit kunt u ingeven op het tabblad Algemeen bij het onderhoud van de medewerker.

De transactiebeveiliging toepassen

In menupad [Systeem, HR & Beveiliging, Transactiebeveiliging] definieert u vervolgens de beveiligingsniveaus per soort mutatie. Dit kunt u doen in de kolom Beveiligingsniveau.

Selecteer vervolgens de mutatiesoorten waarvoor u de transactiebeveiliging wilt toepassen. Dit kunt u doen door de betreffende mutatiesoorten aan te vinken. Eventueel kunt u boven in het scherm een selectie maken op de transacties waarvoor het beveiligingsniveau toegepast dient te worden.

Pas de transactiebeveiliging toe door op de knop Start te klikken.

Voor de transacties die binnen de opgegeven criteria vallen is nu het beveiligingsniveau toegepast. Dit betekent dat medewerkers alleen de transacties kunnen zien waarvoor zijn of haar beveiligingsniveau hoog genoeg is. Wanneer een gebruiker een grootboek-, debiteuren- of crediteurenkaart opvraagt waarop transacties staan waarvoor zijn/haar beveiligingsniveau niet hoog genoeg is, wordt onderaan de kaart bij de totalen onderin het scherm een regel 'Verborgen' met een bedrag er achter getoond. Dit betreft het totaalbedrag van de transacties die hij/zijn niet mag zien. Verder worden de transacties, waarvoor het beveiligingsniveau niet hoog genoeg is niet getoond bij het selecteren en zoeken van transacties, en worden deze ook niet getoond in het transactie detailscherm wanneer de gebruiker door klikt op de Onze ref.' en 'Uw ref.'

Wanneer er nieuwe transacties worden ingevoerd dient de transactiebeveiliging weer te worden uitgevoerd voor deze nieuwe transacties.

Gerelateerde onderwerpen

• Medewerkers aanmaken en onderhouden tabblad Algemeen
• Transactiebeveiliging 
• Debiteurenkaarten
• Crediteurenkaarten
• Grootboekkaarten
• Transacties selecteren en zoeken