Exact Globe+

Het bevestigen van bestellingen

Introductie

Een bestelling is een overeenkomst tussen de leverancier en de persoon die de bestelling plaatst. Een bestelling bevat dan ook de benodigde informatie zoals bijvoorbeeld het aantal, de prijs, het bevestigen van de order, het bevestigen van de inkoopprijs, eventuele overige kosten, etc. Wanneer u wilt dat uw leverancier de bestelling bevestigd aan u kunt dat aangeven op de bestelbon die u naar uw leverancier verstuurd. Wanneer uw leverancier u de bevestiging stuurt, heeft u in Exact Globe Next de mogelijkheid om dit in de bestelling aan te geven.

In dit document wordt de werkwijze hiervoor nader toegelicht.
 

Uitleg van de velden

Het aangeven aan een leverancier dat de bestelling bevestigd dient te worden.

Wanneer u een bevestiging wilt ontvangen van uw leverancier is het van belang dat uw leverancier dat ook weet. In Exact Globe Next kunt u per leverancier en bestelling aangeven of u een bevestiging wilt ontvangen. U kunt dit als volgt uitvoeren:

Bij het onderhoud van de crediteur op het tabblad 'Financieel' in de sectie 'Logistiek', en bij het onderhoud van de relatie op het tabblad 'Financieel' in de sectie 'Inkoop' is de optie 'Bevestig order' aanwezig. Hier vindt u tevens de optie 'Bevestig prijzen' waarvoor de werkwijze hetzelfde is. In dit document beperken we ons echter tot de optie 'Bevestig order'.

Middels deze optie kunt u de standaard waarde definiëren die van toepassing is voor deze crediteur/relatie. Wanneer u vervolgens een bestelling invoert voor deze crediteur/relatie wordt dit veld in de bestelling standaard gevuld met de waarde zoals u die bij het onderhoud van de crediteur/relatie heeft gedefinieerd. Bij het invoeren van bestellingen is zijn deze optie te vinden onder de knop 'Condities'. Met deze optie geeft u aan dat u wilt dat uw crediteur u een bevestiging stuurt voor deze bestelling.

Om vervolgens gebruik te kunnen maken van deze optie dient u het betreffende veld ook toe te voegen op de lay-out van de bestelbon. Hiervoor is het databaseveld 'Bevestig order' beschikbaar in het totaalblok van de bestellay-out. Voor de optie 'Bevestig prijzen' kunt u het databaseveld 'Bevestig prijzen' toevoegen in de lay-out.

Wanneer u vervolgens de bestelbon naar de leverancier verstuurd kan deze zien dat u graag een bevestiging wenst te ontvangen.

Het registreren dat de bevestiging van de leverancier is ontvangen

Wanneer uw leverancier u een bevestiging heeft gestuurd wilt u dit kunnen registreren in Exact Globe Next. In Exact Globe Next kunt u per leverancier en bestelling aangeven of u dit wilt kunnen registreren. U kunt dit als volgt uitvoeren:

Bij het onderhoud van de crediteur op het tabblad 'Financieel' in de sectie 'Logistiek', en bij het onderhoud van de relatie op het tabblad 'Financieel' in de sectie 'Inkoop' is de optie 'bevestig bestelling' aanwezig. Middels deze optie kunt u de standaard waarde definiëren die van toepassing is voor deze crediteur/relatie. Wanneer u vervolgens een bestelling invoert voor deze crediteur/relatie wordt het veld 'Bestelbevestiging' in de bestelling standaard gevuld met de waarde zoals u die bij het onderhoud van de crediteur/relatie heeft gedefinieerd. Bij het invoeren van bestellingen is zijn deze optie te vinden onder de knop 'Condities'.

Met deze optie geeft u aan dat voor deze bestelling een bevestiging wilt kunnen registeren. Wanneer de optie is aangevinkt beschikt u in de bestelling over een extra proces-icoon 'Bevestigd'. Door erop te klikken kunt u de bestelling bevestigen. Tevens kunt u zien wanneer en door wie de bestelling is bevestigd door op het groene vinkje in het icoon te klikken. Wanneer de instelling in de condities van de bestelling is uitgevinkt, is het icoon niet aanwezig en  wordt de bestelling automatisch bevestigd wanneer deze wordt verwerkt.

Om de bestelling te bevestigen gaat u naar het menupad [Inkoop, Invoer, Bevestigen]. Hier selecteert u de bestellingen die u wilt bevestigen en klikt op de knop 'Bevestigen'. Een andere manier om de bestelling te bevestigen is via het proces-icoon in de bestelling. U opent u de bestelling en klikt op het icoon 'Bevestigd'. Bij het icoon wordt dat de huidige datum geregistreerd en een groen vinkje toegevoegd. Wanneer u op het groene vinkje klikt ziet u de detailinformatie. Dit betreft de datum en tijdstip van bevestigen en de naam van de gebruiker die de bestelling heeft bevestigd.

Bestellingen kunnen alleen bevestigd worden nadat ze zijn verwerkt. Wanneer de bestelde artikelen echter al binnen komen terwijl de bestelling nog niet is bevestigd, is het gewoon mogelijk om de ontvangst te registeren.

Gerelateerde onderwerpen

• Crediteuren aanmaken en onderhouden
• Relaties onderhouden (tabblad Financieel)
• Bestellingen invoeren en wijzigen
• De knop 'Condities' bij het invoeren van bestellingen