Exact Financials

Finance - Afletteren grootboekrekeningen

Introductie

U maakt gebruik van de afletterfunctionaliteit van Exact Financials Enterprise als u op uw tussenrekeningen wilt bijhouden welke posten reeds zijn afgehandeld en welke nog open staan om af te boeken. Toepassing van deze functionaliteit is met name interessant als uw tussenrekening wordt gekenmerkt door een groot aantal mutaties, waarbij u toch inzicht wilt hebben welke posten nu daadwerkelijk verantwoordelijk zijn voor het openstaand saldo op deze grootboekkaart. Met de afletterfunctionaliteit creëert u inzicht in het saldo van de grootboekkaart door bij te houden welke mutaties tegen elkaar kunnen worden 'weggestreept' zodat er een duidelijke 'to do' lijst overblijft. Saldi op tussenrekeningen staan immers gelijk aan 'onafgehandelde' werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan de tussenrekening 'betalingen onderweg'. Bij het verrichten van de betaling wordt het bedrag van de betaalrun geboekt op de tussenrekening 'betalingen onderweg'. Bij binnenkomst van het bankafschrift controleert u of het betaalde bedrag daadwerkelijke is afgeschreven en boekt u het bedrag over van 'betalingen onderweg' naar de grootboekrekening 'bank'. Met de afletterfunctionaliteit kunt u de bedragen van de betaalopdracht en de daadwerkelijk bankafschrijving met elkaar 'matchen'/afletteren, zodat u weet dat u deze betaling heeft gecontroleerd en als afgehandeld kan beschouwen.

Bij gebruikmaking van de afletterfunctionaliteit in Exact Financials Enterprise worden overigens geen boekingen aangemaakt als tijdens het afletteren geen verschillen tussen debet- en creditzijde aanwezig zijn. Mocht u aangeven dat er sprake is van een weg te boeken verschil, dan zal een financiële mutatie worden aangemaakt om het verschil af te boeken. Afletteren van posten is alleen van toepassing op mutaties, met andere woorden de boekingen die kunnen worden afgeletterd moeten de status 'verwerkt' hebben.

Procedure 

Grootboekrekeningen configureren

Alvorens van de afletterfunctionaliteit gebruik te kunnen maken, dient u de grootboekrekeningen hiervoor te configureren. Geef in [Finance: Grootboek, Afletteren grootboekrekeningen, Onderhoud afletterrekeningen] aan voor welke grootboekrekeningen u de afletterfunctionaliteit wilt activeren. Tevens geeft u aan vanaf welk financieel jaar u de afletterfunctionaliteit wenst te activeren. U kunt voor een reeds afgeletterde grootboekrekening het beginjaar van aflettering tussentijds wijzigen. Zodra u een grootboekrekening als 'afletter' rekening markeert, wordt er een lijst met af te letteren mutaties opgebouwd.

Afletteren

Maak gebruik van [Finance: Grootboek, Afletteren, Automatisch] om de bedragen de debt en credit gelijk zijn aan elkaar door het systeem te laten afletteren.

Maak gebruik van [Finance: Grootboek, Afletteren, Handmatig] om uw grootboekmutaties daadwerkelijk af te letteren. Als u transacties aflettert, wordt de uiteindelijke aflettering aangemaakt met een uniek afletternummer dat door Exact Financials Enterprise aan de transactie toegekend wordt. Bij handmatig afletteren kunt u er voor kiezen een reeks grootboekmutaties af te letteren waarvan het totaalsaldo niet gelijk is aan 0,00. U kunt het verschilbedrag afboeken naar een te kiezen grootboekrekening.

Overzichten

Gebruik het overzicht af te letteren om voor een af te letteren grootboekrekening een overzicht te genereren van respectievelijk niet afgeletterde, gedeeltelijk afgeletterde of volledig afgeletterde mutaties. U kunt overigens ook gebruikmaken van de grootboekkaart om een lay-out te construeren waarop is aangegeven welke mutaties wel/ niet/ gedeeltelijk zijn afgeletterd.