Een prenotificatie of een vooraankondiging is een bericht dat u verplicht dient te versturen naar de debiteur voordat u de incasso uitvoert. De vooraankondiging dient minimaal 14 dagen van tevoren te worden verstuurd. Er kan echter overeengekomen worden met de debiteur dat een kortere periode volstaat.

Om een vooraankondiging te versturen kunt u de volgende stappen uitvoeren:

1. Definieer een lay-out voor de vooraankondiging. In de documentinstellingen kunt u bij het veld 'Vooraankondiging incasso' de gewenste lay-out voor de vooraankondiging selecteren. Voor meer informatie over het onderhouden van lay-outs zie Lay-outs onderhouden, Lay-outs onderhouden: databaseveld toevoegen en Lay-outs onderhouden: uitleg blokken. Mocht u assistentie nodig hebben bij het aanpassen van de lay-out dan kunt u hiervoor contact opnemen met de afdeling consultancy van Exact of uw Exact partner.
    
2. Indien gewenst kunt u meerdere lay-outs aanmaken voor de verschillende debiteuren. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een Nederlandstalige lay-out voor de Nederlands sprekende debiteuren en een Duitstalige lay-out voor de Duits sprekende debiteuren. U kunt per debiteur een standaard lay-out koppelen. Dit kunt u doen via de knop achter het veld 'Vooraankondiging incasso' in de documentinstellingen. U markeert hier de debiteuren waaraan u de betreffende lay-out wilt koppelen en klikt op 'Wijzigen' Vervolgens selecteert u de betreffende lay-out en klikt op 'OK'. Vervolgens herhaalt u de stappen voor de debiteuren waaraan u een andere lay-out wilt koppelen.
   
   Voor de debiteuren waaraan u geen standaard lay-out koppelt, wordt de lay-out voorgesteld die bij het veld 'Vooraankondiging incasso' in de documentinstellingen is geselecteerd. Bij het afdrukken van de vooraankondiging heeft u voor de debiteuren die geen standaard lay-out hebben gekoppeld, de mogelijkheid om af te wijken van deze standaard lay-out.
    
3. Vanuit Incassobatch beheren [Cash flow, Incasso's, Incassobatch beheren] kunt u vervolgens de vooraankondiging afdrukken. In het selectiescherm geeft u de gewenste criteria op waarna u met de knop 'Tonen' het overzicht opent.
   
   U selecteert hier de termijnen met de status 'Toegewezen' of 'Afgedrukt' en klikt vervolgens op de knop 'Afdrukken'. In het afdrukscherm selecteert u de afdruk criteria en klikt vervolgens op 'Start' om de vooraankondigingen af te drukken (of per e-mail te versturen). Voordat u een vooraankondiging kunt afdrukken dient er een runnummer te zijn toegewezen aan de betreffende termijnen. U kunt een runnummer toewijzen via de knop 'Toekennen'.Voor meer informatie, zie Incassobatch beheren.
    
4. De verstuurde vooraankondigingen worden tevens als document opgeslagen in de administratie. Via [Financieel, Invoer, Documenten] of [CRM, Invoer, Documenten] kunt u deze terug vinden onder het documenttype 21 - ‘Payment advice list’ met als onderwerp "SDD, Date dd/mm/yyyy, Run xxx", waarbij dd/mm/yyyy de betalingsdatum betreft en xxx het toegewezen runnummer.
   Na het afdrukken van de vooraankondiging wordt de status van de termijn aangepast naar 'Afgedrukt' en kunnen de gegevens van de termijn niet meer worden gewijzigd.

Naast het versturen van een afzonderlijke vooraankondiging is het ook mogelijk om de vooraankondiging toe te voegen op de factuur. Voor meer informatie, zie Hoe kan ik een pre-notificatie toevoegen op de factuur?.

Zoekwoorden: SEPA, Incasso, SDD, Pre-notificatie, Vooraankondiging