De grootboekkaart tonen

In de kop van de grootboekkaart heeft u de beschikking over een filter. Met het pictogram met de pijl kunt u extra selectie mogelijkheden tonen of verbergen.

Datum

Hier kunt u een datumtraject invoeren. Er worden dan alleen boekingen getoond die binnen dit traject vallen. Als u alle boekingen wilt zien, vinkt u 'Alle' aan. Standaard wordt hier het datumtraject gevuld zoals u dat in het selectiescherm heeft gedefinieerd.

Boekjaar/Periode van/t/m

Deze velden zijn alleen beschikbaar wanneer u bij 'Traject' de optie 'Periode' selecteert. Met deze velden kunt u een selectie maken op een specifiek boekjaar en een periode of een reeks periodes. Alleen de gegevens die binnen dit traject vallen worden getoond.

Tonen

In dit veld kunt u kiezen uit 'Kaart' en 'Alle'. Als u de optie 'Kaart' kiest, worden de bedragen getoond zoals ze op deze grootboekrekening zijn ingeboekt. Als u 'Alle' kiest, worden niet alleen de op de grootboekrekening geboekte bedragen getoond, maar alle boekingen die met dezelfde waarde bij 'Onze referentie' zijn aangemaakt.

Groepeer op

Dit veld kunt u alleen gebruiken als u 'Kaart' of 'Alle' heeft geselecteerd. U kunt twee velden selecteren die afzonderlijk maar ook in combinatie met elkaar kunnen worden gebruikt om de bedragen te groeperen op basis van de volgende criteria:

• Geen
• Onze ref.
• Uw ref.
• Opdrachtnummer
• Betalingsreferentie
• Boekstuknummer
• Kostenplaats
• Kostendrager
• Debiteur
• Debiteur + Onze ref
• Crediteur
• Crediteur + Onze ref
• Tegenrekening
• Dagboek
• Artikel
• Artikelgroep
• Serienummer
• Selectiecode
• Medewerker
• Salaris component
• Project
• BTW-code
• Valuta
• Periode
• Datum
• Week
• Maand
• Kwartaal
• Jaar

Als u voor een groepering heeft gekozen, ziet u onderin de knoppenbalk veranderen. Als u vervolgens een regel selecteert, wordt de knop 'Zoomen' actief. Als u hiervoor kiest, wordt de grootboekkaart in een nieuw scherm geopend met zijn oorspronkelijke knoppen. Het enige verschil is dat de groepering dan op 'Geen' staat en in het filter de waarde is ingevoerd van de regel waarop u bent doorgezoomd. Als u bijvoorbeeld groepeert op debiteur en u zoomt door, wordt de geselecteerde debiteur ingevuld in het filter.

Transactie

In dit veld heeft u de mogelijkheid om te filteren op specifieke soort mutaties. Zo krijgt bij een verkoopfactuur de boeking op de debiteurenrekening het type 'Verkoopfactuur' mee. Als u filtert op dit type, ziet u vervolgens alleen mutaties van het type 'Verkoopfactuur'. Andere typen zijn:

• Creditfactuur verkoop: dit type wordt gekoppeld aan de debiteurenrekening bij het invoeren van een creditnota van een verkoopfactuur.
• Toeslag (financieel): dit type wordt gekoppeld aan de korting/toeslag die u bij een verkoopfactuur heeft opgegeven.
• Inkoopfactuur: dit type wordt gekoppeld aan de crediteurenrekening bij het invoeren van een inkoopfactuur.
• Creditfactuur inkoop: dit type wordt gekoppeld aan de crediteurenrekening bij het invoeren van een creditnota van een inkoopfactuur.
• Betaling: dit type wordt gekoppeld aan de bankrekening bij het invoeren van een betaling aan een crediteur.
• Ontvangst: dit type wordt gekoppeld aan de bankrekening bij het invoeren van een ontvangst van een debiteur.
• Leveringen: dit type wordt gekoppeld aan een levering op een voorraadrekening (met de logistieke modules).
• Retouren: leveringen: dit type wordt gekoppeld aan een retour van een klant op een voorraadrekening (met de module E-Retour). 
• Ontvangst: dit type wordt gekoppeld aan een ontvangst op een voorraadrekening (met de logistieke modules).
• Retouren: ontvangst: dit type wordt gekoppeld aan een retour aan een leverancier op een voorraadrekening (met de module E-Retour). 
• Tellingen: dit type wordt gekoppeld aan een telling op een voorraadrekening (met de logistieke modules).
• Salaris: dit type wordt gekoppeld aan salarisboekingen (met E-Salaris).
• Herwaardering: dit type wordt gekoppeld bij het verwerken van een herwaardering (met E-Activa en/of E-Valuta).
• Afstoting: dit type wordt gekoppeld bij het verwerken van een verkoop van een activum (met E-Activa).
• Overige: dit type wordt gebruikt voor overige boekingen.
• Stornoboeking: dit type wordt gekoppeld al u een stornoboeking aanmaakt.

Traject 

U kunt hier aangeven of u de gegevens van de grootboekkaart wenst te zien op basis van de boekdatum,  de rapportage datum, periode of leverdatum. Als u het traject wijzigt in periode kunt u bovenin het scherm een boekjaar selecteren en aangeven vanaf welke periode tot en met welke periode u de gegevens wilt zien. Het aantal periodes in een boekjaar kunt u onderhouden in de periode datum tabel. Standaard wordt hier het traject gevuld zoals u dat in het selectiescherm heeft gedefinieerd.

Type

Afhankelijk van uw licentie samenstelling kunt u hier aangeven welke soort transacties u wenst te zien. Hierbij heeft u de keuze uit:

• Standaard: dit betreft alle financiële transacties.
• Alle: dit betreft zowel de standaard transacties, de budgettransacties als fiscale en correctie transacties.
• Correctie: dit betreft alle transacties van het type 'Correctie'
• Fiscaal: dit betreft alle fiscale transacties.
• Budget: dit betreft alle budgettransacties.

Valuta

In dit veld wordt de standaardvaluta weergegeven. Als u de grootboekkaart in de secundaire valuta wilt bekijken, kunt u deze hier selecteren. U kunt alleen de grootboekkaart in een secundaire valuta bekijken wanneer u deze ook gebruikt. Dit veld is alleen van toepassing op oudere administraties die nog boekingen bevatten ten tijde van de euroconversie.

Gekoppeld/Ontkoppeld

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u in het onderhoud van de grootboekrekeningen, de optie 'Koppelen' heeft geactiveerd. Middels deze optie kunt u aangeven of u alléén de gekoppelde transacties, alléén de ongekoppelde transacties, of alle transacties wilt bekijken.

Onverwerkt

Als dit veld niet aangevinkt is, worden alleen verwerkte boekingen getoond. Als u dit veld wel aanvinkt, worden ook niet-verwerkte boekingen getoond.

Tonen: Sluitposten

Als dit veld niet aangevinkt is, worden alleen reguliere boekingen getoond. Als u dit veld wel aanvinkt, worden ook periodieke resultaat en jaar afsluitingsresultaat boekingen getoond. Deze sluitposten worden gegenereerd door de functie Verwerken resultaat in menu pad [Systeem, Financieel, Verwerken resultaat].

Tonen doorverdeelde kostenmutaties

Wanneer u werkt met kostenplaatsen kunt u de kostenplaatsen doorverdelen. Met deze optie kunt u aangeven of u de doorverdeelde kostenplaatsmutaties wilt tonen op de grootboekkaart. Vinkt u deze optie niet aan, dan worden de doorverdeelde kostenmutaties niet getoond.

Tonen begin- en eindsaldo

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u een selectie heeft gemaakt op een datumtraject of rapportage-datumtraject. Wanneer u alleen een selectie heeft gemaakt op de einddatum is deze optie niet beschikbaar. Hiermee kunt u aangeven of u het begin- en eindsaldo van het opgegeven datumtraject wenst te tonen op de grootboekkaarten. Vinkt u deze optie aan dan wordt het begin- en eindsaldo getoond, vinkt u de optie uit dan wordt het begin- en eindsaldo niet getoond, maar alleen het saldo van de regels die binnen het datumtraject vallen. 

Gekoppelde boekingen

Middels de knop 'Koppelen' onderaan de grootboekkaart, kunt u transacties die bij elkaar horen aan elkaar koppelen. De aan elkaar gekoppelde transacties krijgen hetzelfde koppelingnummer en op basis van dit koppelingsnummer kunt u zien welke transacties bij elkaar horen. Wanneer u transacties aan elkaar heeft gekoppeld kunt u middels de knop 'Gekoppelde boekingen' de regels bekijken die aan de geselecteerde regel zijn gekoppeld. Op basis van het koppelingnummer van de geselecteerde regel worden alle regels met het zelfde koppelingnummer getoond. Wanneer de selectie van gekoppelde boekingen wordt getoond, kunt u dit ongedaan maken door nogmaals op deze knop te klikken. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer bij het onderhoud van de grootboekrekening de optie 'Koppelen' is aangevinkt, en wanneer u op de grootboekkaart bij 'Groepeer op' de optie 'Geen' heeft geselecteerd. Bij het bewerken van een inkoop-, verkoop- of memoriaalboeking met een gekoppelde transactie wordt de melding "Dit zal de afstemming van deze boeking ongedaan maken. Wil u doorgaan?" getoond. Wanneer u kiest om door te gaan worden de betreffende transacties ontkoppeld. Bij het bewerken van een kas- of bankboeking met een gekoppelde transactie wordt de melding niet getoond en worden de betreffende transacties ontkoppeld.

Zoeken, Vorige, Volgende, Rijen

Wanneer een grootboekkaart veel regels bevat worden deze als pagina's getoond. In het veld rijen kunt u aangeven hoeveel rijen u wenst te tonen per pagina. Middels de knoppen 'Vorige' en 'Volgende' kunt u naar de vorige en volgende pagina bladeren. Desgewenst kunt u in het veld 'Rijen' een ander aantal invullen en middels de knop 'Zoeken' de gewenste resultaten tonen. Deze opties zijn alleen beschikbaar wanneer u groepeert 'Geen'.

Filter

Met de knop 'Filter' kunt u een aantal selectie criteria tonen/verbergen. Aan de hand van deze selectie criteria kunt u gericht naar een boeking zoeken.

Sectie Totalen

Onderaan de grootboekkaart beschikt u over een sectie met de totalen.

Beginsaldo

Indien u bij Datum gekozen heeft voor een datumtraject, verschijnt hier het saldo aan het begin van dit traject. Logischerwijs is deze waarde nul als u bij 'Datum' gekozen heeft voor 'Alle'. Wanneer u de optie 'Tonen begin- en eindsaldo' heeft uitgevinkt wordt het beginsaldo niet getoond.

Rijen

In dit veld staat het aantal rijen dat op dit moment getoond wordt. Dit aantal is afhankelijk van de geselecteerde opties. Het kan voorkomen dat het aantal getoonde regels niet altijd overeenkomt met het aantal dat u bij 'Rijen' boven in het scherm heeft ingevuld. Dit heeft te maken met hoe de gegevens worden gesorteerd. Wanneer u bijvoorbeeld sorteert op 'Onze ref', en regel 500 en 501 hebben beide dezelfde onze ref., dan worden er 501 regels getoond.

Tonen/Debet/Credit/Saldo

In deze velden wordt getoond hoeveel er totaal geboekt is aan de debet- en de creditkant in de huidige selectie. Bij 'Saldo' wordt het verschil tussen debet en credit getoond. Dit betreft het saldo van de grootboekrekening binnen de opgegeven selectie. Wanneer er meer regels aanwezig zijn op de kaart dan u boven n het scherm bij 'Rijen' heeft geselecteerd worden de volgende regels op de volgende pagina getoond. Bij 'Saldo' wordt dan het saldo van de huidige pagina getoond, terwijl bij 'Eindsaldo' het totale saldo van alle regels (binnen de opgegeven selectiecriteria) worden getoond.

Verborgen

Indien u gebruikt maakt van beveiligingsniveaus wordt hier het totaalbedrag getoond van de transacties waarvoor uw beveiligingsniveau niet voldoende is.

Eindsaldo

In dit veld verschijnt het saldo aan het eind van het gekozen datumtraject. Indien u E-Valuta in uw licentie heeft, dan ziet u naast het saldo in EUR ook het saldo in de vreemde valuta waarin geboekt is, bijvoorbeeld USD. Het saldo in EUR is dan een optelling van alle mutaties, dus ook van de mutaties welke geboekt zijn in USD. De mutaties welke in vreemde valuta geboekt zijn, worden dan omgerekend naar EUR aan de hand van de wisselkoers. Het saldo in vreemde valuta is een optelling van de mutaties welke geboekt zijn in USD. Dit houdt dus in dat de mutaties welke in EUR geboekt zijn niet omgerekend worden naar USD voor het saldo in vreemde valuta. Wanneer u de optie 'Tonen begin- en eindsaldo' heeft uitgevinkt wordt het eindsaldo niet getoond.

Vreemde valuta

Hier heeft u de mogelijk om met de knop 'Vreemde valuta' een overzicht te genereren wat een verkorte samenvatting van de kaart toont. Op dit overzicht staan de totaalbedragen gegroepeerd op valutasoort. 

Actualiseren

Met deze knop kunt u de grootboekkaart actualiseren nadat u een van de selectiemogelijkheden heeft gebruikt en het resultaat wilt zien.

Afdrukken

Met deze knop kunt u de grootboekkaart afdrukken.

Exporteren

Met deze knop kunt u een grootboekkaart exporteren naar Excel.

Grafiek

Met deze knop drukt krijgt u in Excel een overzicht met de grootboektotalen per debiteur/crediteur. Nadat u op deze knop gedrukt heeft verschijnt er een scherm met verschillende criteria:

Groepeer op

U kunt hier aangeven hoe u de gegevens wilt groeperen. U kunt groeperen op:

• Geen
• Kostenplaats
• Project
• Medewerker
• Magazijn
• Valuta
• Vrije velden

Vergelijking

Met deze optie kunt u aangeven waarmee u de te tonen gegevens wilt vergelijken. U kunt vergelijken met:

• Geen
• Budget
• Vorig jaar
• Alle

Trendline

Middels deze optie kunt u aangeven of u een trendlijn in het overzicht wilt tonen. De trendlijn is een grafische vertegenwoordiging van tendensen van uw gegevens. U kunt deze gebruiken om toekomstige waarden te voorspellen. Een dergelijke analyse wordt ook wel regressieanalyse genoemd. Door regressieanalyse te gebruiken kunt u een trend in een grafiek doortrekken om zo toekomstige waarden te voorspellen.

Schaal

Hier kunt u de schaal aangeven. U kunt aangegeven of u de gegevens per maand, periode, kwartaal of jaar wilt bekijken.

Datum

Wanneer u de gegevens binnen een specifiek datumtraject wilt opvragen kunt u dat hier aangeven.

Notitie

Met deze knop kunt u een notitie koppelen aan een boeking of een eerder gemaakte notitie opvragen. Als u de regel selecteert, wordt deze optie beschikbaar.

Bijlage

Met deze knop kunt u een bijlage koppelen aan een boeking of een eerder gekoppelde bijlage opvragen. Als u de regel selecteert, wordt deze optie beschikbaar.

Bankafschrift

Met deze knop kunt u direct doorzoomen naar het bankafschrift van een geselecteerde betaling. Deze knop is alleen actief als u deze betaling heeft geïmporteerd via E-Elektronisch bankieren.

Factuur

Met deze knop kunt u de onderliggende factuur opvragen. Deze optie is uiteraard alleen beschikbaar als u een regel selecteert waaraan een factuur is gekoppeld.

Debiteurenkaart

Met deze knop kunt u vanuit de grootboekkaart direct naar een debiteurenkaart gaan. Deze optie is alleen beschikbaar als er in de geselecteerde regel sprake is van een boeking waaraan een debiteur gekoppeld is. Het is dus niet nodig om de grootboekkaart te verlaten en via het menu naar de debiteurenkaart te gaan.

Crediteurenkaart

Met deze knop kunt u vanuit de grootboekkaart direct naar een crediteurenkaart gaan. Deze optie is alleen beschikbaar als er in de geselecteerde regel sprake is van een boeking waaraan een crediteur gekoppeld is. Het is dus niet nodig om de grootboekkaart te verlaten en via het menu naar de crediteurkaart te gaan.

Onderhouden

Met deze knop kunt u vanuit de grootboekkaart direct naar het onderhoud van de grootboekrekening gaan. Het is dus niet nodig om de grootboekkaart te verlaten en via het menu naar de onderhoudskaart te gaan.

Koppelen/Ontkoppelen

De knop 'Koppelen' is alleen beschikbaar wanneer u in het onderhoud van de grootboekrekeningen , de optie 'Koppelen' heeft geactiveerd, en wanneer u op de grootboekkaart bij 'Groepeer op' de optie 'Geen' heeft geselecteerd.. Met deze knop kunt u verschillende transacties aan elkaar koppelen, aan deze transacties wordt hetzelfde 'Koppeling nr' toegekend waardoor ze met elkaar gekoppeld zijn. Met het veld 'Reconciliatienummer' in de filter kunt u zoeken op dit 'Koppeling nr'. Met de knop 'Gekoppelde boekingen' boven aan de grootboekkaart, kunt u de transacties die aan elkaar gekoppeld zijn bekijken.

De knop 'Koppelen' komt tevoorschijn indien bij het veld 'Gekoppeld/Ontkoppeld' de optie 'Ontkoppeld' of  'Alle' is geselecteerd.

Het is alleen mogelijk om transacties te koppelen wanneer het saldo nul is. Alléén voor neutrale balans rekeningen is het niet noodzakelijk dat het saldo nul is. Bij neutrale balansrekeningen heeft u de mogelijkheid om automatisch een boeking te genereren voor het verschilbedrag. Bij het koppelen verschijnt dan de melding "Het saldo van de geselecteerde transacties is ongelijk aan nul. Wilt u een boeking aanmaken voor het verschil?" In deze melding beschikt u over de knoppen Ja en Nee. 

Met de knop 'Nee' annuleert u het koppelen, met de knop 'Ja' opent u een nieuw scherm waarmee u een boeking voor het verschilbedrag kunt genereren.

Wanneer u een koppeling ongedaan wilt maken gebruikt u de knop 'Ontkoppelen'. De knop 'Ontkoppelen' komt tevoorschijn indien bij het veld 'Gekoppeld/Ontkoppeld' de optie 'Gekoppeld' of  'Alle' is geselecteerd. Als u transacties wilt ontkoppelen kunt u de regels selecteren en op deze knop klikken. Vervolgens dient u te bevestigen dat u de koppeling ongedaan wilt maken.

Wanneer u transacties ontkoppelt waarvoor u verschillenboekingen heeft gegenereerd, worden de verschillenboekingen niet automatisch verwijderd. Deze dient u zelf te verwijderen of te laten vervallen.

Wijzigen

Met deze knop kunt u de geselecteerde regel wijzigen, ook als deze al verwerkt is.

Boeking

Als u een mutatie heeft geselecteerd kunt u met de knop boeking de bijbehorende boeking openen, ook wanneer deze reeds is verwerkt. Wanneer u de boeking wijzigt dient u deze opnieuw te verwerken. Wanneer u een regel selecteert waarvan de boeking is opgeschoond wordt met deze knop de transactie getoond.

Onze ref.

Met deze knop gaat u naar de volledige transactie waarvan de geselecteerde regel een onderdeel is.

Uw ref.

Met deze knop geeft u alle transacties weer met dezelfde waarde voor 'Uw referentie' als de geselecteerde transactie.

Sluiten

Met deze knop verlaat u de grootboekkaart.