Om een IFR-verzoek (Inkomend Factuur Register) voor het goedkeuren van de inkomende factuur te genereren in Exact Synergy Enterprise dient u de Front Office instellingen te definiëren.
Opmerking:
Wanneer u gebruik maakt van de Exact Incoming Invoice register
oplossing voor Exact Lightweight Integration Server (ELIS) zijn de
volgende velden niet aanwezig:
- Verbinding
- Server
- Database
- Inlognaam
- Wachtwoord
De informatie voor deze velden wordt opgehaald uit ELIS.
Verbinding
Geef hier aan op welke manier er verbinding gemaakt dient te worden met de
Exact Synergy Enterprise database. Wanneer de database zich op een SQL Server
bevindt, selecteert u SQL Server. Wanneer de database zich op SQL Azure
bevindt, selecteert u SQL Azure.
Opmerking: De optie SQL Azure is alleen van toepassing voor gebruikers die deelnemen aan het controlled release traject voor deze oplossing.
Server
Hier dient u de MS SQL Server te selecteren waarop de betreffende Exact Synergy Enterprise database zich bevind. Dit veld is verplicht om in te vullen.
Database
Hier dient u de Exact Synergy Enterprise database te selecteren. Dit veld is verplicht om in te vullen.
Inlognaam
Geef hier de inlognaam voor uw SQL Azure database op.
Dit veld is alleen actief wanneer bij Verbinding de optie SQL Azure
is geselecteerd.
Wachtwoord
Geef hier het wachtwoord voor uw SQL Azure database op.
Dit veld is alleen actief wanneer bij Verbinding de optie SQL Azure
is geselecteerd.
Verzoektype
Selecteer hier het verzoektype dat aangemaakt dient te worden voor het genereren van IFR-verzoeken voor het goedkeuren van inkomende facturen. Dit veld is verplicht om in te vullen.
U dient er rekening mee te houden dat het geselecteerde verzoektype toegankelijk is voor de fiatteurs wanneer deze van het type ESS of Business zijn.
IFR verzoek definitie
Hier kunt u een standaard omschrijving opgeven die wordt gebruikt voor het verzoek dat wordt aangemaakt voor het goedkeuren van inkomende facturen. In combinatie met Exact Synergy Enterprise 245 en hoger is het mogelijk om de omschrijving van het IFR verzoek te configureren. Hiervoor kunt u gebruik maken van de volgende Tags:
- Our reference
- Your reference
- Payment reference
- Entry reference
Deze tags worden gebruikt om aan te geven welke informatie er moet worden doorgegeven naar Exact Synergy Enterprise via de Poll functionaliteit. In onderstaande tabel worden de verschillen tussen de tags verder uitgelegd:
| Tag |
Beschrijving |
|
Our reference
|
De tag zal worden vervangen door het Onze referentie nummer in de omschrijving van het Inkomend Factuur verzoek.
|
|
Your reference
|
De tag zal worden vervangen door de Uw referentie in de omschrijving van het Inkomend Factuur verzoek.
|
|
Payment reference
|
De tag zal worden vervangen door de Betalingsreferentie in de omschrijving van het Inkomend Factuur verzoek.
|
|
Entry reference
|
De tag zal worden vervangen door het Boekstuknummer in de omschrijving van het Inkomend Factuur verzoek.
|
Wanneer er geen waarde uit de inkomende factuur beschikbaar is dan zal de tag niet worden getoond. Om ervoor te zorgen dat de omschrijving van het IFR verzoek overeenkomt met hetgeen wat u heeft geconfigureerd in Exact Globe Next, dient u:
- De tags in te vullen op de manier zoals ze in bovenstaande tabel staan weergegeven. De tags zijn hoofdlettergevoelig.
- De tags te scheiden door ze op de volgende manier te gebruiken: 'Our reference'.
U kunt de vier tags allemaal tegelijk gebruiken. Let er wel op dat u de apostrof aan het begin en aan het einde van elke tag plaatst.
Verantwoordelijk
Selecteer de medewerker die als aanmaker wordt gebruikt voor het IFR-verzoek. U kunt alleen medewerkers selecteren waaraan de IIRRESP rol is gekoppeld. Dit veld is verplicht om in te vullen. De IIRRESP rol is standaard niet aanwezig, u dient deze zelf aan te maken. Het is niet noodzakelijk om menu- of functierechten te koppelen aan deze rol.
De aanmaker van het IFR-verzoek is gebaseerd op de volgende
volgorde:
- De medewerker die via de knop Inkomend factuurregister is
gekoppeld aan de medewerker die de synchronisatie uitvoert
- De medewerker die in de front office instellingen is gekoppeld
- De medewerker waaronder de synchronisatie wordt uitgevoerd
Directory: Logbestand
Hier dient u een directory te selecteren waar het resultaat van de Poll synchronization en errors worden opgeslagen. Dit veld is verplicht om in te vullen.
Opmerking: Dit veld is alleen aanwezig wanneer uw licentie SE5311- Inkomend factuurregister
en SE5482 -
Inkomend Factuurregister voor Synergy Enterprise bevat, en de
ELIS oplossing Exact Incoming Invoice register voor de betreffende
administratie niet is geïnstalleerd.
Inkomende factuur documenten verplicht
Vink deze optie aan wanneer u wilt dat het verplicht is om het factuurdocument aan het verzoek te koppelen dat wordt gegenereerd door de Poll functie. Het factuurdocument dat wordt aangemaakt is van het type 'Purchase invoice'. Standaard is deze optie uitgevinkt.
Wanneer deze optie is aangevinkt en er is geen factuur gekoppeld aan het IFR-verzoek, dan wordt het verzoek niet aangemaakt in Exact Synergy Enterprise en wordt de error opgeslagen in het logbestand. (In het algemeen zijn de gecreëerde factuurdocumenten niet te bekijken door ESS gebruikers.)
Exact Synergy Enterprise Web-adres
Hier dient u het web-adres van de Exact Synergy Enterprise website op te geven. Dit veld is verplicht om in te vullen.
Opmerking: Dit veld is alleen aanwezig wanneer uw licentie SE5311- Inkomend factuurregister
en SE5482 -
Inkomend Factuurregister voor Synergy Enterprise bevat, en de
ELIS oplossing Exact Incoming Invoice register voor de betreffende
administratie niet is geïnstalleerd.
Synchroniseer naar Exact Synergy
Dit veld is alleen actief wanneer de optie Inkomende factuur
documenten verplicht is aangevinkt. Dit veld is alleen van toepassing op
boekingen die worden aangemaakt via software van derde partijen en heeft
geen invloed op de boekingen die in Exact Globe Next worden aangemaakt. Met
deze instelling kunt u aangeven of de synchronisatie tussen Exact Globe Next
en Exact Synergy Enterprise plaats dient te vinden op basis van de standaard
instellingen of bij het koppelen van een document.
Bij dit veld zijn de volgende opties beschikbaar:
- Standaard - Selecteer deze optie om de standaard instellingen te
gebruiken voor de synchronisatie. Dit betreft de standaard Exact Globe Next
inkomend factuurregisterfunctionaliteit zonder koppeling met oplossingen
van derden zoals ScanSys, Elvy, etc.
- Bij het koppelen van een document - Selecteer deze optie om de
synchronisatie uit te voeren na het koppelen van de documenten aan de
inkomend factuurregisterboekingen.
Opmerking: Dit veld is alleen aanwezig wanneer uw licentie
SE5311- Inkomend factuurregister en SE5482 - Inkomend Factuurregister
voor Synergy Enterprise bevat, en de ELIS oplossing Exact
Incoming Invoice register voor de betreffende administratie is
geïnstalleerd.
Voor meer informatie over de synchronisatie
tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise op basis van de
instelling Synchroniseer naar Exact Synergy kunt u de scenario's via onderstaande link bekijken.
Scenario's
Documenten koppelen vóór het koppelen van de registercodes of fiatteurs
Dit is van toepassing voor de standaard Exact Globe Next inkomend factuurregisterfunctionaliteit zonder koppeling met oplossingen van derden zoals ScanSys, Elvy, etc.
In dit scenario is de synchronisatie alléén succesvol wanneer de optie
Standaard is geselecteerd. Wanneer u Bij het koppelen van een document
selecteert, en het document koppelt vóór dat u de registercodes of fiatteurs
koppelt, worden de Inkomend factuurregister verzoeken en documenten niet aangemaakt in Exact Synergy Enterprise.
Wanneer Standaard is geselecteerd kunt u de instelling Inkomende
factuur documenten verplicht aan- of uitvinken omdat dit geen invloed heeft
op het synchronisatieproces.
Documenten koppelen na het koppelen van de registercodes of fiatteurs
Dit is van toepassing wanneer u Exact Globe Next gebruikt in combinatie met oplossingen van derden zoals ScanSys, Elvy, etc.
In dit scenario is de synchronisatie alléén succesvol wanneer de optie Bij
het koppelen van een document is geselecteerd. Wanneer u Standaard
selecteert, worden de
Inkomend factuurregister verzoeken aangemaakt, maar niet de documenten. Als de
documenten later worden gekoppeld, wordt de melding "Some IIR requests are not
generated because the related mandatory incoming invoice document is not
available" getoond en wordt een controle uitgevoerd indien de optie Inkomende
factuur documenten verplicht is aangevinkt.
In onderstaande tabel ziet de verschillende mogelijkheden op basis van de
opgegeven instellingen:
|
Scenario
|
Instelling Inkomende factuur documenten verplicht
|
Instelling Synchroniseer naar Exact Synergy
|
Document is gekoppeld
|
Verzoeken worden aangemaakt in ESE
|
Documenten worden aangemaakt in ESE
|
|
Documenten zijn gekoppeld, vóór het koppelen van de registercodes of
fiatteurs
|
|
Standaard
|
|
|
|
|
|
Standaard
|
|
|
nvt
|
|
|
Standaard
|
|
|
|
|
|
Standaard
|
|
|
nvt
|
|
|
Bij het koppelen van een document
|
|
*
|
*
|
|
|
Bij het koppelen van een document
|
|
|
nvt
|
|
Registercodes of fiatteurs zijn gekoppeld vóór het koppelen van de
documenten
|
|
Standaard
|
|
|
*
|
|
|
Standaard
|
|
|
nvt
|
|
|
Standaard
|
|
|
*
|
|
|
Standaard
|
|
|
nvt
|
|
|
Bij het koppelen van een document
|
|
|
|
|
|
Bij het koppelen van een document
|
|
|
nvt
|
* omdat de software van derde partijen en ELIS gelijktijdig wordt
uitgevoerd bestaat een mogelijkheid dat de verzoeken of documenten nog steeds
worden aangemaakt in Exact Synergy Enterprise, ook al is dit niet de verwachte uitkomst.