Exact AEC Modular

Exact AEC - Projecten - Status wijzigen

Deze menuoptie Status Wijzigen is via het rechtermuisknopmenu zichtbaar, behalve indien men Wacht Pro gebruikt en de gebruiker niet geautoriseerd is tot het wijzigen van projectstatussen. Ook als er geen actief filter of rijen geselecteerd zijn, zal de optie niet selecteerbaar zijn.

Na selectie van 'Status wijzigen' zal het volgend dialoogvenster getoond worden:

Met de functionaliteit 'Status wijzigen' kunnen één of meerdere projecten in 1 keer een andere status worden toegekend. Bijvoorbeeld de status kan op 'Gereed' gezet worden en dan kan hierbij een einddatum worden ingevoerd. Ook kunnen meerdere projecten de status Financieel afgesloten toegekend worden en een afsluitboekjaar en -periode worden ingevuld.

Als op een project nog niet gefactureerde boekingen voorkomen dan zal een melding verschijnen met de vraag of deze boekingen op niet-factureerbaar gezet moeten worden. Deze melding kan voorkomen worden door de radiobutton 'Nog niet gefactureerde boekingen op niet-factureerbaar zetten' al vooraf in te stellen. Deze radiobutton wordt actief zodra de status wordt gewijzigd naar Financieel afgesloten (of hoger).

Kenmerken
Het is mogelijk om de geselecteerde projecten waarvan men de status wijzigt een bepaald kenmerk mee te geven. Selecteer hiervoor op het tabblad Kenmerken één of meer kenmerken en vul hierbij de gewenste waardes in. Kenmerken worden aangemaakt en onderhouden via [Systeembeheer, Stamgegevens, Projecten, kenmerken].

Met de + button roept men een selectievenster van kenmerken op. Selecteer hier één of meerdere kenmerken en klik vervolgens op 'Ok'. Het selectievenster toont alleen die kenmerken die nog niet overgenomen zijn.

De kolommen in het lijstscherm zijn niet wijzigbaar, behalve de kolom Kenmerkwaarde. Hierin kan de gewenste waarde voor het kenmerk invoeren. Het invoerveld houdt rekening met de mogelijke waarde typen.

Controle en verwerking
Als op OK wordt geklikt dan worden alle in het lijstscherm geselecteerde projecten voorzien van de nieuwe waarden. Als de optie 'Inclusief deelprojecten' is aangevinkt, dan worden de wijzigingen ook doorgevoerd de deelprojecten van de geselecteerde hoofdprojecten.

Als aan het project een projectgroep met kostendragerdefinitie 002 'Per project' is gekoppeld en men wijzigt de projectstatus naar een status die tussen de instelling [AEC, Systeem, Algemeen, Projectboekingen] 'vanaf status' en 't/m status' ligt of men wijzigt de Boekingstatus in Boeken toegestaan, dan wordt gecontroleerd of aan het project al een kostendrager gekoppeld is.

Indien dit niet het geval is wordt van het project de status en/of Boekingstatus niet aangepast en wordt er de foutmelding “Aan project: 'projectcode' moet eerst een kostendrager gekoppeld worden, de status van het project of de Boekingstatus kan niet worden gewijzigd” gegeven.

Controle op openstaande verbruiksregels
Als de projectstatus valt buiten de 'vanaf status' en 't/m status' dan wordt een controle uitgevoerd op de openstaande verbruiksregels. Verbruiksregels worden als openstaand beschouwd als er nog geen boekingen aan gekoppeld zijn en zorgen er voor dat de status van het betreffende project niet van status wordt gewijzigd. Dit wordt gemeld door de mededeling “Bij project 'projectcode' zijn nog werkbonnen aanwezig met openstaand verbruik, de status van het project kan niet worden gewijzigd”.

Deze controle op openstaande verbruiksregels wordt ook toegepast indien de Boekingstatus op 'Boeken niet toegestaan' gezet wordt.

In versie 1.47 is bij het financieel afsluiten van projecten is de controle op openstaande verbruiksregels met werkbonstatussen "Financieel afgesloten", "Geannuleerd" en "Verwijderd" versoepeld als volgt. 

• Niet langer controleren op niet geboekte verbruiksregels zonder kostentotaal en die bovendien niet gefactureerd hoeven te worden.
• Niet langer controleren op verbruiksregels van werkbonnen met status Financieel afgesloten, geannuleerd of verwijderd.
  

Controle op baliefactuurproject
Als de projectcode gelijk is aan de balieprojectcode dan mag de Boekingstatus niet op 'Boeken niet toegestaan' gezet worden. De melding “Dit project wordt gebruikt voor baliefacturen, hier moet altijd op geboekt kunnen worden.”  zal worden weergegeven. Projectcode baliefacturen worden toegekend via menu [Bestand, Administratiebeheer, Bedrijf, Facturen].

Controle bij status 'Financieel afgesloten'
Als de status van een project wordt gewijzigd in 'Financieel afgesloten' (of hoger) dan worden een aantal controles uitgevoerd of dat deze statuswijziging is toegestaan. Deze controles zijn dezelfde controles die gedaan worden als de status op de projectkaart zelf wordt veranderd. Het gaat om de volgende controles:

• Alle conceptfacturen dienen definitief te zijn gefactureerd.
• Alle termijnen dienen definitief te zijn gefactureerd (projecttype Regie en Aangenomen).
• Alle voorschotboekingen dienen definitief te zijn gefactureerd (projecttype Regie).
• Controle of alle kosten en opbrengsten als OHW overgeboekt zijn. (ingesteld op projectgroep van het project).
• In Boekingen Financieel wordt gechecked of het JournaalpostID leeg is en het geen correctie is
  EN betreft het AK en is de modulecode FIN10
  OF betreft het OHW en is de modulecode FIN10
  OF de hoofdgroep is niet leeg en de modulecode is BOE10, BOE11 of MAT10.

In deze situaties kan het project ook niet worden afgesloten.

Gerelateerde onderwerpen

• Informatie over de module
• Projecten toevoegen of wijzigen
• Startpagina Exact AEC