Het gebruik van Externe nummering
Exact Globe Next maakt, naast een boekstuknummer, gebruik van referenties. Met behulp van deze referenties kunnen verschillende boekingen samengebracht worden in één transactie of kan één boeking worden uitgesplitst in meerdere transacties. Dit maakt de administratie inzichtelijk en hierdoor worden transacties traceerbaar. De referenties die gebruikt worden zijn de Onze referentie en de Uw referentie.
In bepaalde situaties kunnen de beschikbare nummeringen niet voldoende zijn voor uw bedrijfsvoering. Zo kunnen er bijvoorbeeld 'gaten' ontstaan in de nummering wanneer bepaalde boekingen worden verwijderd. Verder is het bijvoorbeeld niet mogelijk om alfanumerieke tekens te gebruiken in deze nummerreeksen.
Met externe nummering heeft u de mogelijkheid om zelf nummerreeksen te genereren gebaseerd op bepaalde transactiesoorten of zelfs op groepen transactiesoorten. Hiervoor dient u in de nummerinstellingen de optie 'Gebruik externe nummering' aan te vinken.
Met externe nummering heeft u de mogelijkheid om nummers aan te maken met de volgende eigenschappen:
- nummers met maskers aanmaken
- een geldigheidsduur opgeven voor nummerreeksen
- dagboek onafhankelijke nummers
- nummers die u voor meerdere transactiesoorten kunt gebruiken
- condities meegeven aan de nummers
- geen 'gaten' in de nummering
Het externe nummer wordt toegekend wanneer de transacties voldoen aan de criteria van de nummeringsregel en nummerreeks. Voldoet deze hier niet aan dan wordt er geen extern nummer toegekend. Het externe nummer wordt afgedrukt op de definitief geprinte documenten mits u het veld op de lay-out heeft toegevoegd.
Wanneer de transactie voldoet aan de nummeringsregel en nummerreeks dan wordt er tevens een bijlage met een extern nummer aangemaakt. Hierbij is het niet van belang of een afdruk vereist is of niet. Echter als een transactie niet voldoet aan de nummeringsregel en nummerreeks dan is het genereren van een bijlage afhankelijk van het afdrukken. Wordt er iets afgedrukt dan wordt de bijlage aangemaakt zonder extern nummer, wordt er niets afgedrukt dan wordt er ook geen bijlage gegenereerd.
De externe nummers worden alleen toegekend bij het definitief afdrukken, niet bij een proefafdruk of bij de invoer. De externe nummers worden automatisch toegekend. U kunt deze niet handmatig vullen of aanpassen. Bij het afdrukken van meerdere zaken tegelijk, worden de externe nummers één voor één toegekend om gaten te voorkomen. Wanneer bijvoorbeeld twee documenten worden afgedrukt dan zijn er twee externe nummers noodzakelijk, één extern nummer voor één transactie. Wanneer een transactie wordt afgedrukt met een verzamellay-out dan wordt één extern nummer toegekend.
Wanneer u een nummeringsregel heeft aangemaakt voor een transactiesoort, maar er is géén nummerreeks gedefinieerd, dan verschijnt een melding.
Bij het definitief afdrukken van een factuur verschijnt de volgende melding:
Aan het eind van de melding wordt de betreffende nummeringsregel getoond. In het geval van bovenstaand voorbeeld is dit de nummeringsregel 'VERKOOP'. U kunt vervolgens voor deze nummeringsregel een nummerreeks genereren zodat bij het afdrukken van de factuur een extern nummer wordt toegekend.
Bij het verwerken van tellingen verschijnt de volgende melding:
Ook hier wordt de naam van de betreffende nummerreeks aangegeven. In het geval van dit voorbeeld 'TELLINGEN'. Wanneer u bij deze melding 'Ja' aangeeft, wordt de telling verwerkt, maar wordt er géén extern nummer toegekend. Met de optie 'Nee' annuleert u het verwerken van de telling en kunt u eerst bij de nummeringsregel een nummerreeks genereren en vervolgens de telling opnieuw verwerken.
Met de optie 'Niet meer vragen' kunt u aangeven dat u deze melding de volgende keer niet meer wilt zien. De optie ('Ja' of 'Nee') die u het laatst heeft gekozen wordt dan onthouden en toegepast. Wanneer u heeft aangegeven de melding niet meer te willen tonen, en u wilt dit ongedaan maken, dan kunt u via de gebruikersinstellingen op het tabblad' Algemeen' in de sectie 'Bevestigingen' met de knop 'Herstellen' aangeven dat de meldingen weer getoond worden. Met die knop herstelt u alle meldingen waarbij u ooit heeft aangegeven deze niet meer te willen zien.
Wanneer er een nummeringsregel is aangemaakt voor een soort transactie en er is wel een nummerreeks aanwezig, maar er zijn geen vrije nummers meer beschikbaar. Dan verschijnt een melding.
Bij het verwerken van tellingen verschijnt de volgende melding:
Ook hier geldt dat u met 'Ja' aangeeft dat de telling wordt verwerkt, maar er géén extern nummer wordt toegekend. Met de optie 'Nee' annuleert u het verwerken van de telling en kunt u eerst bij de nummeringsregel een nieuwe nummerreeks genereren, en vervolgens de telling opnieuw verwerken.
Tevens kunt u hier aangeven dat u de melding niet meer wilt tonen.
Om gebruik te maken van externe nummering dient u in de nummerinstellingen de optie 'Gebruik externe nummering' aan te vinken.
Vervolgens beschikt u over een aantal extra menupaden waar u de nummeringsregels en nummerreeksen kunt aanmaken, en waar u een overzicht kunt opvragen.
- [Systeem, Logistiek, Externe nummering, Nummeringsregels]
- [Systeem, Logistiek, Externe nummering, Externe nummers]
Naast deze menupaden beschikt u tevens in een groot aantal schermen over de mogelijkheid om een selectie te maken op het externe nummer of is de kolom 'Extern nummer' beschikbaar. Zoals bijvoorbeeld in de factuurhistorie.
Daarnaast wordt het extern nummer getoond op een aantal standaard lay-outs zoals bijvoorbeeld het overzicht van het verwerken van een telling.
Tevens kunt u het veld 'Extern nummer' toevoegen in het kopregelblok van de volgende lay-outs:
- Pakbon
- Retouren: Debiteur
- Ontvangst
- Retouren: Crediteur
- Retouren: Werknemer
- Interfiliale overslag pakbon
- Leveringen
Omdat de lay-outs van de orderbevestiging, de offerte, en de servicebonnen, van dezelfde soort lay-out gebruik maken als de pakbon, is het veld op deze lay-outs toe te voegen. Bij het afdrukken van deze gegevens wordt er echter geen extern nummer afgedrukt omdat dat op dat moment nog niet is toegekend.
Nadat u heeft aangegeven dat u gebruik wilt maken van externe nummering dient u de nummeringsregels en nummerreeksen aan te maken.
Eerst dient u nummeringsregels aan te maken waarbij u een aantal zaken definieert. U geeft bij de nummeringsregel aan voor welke transactiesoort(en) deze van toepassing is. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u voor een levering van een interfiliale overboeking en de levering van een interne order dezelfde nummerreeks wilt gebruiken, Maar u kunt ook aangeven dat u voor beide transactiesoorten aparte nummerreeksen wilt gebruiken. Naast de transactiesoort geeft u in de nummeringsregels tevens aan of u met optionele condities wilt werken en welke dit zijn. Op deze manier kunt u bepalen op welke criteria moet worden gelet bij het toekennen van een nummer. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat wanneer kostenplaats X wordt gebruikt in de transactie, er een andere nummer moet worden toegekend dan wanneer kostenplaats Y wordt gebruikt. In de nummeringsregel kunt u aangeven welke optionele condities (Kostenplaats, Magazijn en/of medewerker) u wilt gebruiken. In de nummerreeks kunt u deze optionele condities vervolgens verder specificeren.
Nadat u de nummeringsregel heeft aangemaakt kunt u een of meerdere nummerreeksen voor die nummeringsregel aanmaken. Een nummerreeks is een reeks nummers die gebruikt kunnen worden om aan een transactie toe te kennen. Bij het aanmaken van een nummerreeks dient u een aantal zaken te definiëren zoals een masker. Met het masker kunt u de structuur van de nummerreeks aangeven. Wanneer u bijvoorbeeld een nummerreeks voor incasso's wilt gebruiken die met de lettercombinatie 'IC' beginnen, kunt u dit in het masker aangeven. Verder kunt u hier aangeven hoe groot de nummerreeks moet zijn, dus hoeveel nummers er in die reeks beschikbaar zijn. En u kunt aangeven voor welke tijdsduur de nummerreeks geldig is. De optionele condities die u in de nummeringsregel heeft opgegeven kunt u hier verder specificeren. Wanneer u bij de nummeringsregel bijvoorbeeld heeft aangegeven dat u de optionele conditie 'Kostenplaats' wilt gebruiken, kunt u hier aangeven welke kostenplaatsen dit betreft.
Op deze manier heeft u veel mogelijkheden voor het toekennen van externe nummers aan transacties. Bij het gebruik van optionele condities is het daarom van belang dat u de nummeringsregels en nummerreeksen goed inricht zodat (indien gewenst) in alle gevallen een extern nummer wordt toegekend aan de transactie.
Bij het inrichten van de nummeringsregels kunt u aangeven voor welke transactiesoort of voor welke groep van transactiesoorten de nummeringsregel geldig is. Afhankelijk van voor welke transactiesoorten u nummeringsregels en nummerreeksen heeft aangemaakt wordt een extern nummer aan die transactie toegekend.
U kunt een nummeringsregels aanmaken voor de volgende soorten transacties:
- Betaling
- Creditfactuur verkoop
- Directe creditnota
- Directe factuur
- Incasso
- Interfiliale overslag ontvangst (Alleen beschikbaar wanneer u bij de voorraadinstellingen in de sectie 'Interfiliaal overboeken' de optie 'Gebruik tussenmagazijn' heeft geselecteerd)
- Kredietbrief
- Levering interfiliale overboeking
- Levering interne order
- Levering productie
- Levering productie (demonteren)
- Levering verkoop
- Ontvangst
|
- Ontvangst bestelling (Alleen beschikbaar wanneer u bij de inkoopinstellingen in de sectie 'Ontvangst' de optie 'Ontvangstbonnen' heeft geselecteerd)
- Ontvangst productie
- Ontvangst productie (demonteren)
- Ontvangst RMA
- Provisiefactuur
- Retour bestelling
- Retour interne order
- Retour RTV
- Retour verkoop
- Verkoopfactuur
- Voorraadtelling
|
Dit betekent dat bij het uitvoeren van acties waarbij een dergelijke transactie wordt aangemaakt een extern nummer KAN worden toegekend. In onderstaande beschrijvingen worden de bijzonderheden voor de logistieke transacties aangegeven.
Verkoop orders leveren
Bijvoorbeeld de transactiesoort 'Levering verkoop'. Bij het leveren van een verkooporder wordt een transactie van het soort 'Levering verkoop' aangemaakt. Om er voor te zorgen dat bij die transactie een extern nummer gevuld wordt dient er voor gezorgd te worden dat:
- er een nummeringsregel aanwezig is voor de transactiesoort 'Levering verkoop'
- er bij die nummeringregel een nummerreeks aanwezig
- de nummerreeks actief is
- de levering binnen de geldigheidsduur van de nummerreeks valt
- de levering aan de eventuele optionele condities van de nummerreeks voldoet.
Wanneer u een order levert waarin in zowel regels met positieve als negatieve aantallen zijn opgenomen dan worden de positieve regels behandeld als 'Levering verkoop' en de pakbon krijgt indien aanwezig een extern nummer toegewezen dat is gedefinieerd voor 'Levering verkoop'. De negatieve regels uit de order worden als een retour gezien en de retour krijgt indien aanwezig een extern nummer toegewezen dat is gedefinieerd voor 'Retour verkoop'.
De twee externe nummers die worden toegekend kunnen twee dezelfde nummers zijn, twee totaal verschillende nummers, maar het kunnen ook twee opeenvolgende nummers zijn. Dit is helemaal afhankelijk van hoe u de nummeringsregels en nummerreeksen heeft ingericht.
Heeft u bijvoorbeeld twee aparte nummeringsregels aangemaakt voor 'Levering verkoop' en 'Retour verkoop' maar wel een identieke nummerreeks gebruikt, dan kunnen beide transactie hetzelfde nummer hebben. Heeft u bijvoorbeeld twee aparte nummeringsregels aangemaakt voor 'Levering verkoop' en 'Retour verkoop', maar compleet verschillende nummerreeksen aangemaakt, dan verschillen de gebruikte nummers totaal van elkaar. Maar als u één nummeringsregel heeft aangemaakt voor de transactiesoorten 'Levering verkoop' en 'Retour verkoop', dan kunnen de nummers opvolgend zijn. Naast deze verschillende situaties kan het nog uitgebreider worden gemaakt door het gebruik van optionele condities.
Bij het verwerken van meerdere orders in één keer worden alleen externe nummers toegekend aan die orders die aan de condities voldoen. De overige orders worden wel verwerkt, maar krijgen geen extern nummer toegekend.
Dit geldt voor de menupaden:
- [Order, Invoer, Leveringen]
- [Order, Invoer, Verkooporders] via het proces-icoon 'Leveren' in een verkooporder
Dit geldt niet voor het menupad:
- [Order, Invoer, Afdrukken/Verwerken] omdat bij het genereren van de factuur geen levering plaatsvindt.
Retouren van verkooporders
Bij het leveren van een retour wordt geen onderscheid gemaakt tussen een geplande retour en een niet geplande retour. Beide retouren vallen onder de transactiesoort 'Retour verkoop'.
Bij het leveren van meerdere retouren in één keer worden er geen retourbonnen afgedrukt. Voor een optimaal gebruik van externe nummering is het daarom aan te raden om de retouren één voor één te leveren in plaats van meerdere in één keer.
Dit geldt voor de menupaden:
- [Order, Invoer, Leveringen] de knop 'Nieuwe retouren'
- [Order, Invoer, Verkooporders] via het proces-icoon 'Leveren' in een verkooporder
RMA Ontvangsten
Het verwerken van een RMA order valt onder de transactiesoort 'Ontvangst RMA'. Het toekennen van een extern nummer is alleen van toepassing wanneer u bij het invoeren van de RMA order in de regels de optie 'Te ontvangen' heeft aangevinkt. Daarnaast dient de RMA order uiteraard te voldoen aan de criteria van de nummeringsregel en nummerreeks.
Dit geldt voor de menupaden:
- [Inkoop, Invoer, Ontvangsten] 'RMA order'
- [Order, Invoer, RMA orders] via het proces-icoon 'Retour' in een RMA order
Bestellingen ontvangen
Een ontvangst op basis van een bestelling en een ontvangst zonder bestelling vallen beide onder de transactiesoort 'Ontvangst bestelling'. De transactiesoort 'Ontvangst bestelling' is alleen beschikbaar wanneer u bij de inkoopinstellingen in de sectie 'Ontvangst' de optie 'Ontvangstbonnen' heeft geselecteerd.
Dit geldt voor de menupaden:
- [Inkoop, Invoer, Ontvangsten]
- [Inkoop, Invoer, Bestellingen] via het proces-icoon 'Ontvangen' in een bestelling
Retouren van bestellingen
Zowel onaangekondigde ontvangsten en goederen die na overleg met de leverancier worden teruggestuurd, worden gezien als een retour. Deze vallen beide onder de transactiesoort 'Retour bestelling'.
Dit geldt voor het menupad:
- [Inkoop, Invoer, Retouren]
Retour RTV
Een transactie van een levering van een RTV order valt onder de transactiesoort 'RTV retour'. Als u gebruik maakt van externe nummers en er wordt aan alle condities voldaan dan wordt een extern nummer toegekend aan het document van de retour.
Dit geldt voor de menupaden:
- [Order, Invoer, Leveringen] 'RTV order'
- [Inkoop, Invoer, RTV orders] via het proces-icoon 'Teruggegeven' in een RTV order
Interfiliale overboeking
Dit is afhankelijk van de instelling 'Gebruik tussenmagazijn' in de sectie 'Interfiliaal overboeken' in de voorraadinstellingen.
Wanneer u gebruik maakt van externe nummers en de interfiliale overboeking voldoet aan de condities van een nummeringsregel en nummerreeks, dan wordt een extern nummer toegekend aan het document (Interfiliale overslag pakbon/Ontvangstbon). Een bijlage met het externe nummer wordt altijd genegeerd ongeacht of een afdruk noodzakelijk is of niet. Als de transactie echter niet aan de condities voldoet, is het genereren van een bijlage afhankelijk van de print optie. Wanneer een afdruk noodzakelijk is wordt er een bijlage aangemaakt zonder extern nummer. Wanneer er geen afdruk noodzakelijk is wordt er ook geen bijlage aangemaakt.
Wanneer de interfiliale overboeking een aantal van 0 betreft wordt er geen extern nummer toegekend.
Voor deze werkwijze zijn twee documenttypes standaard beschikbaar. Dit betreft de documenttypes 'IBT issuing slip' en 'IBT receiving slip'. Onder welk documenttype de documenten worden opgeslagen is afhankelijk van de instelling 'Gebruik tussenmagazijn' in de sectie 'Interfiliaal overboeken' in de voorraadinstellingen. Wanneer deze optie is uitgevinkt worden de documenten opgeslagen onder het type 'IBT issuing slip'. Wanneer deze optie is aangevinkt wordt het document dat wordt aangemaakt bij het leveren, opgeslagen onder het type 'IBT issuing slip' en het document dat wordt aangemaakt bij het ontvangen van de interfiliale overboeking wordt dan aangemaakt bij het type 'IBT receiving slip'
Voorraadtelling
Een voorraadtelling valt onder de transactiesoort 'Voorraadtelling'. Er wordt alleen een extern nummer toegekend wanneer de telling een aantal van <> 0 betreft. Bij een telling met een aantal van 0 wordt er géén extern nummer toegekend ook al voldoet de transactie aan de condities zoals deze in de nummeringsregel en nummerreeks zijn gedefinieerd.
Wanneer er bij het verwerken van een telling iets misgaat bij het opslaan van het telingen verslag, dan volgt er geen roll-back. De transactie wordt geregistreerd met een extern nummer, maar zonder bijlage eraan gekoppeld. Het externe nummer heeft dan de status 'Vervallen'.
Levering interne order/Retour interne order
Het leveren van een interne order valt onder de transactiesoort 'Levering interne order' en een retour valt onder de transactiesoort 'Retour interne order'.
Hiervoor is een documenttype standaard beschikbaar. Dit betreft het documenttype 'Internal Use'. Zowel het document dat wordt afgedrukt bij een levering als bij een retour worden opgeslagen onder dit documenttype.
Het selecteren van meerdere interne order in één keer is niet meer mogelijk wanneer u gebruik maakt van externe nummer en er een nummeringsregels is aangemaakt voor de transactie soort 'Levering interne order' of 'Retour interne order'. De reden hiervoor is dat er op deze manier voor iedere interne order aparte documenten worden afgedrukt wat weer van belang is voor een correct gebruik van externe nummers. Ieder document krijgt een eigen extern nummer.
Wanneer er sprake is van een non-fysieke artikelen in combinatie met orderinkoop en de levering wordt uitgevoerd via de Intern Verbruik module dan wordt het document van de levering afgedrukt en opgeslagen terwijl er geen document voor de ontvangst wordt aangemaakt. Wordt de levering via de inkoopmodule uitgevoerd dan wordt het document van de ontvangst afgedrukt en opgeslagen terwijl er geen document van de levering wordt afgedrukt.
Dit geldt voor de menupaden:
- [Voorraad, Invoer, Interne orders]
- [Voorraad, Invoer, Leveringen] 'Interne orders'
Productieorders
Voor normale productieorders zijn de transactiesoorten 'Levering productie' en 'Ontvangst productie' van toepassing voor het leveren en ontvangen. Voor demontage productieorders zijn dit de transactiesoorten 'Levering productie (demonteren)' en 'ontvangst productie (demonteren)'.
Wanneer er meerdere ontvangsten of leveringen van maak/materiaal artikelen zijn voor een productieorder, kan het voorkomen dat iedere productieregel een andere kostenplaats of magazijn betreft. In dat geval wordt de volgende logica toegepast.
- Als aan alle condities van de nummeringsregel en nummerreeks wordt voldaan wordt er een extern nummer toegekend.
- Wanneer er meerdere verschillende waarden aanwezig zijn, wordt het gezien als een lege waarde en wordt er geen extern nummer toegekend.
- Wanneer er een lege waarde aanwezig is wordt dit ook als een lege waarde gezien.
Dit geldt voor de menupaden:
- [Productie, Invoer, Productieorders]
- [Productie, Invoer, Uitgifte]
- [Productie, Invoer, Uitgifte] de knop 'Nieuw'
- [Productie, Invoer, Ontvangsten productie]
- [Productie, Invoer, Ontvangsten productie] de knop 'Nieuw'
- [Productie, Invoer, Ontvangsten productie] de knop 'Nieuwe retouren'
Belangrijk
- Wijzigingen die naderhand worden aangebracht in de transactieregels via bijvoorbeeld analytisch boekhouden vallen onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker.
- Het laten vervallen of verwijderen van een transactie heeft geen invloed op het externe nummer slechts op de transactie zelf.
- Deze functionaliteit heeft geen betrekking op XML, Bouwstenen, Pick-It/WMS, Verkoopfacturen (Advanced Invoicing), Project, Service management, Activa, HR, Salaris, CRM, Excel Add-in, Offerte, Financieel (Begin balans, bankboek, dagboek, kasboek, memoriaal) en logistiek (Locatie overslag, Productie afhandelen, voorraad (her)waardering, voorraad toewijzen, Ontvangsten correcties)
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
15.793.346 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |